Lokallagsguiden

Dette er en guide for deg som er engasjert i et lokallag eller ønsker å bli det.

Hensikten med lokallagsguiden er å:
– gi lokallaget en oversikt over hva som forventes av dem
– gi lokallaget hjelp og støtte til å drive lokal aktivitet

Lurer du på noe er det bare å ta kontakt med oss

  1. Innledning
  2. Starte lokallag
    1. Hvordan starte lokallag
      1. Registrere lokallag i Brønnøysund
  3. Gyldig lokallag
    1. Kriterier for gyldig lokallag
    2. Styre
    3. Medlemsmøte
      1. Valg av styre
      2. Forslag til innkalling
  4. Bankkonto
    1. Bankkonto i Sparebanken Sør
      1. Opprette konto i Sør
      2. Få tilgang til konto i Sør
      3. Hvordan bli kunde i Sør
      4. Bruke konto i Sør
    2. Opprette konto i annen bank
    3. Endre eller legge til disponent
    4. Bytte bank
  5. Søke støtte
    1. Søke støtte fra Sg LIVE Frifond
      1. Retningslinjer for Sg LIVE Frifond
    2. Søke støtte fra andre
  6. Verve medlemmer
    1. Hvorfor verve medlemmer
    2. Krav til innmelding av medlemmer
    3. Personvern ved medlemsverving
    4. Andre betingelser for medlemskap
    5. Instruks til lokallag: Hvordan verve medlemmer til Sg LIVE
      1. Medlemsinnmelding på konsert/arrangement
      2. Medlemsinnmelding hos lokallag
      3. Medlemsinnmelding på nett
      4. Medlemsinnmelding ved utsendt giro
        1. Forslag til infobrev om medlemskap
    6. Mal innmeldingslister
  7. Arrangementer
    1. Kontrakt med artist
    2. Rapportering til TONO
  8. Profilering og promotering
  9. Regnskap
    1. Forslag til regnskapsoppsett Sg LIVE lokallag
    2. Utgiftsbilag mal Sg LIVE lokallag
    3. Honorarskjema mal Sg LIVE lokallag
    4. Faktura mal Sg LIVE lokallag
    5. Forsikring
  10. Hypersys - medlems- og lokallagssystem
    1. For medlemmer
    2. For lokallagsledere
  11. Årsrapport
  12. Medarbeidere
    1. Om teologi og medarbeiderskap
  13. Personvern
    1. Rutiner for personvern i lokallag
      1. Personvern og medlemmer
      2. Utsending av informasjon
      3. Deltakere på festival/arrangement
      4. Sikkerhet
      5. Bilder og film
      6. Avvik
      7. Opplæring i og gjennomgang av rutiner
    2. Personvernerklæring
  14. Interne rutiner
    1. Rutiner for varsling
  15. Internasjonal aktivitet
  16. Presentasjon av Skjærgårds LIVE
    1. Om Skjærgårds LIVE
    2. Kort om Skjærgårds LIVE
    3. Kort om lokallag
    4. Vedtekter for Skjærgårds LIVE
    5. Skjærgårds LIVE´s visjonsdokument
  17. Nedlastninger

1.Innledning #

Skjærgårds LIVE ønsker å gi deg hjelp og støtte til å arrangere det du ønsker av konserter, happeninger og eventer, for barn- og unge, på ditt hjemsted. Vi gi denne hjelpen gjennom nasjonale prosjekter, direkte til medlemmer, og ikke minst gjennom våre lokallag. Er du ikke engasjert i et lokallag allerede, er det alltid mulig å bli med i ett eksisterende lokallag eller starte et nytt!

Dette er en guide for deg som er engasjert i et lokallag eller ønsker å bli det.

Lurer du på noe er det bare å ta kontakt med oss

2.Starte lokallag #

Skjærgårds LIVE består av både medlemmer og lokallag. Lokallagene er lokale selvstendige organisasjonsledd, ofte tilknyttet en menighet, skole eller ungdomsmiljø. Skjærgårds LIVE’s lokallag arrangerer lokale konserter og kulturelle arrangementer av variert størrelse i sitt nærmiljø. Skjærgårds LIVE har lokallag over hele Norge, og hvis du vil være med å drive et lokallag kan du engasjere deg i et eksisterende lag eller starte ett nytt!

Det er mange gode grunner til å starte lokallag. Først og fremst at dere da får hjelp til å arrangere de musikk- og kulturarrangementene dere ønsker.

Hvis du er interessert i å starte lokallag: Kontakt Skjærgårds LIVE for å få hjelp til å komme i gang!

2.1.Hvordan starte lokallag - en enkel veiledning #

Et lokallag startes på et stiftelsesmøte.

Last ned mal for stiftelsespapirer til utfylling som dere leser igjennom og fyller ut på stiftelsesmøtet. Når stiftelsespapirene er signert, sender dere dem inn til Skjærgårds LIVE sentralt. Hvem som helst kan delta på stiftelsesmøtet. Det vanlige er at minimum de som har tenkt å sitte i styret deltar. Andre interesserte kan selvsagt også være med.

Dette er lurt å tenke gjennom før stiftelsesmøtet:

  • Hva skal lokallaget hete? (Anbefalt: “Skjærgårds LIVE + stedsnavn”)
  • Skal lokallaget bruke “Standard vedtekter for Skjærgårds LIVE lokallag” som sine vedtekter? (veldig sterkt anbefalt!)
  • Hvem skal sitte i styret? (minst 1 person, maks 8 med standard vedtekter)
    • Hvem skal være styreleder?
    • Nestleder? (dere MÅ ikke ha nestleder, men det kan være lurt)
    • Økonomiansvarlig? (kan være samme som styreleder)
  • Hvem skal disponere kontoen til lokallaget? (for eks styreleder og økonomiansvarlig)
    • Hvis dere har noen (for eksempel i en menighet) som skal betale regninger på vegne av lokallaget må denne personen også ha disposisjonsrett

Denne infoen trengs om styremedlemmene:

  • fullt navn
  • bostedsadresse, postnummer/-sted
  • mobilnummer
  • e-post
  • fødselsdato

Ta med stiftelsespapirene til møtet. Les dem høyt sammen og fyll ut.
Skann de signerte papirene og send dem til post@sglive.no

Gratulerer, lokallaget er opprettet!

Etter stiftelsesmøtet:

For at lokallaget skal være gyldig er det noen ting som må på plass innen 31. desember. Se kapittelet om gyldig lokallag og tilhørende underkapitler. Spør oss om du er i tvil om noe.

 

2.1.1.Registrere lokallag i Brønnøysundregistrene #

Det er i utgangspunktet frivillig og opp til lokallagets styre om de ønsker å registrere lokallaget i Brønnøysundregistrene eller ikke. Noen lokallag er så store og har så stor omsetning at det er sterkt anbefalt. Dersom Sg LIVE sentralt mener at ditt lokallag bør registrere seg i Brønnøysund vil du få beskjed.

Alle lokallag som ønsker å søke mva-kompensasjon gjennom Sg LIVE sentralt MÅ være registrert i Brønnøysund innen 1. september, uansett størrelse.

For å gjennomføre registreringen trenger du følgende:

  • Navn og fødsels- og personnummer på alle som sitter i styret (ikke varamedlemmer)
  • Stiftelsesdokumenter, inkludert vedtekter

 
Ta gjerne kontakt med Sg LIVE sentralt (post@sglive.no) før du registrerer lokallaget eller dersom du har spørsmål om registrering.

 

KLIKK HER for å gå videre til instruksjon for hvordan du gjennomfører registrering i Brønnøysundsregistrene. 

Er lokallaget allerede registrert i Brønnøysund, men det er gjort endringer i lokallaget (styresammensetning, adresseendring e.l)? Da finner du instruksjon for hvordan du melder fra om endringer til Brønnøysundregistrene her.

3.Gyldig lokallag #

Det finnes noen kriterier som må oppfylles for at et lokallag i Skjærgårds LIVE skal kunne regnes som et gyldig lokallag. Disse kriteriene følger regelverket fra staten, Fordelingsutvalget og Frifond.

Det er bare gyldige lokallag som kan verve medlemmer, få hjelp fra Sg LIVE sentralt og få støtte til arrangementer. Dersom lokallaget IKKE er gyldig, blir ikke lokallaget godkjent av staten og vi får ikke penger å dele ut.

3.1.Kriterier for gyldig lokallag #

Dette må oppfylles for at lokallaget skal være gyldig:

  • Lokallaget må være korrekt opprettet
    Hvis dere har fått stiftelsespapirene godkjent av Sg LIVE sentralt, er dette punktet i orden.
    Se kapittelet Hvordan starte lokallag
  • Lokallaget må ha et demokratisk valgt styre på minst 1 person
    Styret må ha en styreleder. Styret, med styreleder i spissen, er ansvarlig for lokallaget.
  • Lokallaget må ha minst 5 medlemmer under 26 år
    Medlemmene må ha betalt medlemskontingent for å være gyldige medlemmer.
  • Alle styremedlemmer må være medlem og betale medlemskontingent
    Her kan man melde seg inn: sglive.no/bli-medlem
  • Det må avholdes medlemsmøte der det velges nytt styre minst hvert andre år
    Se eget kapittel “Medlemsmøte” og “Valg av styre”
  • Årsrapport for foregående år må være innsendt
    Se eget kapittel “Årsrapport”
  • Lokallaget må ha selvstendig økonomi, en bankkonto og et regnskap
    “Selvstendig økonomi” betyr at lokallaget har en egen bankkonto (dersom ikke annet er avtalt) og at det er lokallagets styre som bestemmer over lokallagets konto og økonomi.
    Se også eget kapittel: “Regnskap”

Minst ett arrangement pr år
For at et lokallag skal være en gyldig del av beregningsgrunnlaget når Skjærgårds LIVE sentralt søker støtte fra staten/Frifond må lokallaget ha minst ett arrangement pr kalenderår. Lokallag som av spesielle grunner ikke har arrangement i løpet av et år vil likevel kunne regnes som godkjent lokallag fra Sg LIVE sin side, men lokallaget vil ikke gi utslag når vi søker statlig støtte.

3.2.Styre #

Et lokallag må ha et demokratisk valgt styre på minst 1 person. 
Styret må ha en styreleder. 
Valg av styre skjer på stiftelsesmøtet eller medlemsmøtet, eventuelt kan styret supplere seg selv på et styremøte. Referat fra møtet der styret ble valgt skal signeres av styreleder og sendes Skjærgårds LIVE sentralt innen 2 uker. Se her for mer informasjon om valg av styre.

Styret, med styreleder i spissen, er ansvarlig for lokallaget, inkludert lokallagets aktivitet og økonomi. 

Som styremedlem i et lokallag vil Skjærgårds LIVE, både lokallaget og sentralleddet, behandle styremedlemmets personopplysninger og bruke disse til å kontakte personen i forbindelse med vervet. 

Styremedlemmer i lokallag vil få tilgang til personopplysninger om medlemmer i lokallaget. Styremedlemmer har ikke anledning til å bruke denne informasjonen utover det som er avtalt eller utlevere opplysningene til andre. 

Styret anbefales å ha jevnlige møter der det skrives referat. Bruk gjerne Mal for styremøte i Skjærgårds LIVE som utgangspunkt for referatet. 

3.3.Medlemsmøte #

Medlemsmøte er et møte for alle lokallagets medlemmer. Det må gjennomføres minst annet hvert år (for å velge nytt styre). Vi anbefaler at det gjennomføres medlemsmøte hvert år

Styret har ansvar for planlegging og gjennomføring av medlemsmøtet.

Dette må gjøres i forkant:

Innkallingen må minimum inneholde informasjon om tid og sted og at alle lokallagets medlemmer er invitert.

Innkalling til møte skjer ved å gjøre MINST ETT av følgende punkter:

  • Ta kontakt med Sg LIVE for å legge ut innkallingen på sglive.no
  • Legg ut innkalling på lokallagets hjemmesider/facebookside
  • Send mail med innkalling til lokallagets medlemmer.

Ta kontakt med Sg LIVE sentralt hvis du trenger medlemsliste med kontaktinfo.

Gjennomfør møtet:

  • Det er ingen krav til hvor mange som er til stede på møtet så lenge innkallingen er sendt ut på riktig måte

Etter møtet:

3.3.1.Valg av styre i lokallag #

Valg av styre skjer på medlemsmøtet. Valg av styre må skje MINST hvert andre år. Spør oss hvis dere lurer på hvor lenge det er siden forrige valg.

Dette må gjøres i forkant:

  • Undersøk hvem som kan tenke seg å sitte i styret de neste to årene

Gjennomfør valget på medlemsmøtet:

  • Velg nytt styre
    • Styret må minst bestå av én person, styreleder
    • I tillegg til styreleder kan styret også ha nestleder og økonomiansvarlig
    • Vi anbefaler fire-fem medlemmer i styret. Standard vedtekter sier max. 8 styremedlemmer
    • Styret kan også ha varamedlemmer
    • Alle styremedlemmer må være/bli medlem av Sg LIVE og betale kontingent innen 2 uker etter at valget er gjennomført
  • Personer som i forkant har sagt seg villig til å sitte i styret, kan velges inn selv om de ikke er tilstede på møtet

Når styret er valgt må det innen 2 uker sendes inn referat som bekrefter det nye styret til Sg LIVE sentralt (post@sglive.no). Bruk Mal for saksliste/referat for medlemsmøte i Sg LIVE

Styret KAN supplere seg selv, dvs velge nye styremedlemmer utenom medlemsmøtene. Det gjøres på et styremøte og referat fra møtet sendes til Sg LIVE sentralt så snart som mulig senest 2 uker etter gjennomført møte. Når styret velges på et styremøte bruker du Mal for styremøte i Skjærgårds LIVE som utgangspunkt for referatet.

Lokallag som er registrert i Brønnøysundregistrene og har eget organisasjonsnummer må huske å også melde endringen til Brønnøysund via Altinn. Se vår instruksjon for hvordan du kan endre informasjon om lokallaget i Brønnøysundregistrene for mer informasjon.

3.3.2.Forslag til tekst til innkalling #

”Skjærgårds LIVE [lokallag] kaller inn til medlemsmøte [dato], [tidspunkt], [sted].
Alle betalende medlemmer er invitert.”

Hvis dere vil kan dere legge ved sakliste for møtet. Mal for saksliste/referat for medlemsmøte i Sg LIVE kan brukes som utgangspunkt for både saksliste og referat.

4.Bankkonto #

For at et lokallag skal regnes som gyldig må lokallaget ha selvstendig økonomi.
Dette innebærer at:

  • lokallagets styre er de eneste som bestemmer over lokallagets økonomi
  • lokallaget fører regnskap med oversikt over inntekter og utgifter
  • lokallaget må ha en bankkonto

 

Det finnes flere måter å opprette bankkonto for et lokallag:

Bankkontoen kan IKKE opprettes i en privatpersons navn.

 

Dette må være på plass FØR lokallaget opprettet bankkonto:

  • Vedta at det skal opprettes bankkonto, hvilken bank den skal opprettes i, og hvem som skal disponere kontoen. Dette skjer på stiftelsesmøtet eller annet styremøte i lokallaget. Det er vanlig at styreleder og/eller økonomiansvarlig i lokallaget disponerer kontoen. Unntak kan forekomme, men må godkjennes av Sg LIVE sentralt.
  • La dette komme tydelig fram i stiftelsesdokumenter eller i referat fra styremøte eller medlemsmøte i lokallaget.
  • Send referatet til Skjærgårds LIVE sentralt.

4.1.Bankkonto i Sparebanken Sør #

Lokallaget kan selv velge hvilken bank de ønsker å opprette bankkonto i, men vi anbefaler Sparebanken Sør da vi får gode betingelser her (hovedsakelig pga medlemskap i KNIF). Dette gjelder særlig lokallag på Sør- og Vestlandet eller andre steder Sparebanken Sør har filial.

De følgende kapitlene gjelder opprettelse og bruk av bankkonto i Sparebanken Sør.

For opprettelse av bankkonto i annen bank, se HER

4.1.1.Hvordan opprette bankkonto i Sparebanken Sør #

Et lokallag kan opprette bankkonto i Sparebanken Sør på to måter:

Alternativ 1 – Opprette bankkonto i Sg LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer

  • Dette er vanligste og lettest løsning for lokallag uten eget organisasjonsnummer.
  • Ta kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt og be om at det opprettes konto for lokallaget i Sparebanken Sør i sentralleddets orgnummer. Skjærgårds LIVE sentralt vil så kontakte banken og opprette kontoen for dere, og dere vil få tilgang til kontoen via nettbedrift.
  • Se informasjon om hvordan du får tilgang til bankkontoen HER

Alternativ 2 – Hvordan opprette bankkonto i lokallaget sitt eget organisasjonsnummer

  • Dette er beste løsning for lokallag som er registrert i Brønnøysundregistrene med eget orgnummer.
  • Se egen instruksjon for opprettelse av bankkonto i lokallagets organisasjonsnummer HER

4.1.2.Hvordan få tilgang til bankkonto i Sparebanken Sør #

Dette kapittelet gjelder hovedsakelig lokallag med bankkonto opprettet i Sparebanken Sør i Sg LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer.

Den/de som skal disponere kontoen må være valgt til økonomiansvarlig eller disponent av lokallagets styre eller medlemsmøte. Referat fra møtet må sendes inn til Sg LIVE sentralt. 

 

Tilgang via nettbedrift (vanlig tilgang):

For å kunne disponere lokallagets konto via Sparebanken Sør sin nettbedriftløsning (sor.no) må du:

  • ha bankID fra din private bank
  • gi beskjed til Sg LIVE sentralt om at du skal disponere kontoen og oppgi ditt fulle navn og personnummer

BankID’en skal være registrert på deg som person, og IKKE knyttet til en bedrift eller organisasjon/lokallag el. Dersom du ikke har BankID allerede må du kontakte din private bank for å få opprettet dette. Du kan også kontakte dem dersom du er usikker på om du har BankID eller ikke. 

Når du har BankID på plass må du kontakte Sg LIVE sentralt, fortelle at du skal disponere kontoen, og oppgi ditt fulle navn og personnummer. Personnummer er en sensitiv opplysning som ikke bør sendes i vanlig e-post, men sendes som passordbeskyttet vedlegg, som SMS eller oppgis over telefon. 

Skjærgårds LIVE sentralt vil nå gi deg (dvs ditt personnummer) tilgang til å disponere lokallagets konto via nettbedrift. Informasjon om hvordan du bruker nettbedrift kan du finne HER

 

Tilgang via fysisk oppmøte i banken (utvidet tilgang):

For å kunne disponere lokallagets konto ved fysisk oppmøte i en av Sparebanken Sør sine filialer og/eller opprette VISA-kort knyttet til lokallagets konto må du være kunde/bruker hos Sparebanken Sør. Det trengs ingen tilgang for å sette INN penger i banken, men dersom du skal TA UT penger må du bli kunde og få utvidet tilgang. 

Følg DENNE INSTRUKSJONEN for å bli basiskunde hos Sparebanken Sør. 

Dersom du allerede ER kunde i Sparebanken Sør fra før trenger du ikke bli kunde på nytt. 

Når dette er gjort må du kontakte Skjærgårds LIVE sentralt og fortelle at du nå er kunde og oppgi ditt fulle navn og personnummer. Personnummer er en sensitiv opplysning som ikke bør sendes i vanlig e-post, men sendes som passordbeskyttet vedlegg eller oppgis over telefon. 

Skjærgårds LIVE sentralt vil nå kunne legge deg til som disponent ved fysisk oppmøte i banken (utenfor nettbedrift) og/eller hjelpe deg å opprette VISA-kort.

4.1.3.Bli kunde i Sparebanken Sør #

For å kunne disponere lokallagets konto ved fysisk oppmøte i en av Sparebanken Sør sine filialer og/eller opprette VISA-kort knyttet til lokallagets konto må du være kunde/bruker hos Sparebanken Sør. Det gjelder også hvis du skal disponere konto som er opprettet i lokallagets eget orgnummer via nettbank i Sparebanken Sør. 

Dersom du allerede ER kunde i Sparebanken Sør fra før trenger du ikke bli kunde på nytt. 

Her er en enkel oppskrift for hvordan du blir basiskunde hos Sparebanken Sør:


 

  • Klikk på «Bli kunde» 


 

  • Velg «bli basiskunde»


 

  • Deretter får du mulighet til å velge metode for å identifisere deg, og her velger du BankID (her må du benytte vanlig BankID, ikke BankID på mobil).


 

  • Følg så instruksjonene videre. På denne måten signerer du en avtale der du som privatperson blir registrert som basiskunde/bruker hos Sparebanken Sør. Det vil ikke bli opprettet noen konto for deg privat, det betyr kun at du blir registrert i systemet deres slik at du kan få tilgang til lokallagets konto via nett.

 

Dersom du skal disponere en konto i Skjærgårds LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer må du nå kontakte Sg LIVE sentralt for å bli lagt til som disponent. Dersom du skal disponere en konto i lokallagets eget organisasjonsnummer tar du nå kontakt med lokallagets økonomiansvarlig. 

4.1.4.Hvordan bruke bankkonto i Sparebanken Sør #

 

  • Klikk på «nettbedrift» (IKKE nettbank) 

 

  • Velg enten «Med BankID» (pil 1) eller «BankID på mobil» (pil 2)  

Her kan du velge hvilken type BankID du ønsker å logge inn med. Begge fungerer godt, men BankID på mobil er litt lettere for da trenger du ikke noe annet enn mobilen for å logge deg på, dvs ingen kodebrikke el. Hvis du ikke har BankID på mobil ennå, men ønsker dette, må du kontakte din private bank for å opprette dette.

Gjennomfør påloggingen og du er nå inne i nettbanken. 

 

  • Dersom du disponerer andre kontoer i Sparebanken Sør vil du etter innlogging først bli bedt om å velge avtale, og da velger du “Skjærgårds LIVE”. Når du er logget inn vil du se en side som ligner på denne, med ditt navn 

 

  • For å finne info om lokallagets konto klikker du på «meny» (pil 1). Videre klikker du på «kontooversikt» (pil 2). Deretter vil du få opp kontoen til lokallaget, evt andre konti du disponerer i Sparebanken Sør. Klikk på kontonummeret til lokallaget for å finne transaksjonsoversikt/kontoutskrift for kontoen og andre funksjoner

 

  • Du finner også mye annen informasjon og andre funksjoner ved å klikke på de ulike mulighetene i menyen (pil 1). En funksjon du kanskje fort vil få bruk for er å kunne gjøre utbetalinger fra kontoen. Da klikker du på «Betal én» (pil 2). Dersom du registrerer betalinger uten å godkjenne disse med en gang må du etterpå trykke “til godkjenning” (pil 3) og godkjenne betalingen for at den skal bli betalt. Du kan se oversikt over betalinger som er godkjent og ligger til forfall i forfallsregisteret (pil 4). Ønsker du å se kontoutskrifter, meldinger om betalinger, og annen post fra banken trykker du på bankbilag (pil 5).

 

  • For å gjøre utbetalinger fra kontoen klikker du på “Betal én” i menyen. Du kan også velger “betal til flere” og derfra gjøre flere utbetalinger samtidig, eller du kan velge “betale utland” for å betale inn til en utenlandsk konto. Husk å sjekke at du har valgt riktig ”Fra konto” i nedtrekksmenyen (pil 1). Dersom du skal oppgi KID-nummer for betalingen må du velge KID som betalingstype (pil 2). For å legge betalingen til forfall må du klikke ”registrer og godkjenn” (pil 3). Dersom du trykker ”registrer” i stedet, vil betalingen kun bli lagt i lista over registrerte betalinger, men ikke bli gjennomført før den blir godkjent. Det lønner seg derfor å klikke ”registrer og godkjenn” med en gang. Når du har klikket her vil du måtte verifisere deg med å BankID en gang til for at betalingen skal bli godkjent.

 

4.2.Opprette bankkonto i annen bank #

Det er mulig å opprette bankkonto i en annen bank enn Sparebanken Sør dersom det er nødvendig. Dette skal alltid godkjennes av Skjærgårds LIVE sentralt.

  • Ta kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, på post@sglive.no
    • Oppgi navn og fødselsdato på de som skal disponere kontoen
    • Sg LIVE sentralt sender dere gyldig versjon av firmaattest for Skjærgårds LIVE og et brev dere kan ta med i banken som gir dere mandat til å opprette konto i Sg LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer
  • Ta med til banken
    • Brev fra Skjærgårds LIVE sentralt
    • Firmaattest
    • Stiftelsesdokumentet for lokallaget
    • Den/de som skal disponere kontoen må møte personlig og vise fram pass
  • Oppgi i banken
    • Navn på kontoen: samme som lokallagets navn
    • Adresse
      • co/ navnet på den som skal bruke/disponere kontoen
      • Denne personens adresse
    • At dere ønsker nettbank
  • Signer papirene og be banken sende dem til Sg LIVE sentralt for signering
    Vi sender papirene tilbake til banken når alt er i orden.

Når kontoen er opprettet vil dere få beskjed fra banken og dere vil få informasjon om hvordan dere kan bruke kontoen.

4.3.Endre eller legge til disponent av konto #

Dersom dere skal endre disponent og ikke har Sparebanken Sør som bank, anbefaler vi at dere samtidig også bytter bank til Sparebanken Sør. Det vil gjøre det lettere å administrere kontoen og endre disponenter i fremtiden. Se avsnittet om å bytte bank for nærmere instruksjon. 

Endring av disponent for lokallagets bankkonto krever vedtak fra medlemsmøte eller styremøte.

  • Hold styremøte og bestem hvem som skal være økonomiansvarlig for lokallaget og hvem som skal disponere kontoen heretter
  • Skriv referat fra møtet, se Mal for styremøte eller Mal for medlemsmøte
  • La lokallagsleder signere referatet
  • Send referatet til post@sglive.no

Dersom lokallaget har bankkonto i Sparebanken Sør utføres deretter punktene under avsnittet Hvordan få tilgang til konto i Sparebanken Sør

Når det er gjort, tar du kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, så hjelper vi deg videre med å fjerne tidligere disponenter for bankkontoen og legge til nye.

 

4.4.Bytte bank #

Dersom dere skal bytte bank for lokallaget anbefaler vi at dere bytter til Sparebanken Sør. Det vil gjøre det lettere å administrere kontoen og endre disponenter i fremtiden.

Bytte av bank for lokallagets bankkonto krever vedtak fra medlemsmøte eller styremøte.

  • Hold styremøte og bestem hvilken bank lokallaget skal ha konto i
  • Skriv referat fra møtet, se Mal for styremøte eller Mal for medlemsmøte
  • La lokallagsleder signere referatet
  • Send referatet til post@sglive.no

Når det er gjort, tar du kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, så hjelper vi deg videre. 

NB: Husk å sørge for at du har hentet ut alt du trenger eller senere kan få bruk for av kontoutskrifter, transaksjonsoversikter og bilag FØR den gamle kontoen avsluttes!

5.Søke støtte #

Lokallag kan søke økonomisk støtte/tilskudd til arrangementer, prosjekter eller liknende, til lokallagets aktivitet eller til styrking av lokallagets aktivitet. 

Lokallaget kan:

5.1.Søke om økonomisk støtte fra Sg LIVE Frifond #

Det skal være lett å søke – og få – penger til arrangementer. 

Lokallag kan søke om aktivitetstilskudd til arrangementer i lokallaget fra Skjærgårds LIVE Frifond. Tilskuddet Sg LIVE utbetaler kommer fra støtteordningen Frifond Organisasjon og Skjærgårds LIVE får hvert år utbetalt en sum midler til fordeling til våre lokallag. For at vi skal kunne utbetale tilskudd fra Skjærgårds LIVE Frifond til lokallagene er det noen ting som må være på plass hos lokallaget:

  • For å få tilskudd må lokallaget være gyldig. Du kan lese mer om hva som skal til for å være gyldig lokallag her.
  • Tilskuddet skal brukes i tråd med søknaden, til lokallagets aktivitet eller til styrking av lokal aktivitet.
  • Lokallaget må være hovedarrangør og økonomisk ansvarlig for arrangementet det søkes støtte til.
  • Tilskuddet kan IKKE brukes til å bygge egenkapital, innsamlingsaktivitet, bruk utenfor Norge eller lønn til ansatte.
  • Tilskudd fra Skjærgårds LIVE Frifond må brukes opp innen 30. juni kalenderåret etter tildeling.
  • Tilskudd fra Skjærgårds LIVE Frifond må brukes opp før man kan få utbetalt nytt tilskudd i kalenderåret etter tildeling.
  • Tilskudd som ikke er brukt opp innen fristen skal betales tilbake til Skjærgårds LIVE sentralt. 
  • Tilskuddet skal føres via lokallagets konto/regnskap.

Kontakt oss hvis du lurer du på om dette er i orden i ditt lokallag. 

 

Hva kan vi søke støtte til?

Støtte fra Skjærgårds LIVE Frifond skal brukes til aktivitet i lokallaget eller til styrking av lokal aktivitet. 
Skjærgårds LIVE Frifond består av tre typer tilskudd:

  • Prosjekttilskudd: Dette inkluderer aktivitetstilskudd, underskuddsgaranti, vervetilskudd og tilskudd til styrking av lokallag aktivitet. Det gis normalt mellom 3000,- og 10 000,- pr arrangement. 
    • Prosjekttilskudd kan brukes til arrangementer og aktiviteter i løpet av året det blir tildelt eller innen 30. juni kalenderåret etter tildeling. Tilskuddet kan også brukes til innkjøp av utstyr eller materiell, så sant det brukes til å gjennomføre eller styrke lokallagets aktivitet.
  • Oppstartstilskudd: Nye lokallag kan søke om 5000,- i oppstartstilskudd som skal brukes til lokal aktivitet eller til å styrke lokal aktivitet. Normalt gis dette i stedet som aktivitetstilskudd til lokallagets første arrangement.
  • Driftstilskudd: Eventuelt overskudd fordeles på alle gyldige lokallag fordelt på grunnlag av medlemstall. 

 

Slik gjør du det:

  • Søknad: Send inn skriftlig søknad om tilskudd før arrangementet finner sted. Bruk mal for søknad om tilskudd Sg LIVE Frifond. Søknadsfrist: 1. desember. 
  • Tilsagnsbrev: Etter å ha mottatt søknad vil Sg LIVE sende svar på søknaden i form av et tilsagnsbrev til lokallaget
  • Akseptskjema: Tilsagnsbrevet inneholder et akseptskjema som må fylles ut og returneres til Sg LIVE sentralt
  • Tilskuddet blir utbetalt
  • Rapport: Etter gjennomført arrangement må lokallaget sende inn skriftlig rapport til Sg LIVE sentralt. Bruk mal for rapport for bruk av tilskudd Sg LIVE Frifond

Søknad blir ikke innvilget før lokallaget har oppfylt tidligere krav (hvis det mangler rapport fra tidligere arrangementer, styremedlemmene har ikke betalt kontingent, lokallaget er ikke gyldig el.)

 

Se “Retningslinjer for Skjærgårds LIVE Frifond” for mer informasjon.

Ønsker du å se oversikt over tidligere fordeling av Frifond-midler til lokallagene i organisasjonen kan du finne det HER eller ta kontakt med post@sglive.no.

 

5.1.1.Retningslinjer for Sg LIVE Frifond #

5.2.Søke om økonomisk støtte fra andre #

Når dere skal lage en konsert eller aktivitet er det mulig å søke støtte også fra andre steder enn fra Skjærgårds LIVE Frifond. Det vanlige er at man må søke om støtten FØR arrangementet finner sted.

Vår erfaring er at det er lurt å ha følgende klart når du skal skrive søknader:

  • Skriv en kort tekst om hva dere vil gjøre
  • Lag et (enkelt) budsjett. Før opp ALLE inntekter og kostnader til arrangementet, også leie av lokaler og utstyr som menigheten eller andre eier
  • Finn fram relevant info om lokallaget (kontonummer, kontaktinfo osv.)

Mange søknader er elektroniske på nett og du sparer en del tid hvis du har funnet fram informasjon om lokallaget på forhånd.

 

Her kan du søke:

  • Kommunen
    Det er ofte egne skjema og søknadsfrister, men servicekontoret kan hjelpe dere med det. Ofte får dere en underskuddsgaranti der kommunen dekker underskuddet inntil en viss sum.
  • Sponsorer
    Spør lokale bedrifter om sponsortilskudd til spesielle aktiviteter eller prosjekter. Når dere er et registrert lokallag med egen konto, er det en sikkerhet for at pengene de gir, brukes rett. Husk å takke og gi rapport i ettertid, slik at dere kan spørre igjen en annen gang.
  • Banker
    Alle Sparebanker i Norge deler ut deler av overskuddet til frivillige allmennyttige formål. Dette er ikke det samme som sponsing, og dere kan gjerne søke om sponsormidler samtidig som dere søker om tilskudd fra sparebankens tilskuddsordning.
  • K-stud
    Kristelig studieforbund (K-stud) er et offentlig godkjent studieforbund med kristne organisasjoner og menigheter som medlemmer. Skjærgårds Live er også medlem av K-stud, noe som gir mulighet for lokale lag og grupper å søke om tilskudd til organisert opplæring. Les mer på k-stud.no og benytt gjerne den elektroniske søknadsportalen MineKurs til å søke om tilskudd.

I tillegg til at sparebankene sentralt deler ut penger har mange lokale (spare)banker penger å dele ut til lokale arrangement. Snakk med dem på forhånd, så vet du hva du hvor mye du kan søke om.

 

For flere tips om tilskudd; følg med på www.sglive.no.

6.Verve medlemmer #

6.1.Hvorfor verve medlemmer #

Antall medlemmer er den viktigste kilden til støtte. Derfor er rekruttering av medlemmer viktig for at vi skal kunne holde høyt aktivitetsnivå i Skjærgårds LIVE.

Sg LIVE premierer lokallag som aktivt verver medlemmer. Ved noen arrangementer gjøres det avtale om at lokallaget skal få vervestøtte på en avtalt sum for hvert medlem de verver lokalt. Lokalt rekruttert medlem vil si at nye eller tidligere medlemmer betaler medlemskontingenten til lokallaget. På andre arrangementer gjøres det avtale om en fast tildelt sum, under forutsetning av at det rekrutteres medlemmer. Lokallaget kan også verve medlemmer utenom arrangementer.

6.2.Grunnleggende krav til innmelding av medlemmer via lokallag #

Kravene til innmelding av medlemmer er satt av staten og kan ikke fravikes. Hvis innmelding av medlemmene ikke gjøres riktig, kan vi ikke godkjenne medlemmene og vi får heller ingen støtte fra staten.

Dette er kravene:

  • Medlemmer må melde seg inn selv og betale medlemskontingent selv
  • Medlemmer må få informasjon om medlemskapet (hvilke(t) år kontingenten gjelder, sum kontingent er kr. 100,-).
  • Medlemmene må få informasjon om at medlemskapet er uforpliktende og om hvordan de kan melde seg ut (henvis gjerne til sglive.no/medlem)
  • Det skal sendes inn innmeldingslister med korrekt info om medlemmene (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer).
  • Innmeldingslistene skal fylles ut og signeres av lokallagsleder.
  • Ved innmelding av barn skal foresatte bli informert.
  • Siden medlemskapet er frivillig og man ved innmelding ikke forplikter seg på å betale noe mer i fremtiden, trenger ikke foreldre informeres ved innmelding av ungdom under 18 år, så sant de ikke pålegges å betale noe mer enn det de i utgangspunktet var innstilt på å betale for konserten/arrangementet.
  • Medlemskontingenten skal føres via lokallagets konto.

Ved lokal innmelding er det ikke noe krav at medlemmene skal signere selv. Det holder at lokallagsleder (eller to styremedlemmer) signerer innmeldingslista og på den måten bekrefter at alle på lista har betalt medlemskontingent og melder seg inn i Skjærgårds LIVE.

6.3.Personvern ved medlemsverving #

Når lokallaget verver medlemmer innebærer dette at lokallaget mottar personopplysninger fra medlemmene. Det er viktig at dere behandler denne informasjonen varsomt og i tråd med gjeldende regelverk.

  • Lagre personopplysninger på et sikkert sted. Elektroniske lister lagres med passord, fysiske lister lagres på et låst sted (for eksempel et arkivskap).
  • Hvis dere må ta utskrifter: Ta bare med info som er helt nødvendig.
  • Slett lister/lapper/informasjon dere ikke trenger lenger.
  • Ikke del personopplysninger med uvedkommende.
  • Informer om hvordan personopplysningene blir behandlet og henvis til vår personvernerklæring (mal for innmeldingsliste har slik informasjon)
  • Hvis dere vil kontakte medlemmer/andre dere får kontaktinfo til: Sørg for å få samtykke til dette.
  • Bilder og film: Ikke publiser bilder/film dere ikke er helt sikre på at kan publiseres.

I kapittelet om personvern finnes utfyllende informasjon.

6.4.Andre betingelser for medlemskap #

  • Medlemskontingenten er pr. 1 jan 2019 kr. 100,-. Medlemskontingenten gjelder for det kalenderåret den blir betalt. De som melder seg inn som nytt medlem og betaler fom. 1. juli blir medlem for inneværende og påfølgende år. Prisen er den samme. Hvis man betaler medlemskontingent fom 1. juli og allerede har gyldig medlemskap for inneværende år vil betalingen gjelde som kontingent for neste år. 
  • Medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender medlemmet informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler i tråd med Sg LIVE’s personvernerklæring (sglive.no/personvern).  Skjærgårds LIVE vil ikke dele personopplysningene med andre. 
  • Man kan være medlem i flere lokallag samtidig. Blir du medlem i et lokallag du ikke har vært medlem i før regnes du som nytt medlem. Når medlemskontingenten din går ut vil du få tilbud om å fornye medlemskapet i kun det lokallaget du sist meldte deg inn i. Medlemskap i andre lokallag enn det du meldte deg inn i sist vil opphøre, med mindre du ber om å beholde begge. (I så fall må du betale 2 x medlemskontingent.) Du kan også be om å bytte lokallag uten å betale ny kontingent. Gi beskjed til post@sglive.no.
  • Når lokallag verver medlemmer skal medlemslistene sendes til Skjærgårds LIVE sentralt så snart som mulig. Sg LIVE sentralt vil deretter fakturere lokallaget for medlemskontingenten.
  • Lokallaget vil ikke få tildelt arrangementsstøtte før gyldige lister er levert og kontingenten er innbetalt til sentralleddet.
  • Medlemmer kan alternativt meldes inn digitalt i Sg LIVE sentralt eller i lokallag ved å fylle ut innmeldingsskjema for hvert enkelt medlem på sglive.no/bli-medlem og betale medlemskontingent direkte til sentralleddet.
  • For mer informasjon om medlemskap, se sglive.no/medlem.

6.5.Instruks til lokallag: Hvordan verve medlemmer til Sg LIVE #

Forskjellig innmeldings- og betalingsform ved medlemsverving gjør at vi har utarbeidet fire forskjellige instrukser for verving av medlemmer i lokallag. De grunnleggende kravene til medlemsinnmelding er de samme. 

Husk å alltid avklare hvilken metode dere skal følge med Skjærgårds LIVE sentralt i god tid før arrangementet/medlemsinnmeldingen.

6.5.1.Medlemsinnmelding på konsert/arrangement #

Denne instruksen brukes ved innmelding eller fornyelse av medlemskap i lokallag og betaling av medlemskontingent (kort, kontant eller vipps) ”i døra” på konsert, arrangementer el. Dette er den vanligste måten lokallag verver medlemmer på.

Husk at når lokallaget verver medlemmer eller samler inn medlemskontingent fra tidligere medlemmer er det viktig at dette skjer i samsvar med de grunnleggende kravene til innmelding av medlemmer via lokallag og andre betingelser for medlemskap

Husk også å behandle personopplysninger dere samler inn fra medlemmene varsomt og i tråd med gjeldende regelverk. Se mer informasjon om personvern i forbindelse med medlemsverving her

 

Før konserten:

  • Lokallagsstyret bestemmer billettpris for medlemmer og for ikke-medlemmer. Ofte ser dette slik ut:
    • GRATIS for medlemmer som har betalt kontingent for i år
    • Medlemskap (inkl. gratis konsert): kr 100,-
    • Billett for ikke-medlemmer: kr 100,- (eller høyere)
  • Informer om billettpris og medlemsverving ved promotering av arrangementer, på plakat, Facebook osv.
    • Bruk gjerne følgende standard formulering: «Inngang: kr 100,- / Gratis for Skjærgårds LIVE-medlemmer. Bli medlem for kr 100,- i døra eller på sglive.no».
  • Printe ut mal for innmeldingslister til utfylling (husk at det er helt greit å levere inn mange halvfulle lister)
  • Finne frem medlemsliste som viser hvem som allerede er medlem i år dersom det skal gis fordeler til allerede medlemmer. Denne får du ved å kontakte post@sglive.no som vil gi deg tilgang til å logge inn i vår medlemsdatabase Hypersys. Vi ønsker at dere har listene over allerede medlemmer elektronisk på PC/Mac/iPad, og ikke printer ut lister. Dette gjør det lettere for dere å søke opp medlemmer, og det tar hensyn til medlemmenes personvern.
  • Skaffe vekslepenger og eventuelt låne bankterminal for innsamling av billettinntekter/medlemskontingent
  • Skaffe mange penner

 

Hvordan vite hvem som skal få rabatt:

Bare de som har betalt kontingent for i år (= er gyldig medlem) kan få medlemsrabatt/gratis inngang. Medlemslista forteller hvem som er gyldig medlem i år. (I Hypersys er medlemmer som har betalt for i år markert med en grønn sirkel ved siden av medlemskapet for gjeldende årstall)

De som ikke er gyldig medlem (= har aldri vært medlem ELLER har ikke betalt medlemskontingenten for i år) har to valg:

  • Bli medlem/fornye medlemskapet
  • Kjøpe billett til fullpris

 

Hvordan verve:

Når et lokallag har fått støtte fra Skjærgårds LIVE Frifond til et arrangement forventes det at lokallaget gjør en god innsats for å verve medlemmer til lokallaget.

Dette kan du fortelle og bruke som argument for å verve medlemmer:

  • Det koster ikke noe ekstra å bli medlem
  • Du får masse fordeler som rabatt på konserter og Skjærgårds
  • Du støtter lokallaget vårt
  • Du forplikter deg ikke til å delta eller betale noe mer

 

Hvordan bli medlem:

For å bli nytt medlem eller fornye tidligere medlemskap må man:

  • Fylle ut info om seg selv på innmeldingslista (mobil/e-post er valgfritt, resten fylles ut).
  • Betale kr 100,- i kontingent
  • Sette et kryss på ”fornye” hvis de tror/vet at de har vært medlem før

 

Etter konserten:

  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt. 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Scann inn og send ferdig utfylte og signerte innmeldingslister som PDF til post@sglive.no
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

NB! Hvis du har en Excel/Word-versjon av innmeldingslista vil vi veldig gjerne ha den – i tillegg til den signerte og skannede lista. Det sparer oss for mye punching. Takk for hjelpa!

6.5.2.Medlemsinnmelding hos lokallag #

Denne instruksen brukes ved innmelding eller fornyelse av medlemskap i lokallag og betaling av medlemskontingent utenom arrangement (kort, kontant eller vipps). 

Husk at når lokallaget verver medlemmer eller samler inn medlemskontingent fra tidligere medlemmer er det viktig at dette skjer i samsvar med de grunnleggende kravene til innmelding av medlemmer via lokallag og andre betingelser for medlemskap

Husk også å behandle personopplysninger dere samler inn fra medlemmene varsomt og i tråd med gjeldende regelverk. Se mer informasjon om personvern i forbindelse med medlemsverving her

 

Det viktigste å vite om medlemskap er:

  • Alle som blir medlem må betale kr 100,- i medlemskontingent til lokallaget når de melder seg inn.
    • Kontingenten gjelder for i år. 
    • Blir du nytt medlem etter 1. juli og betaler kontingent før nyttår gjelder kontingenten også for neste år. 
    • Betaler du etter 1. juli og allerede har gyldig medlemskap for i år gjelder kontingenten for kun neste år. 
  • Medlemmer må melde seg inn selv og betale medlemskontingent selv. 
  • Medlemmer må fylle ut minimum fullt navn, adresse, postnummer og fødselsår. 
  • Personer som allerede er eller har vært medlem i et annet lokallag kan bli medlem i deres lokallag i tillegg ved å betale ny medlemskontingent til deres lokallag. Man blir da regnet som nytt medlem og får medlemskap for også neste år inkludert ved betaling etter 1. juli.

    (Forklaring til dette med medlemskap i to lokallag: Noen arrangementer hos lokallag er gratis/rabattert kun for lokallagets medlemmer. I slike tilfeller må man melde seg inn i dette lokallaget for å få medlemsfordeler. Noen arrangører gir rabatt til alle medlemmer i Sg LIVE uavhengig av hvilket lokallag de er medlem i. Da må du ikke melde deg inn i lokallaget som står for arrangementet for å få medlemsfordeler – men du kan hvis du vil.)

 

Før medlemsvervingen:

  • Print ut mal for innmeldingslister til utfylling (husk at det er helt greit å levere inn mange halvfulle lister)
  • Skaff mange penner til utfylling av lister
  • Avklar hvordan dere skal ta imot betaling av medlemskontingent (kontant, vipps, bankkort el).
    • For eks låne bankterminal av menigheten, skaffe vekslepenger el.
    • Ønsker dere eget vipps-nummer; ta kontakt med post@sglive.no for hjelp til å etablere dette. 
  • Sørg for at dere har tilgang til lokallagets medlemsliste som viser hvem som allerede er medlem og har betalt kontingent for i år. Denne får du ved å kontakte post@sglive.no som vil gi deg tilgang til å logge inn i vår medlemsdatabase Hypersys, hvis du ikke har dette allerede. Vi ønsker at dere har listene over allerede medlemmer elektronisk på PC/Mac/iPad, og ikke printer ut lister. Dette gjør det lettere for dere å søke opp medlemmer, og det tar hensyn til medlemmenes personvern.

 

Hvordan verve:

Dette kan du fortelle og bruke som argument for å verve medlemmer:

  • Du får masse fordeler som rabatt på lokale konserter og på Skjærgårds M&M festival
  • Du støtter lokallaget vårt
  • Du forplikter deg ikke til å delta eller betale noe mer

 

Hvordan bli medlem:

For å bli nytt medlem eller fornye tidligere medlemskap må man:

  • Fylle ut info om seg selv på innmeldingslista (mobil/e-post er valgfritt, resten må fylles ut).
  • Betale kr 100,- i kontingent
  • Sette et kryss på ”fornye” hvis de tror/vet at de har vært medlem før

 

Etter medlemsvervingen:

  • Lokallagsleder klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt. 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Scann inn og send ferdig utfylte og signerte innmeldingslister som PDF til post@sglive.no med passord (av hensyn til personvern). 
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget på kr 100,- pr medlem.
  • Betal fakturaen

NB! Hvis du har en Excel/Word-versjon av innmeldingslista vil vi veldig gjerne ha den – i tillegg til den signerte og skannede lista. Det sparer oss for mye punching. Takk for hjelpa!

6.5.3.Medlemsinnmelding på nett #

Denne metoden brukes stort sett i forbindelse med større arrangementer, der innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til et arrangement (for eksempel 24 Hours Festival eller ungdomsfestivaler). Metoden brukes når påmelding og betaling, til arrangement og innmelding i Skjærgårds LIVE, skjer via nettsted (for eksempel www.checkin.no). 

Innmelding på denne måten skal avklares med Sg LIVE sentralt i god tid i forkant. Det er viktig at informasjonen som gis til deltakere er klar før påmeldingen til arrangementet åpner.

Husk at når lokallaget verver medlemmer eller samler inn medlemskontingent fra tidligere medlemmer er det viktig at dette skjer i samsvar med de grunnleggende kravene til innmelding av medlemmer via lokallag og andre betingelser for medlemskap

Husk også å behandle personopplysninger dere samler inn fra medlemmene varsomt og i tråd med gjeldende regelverk. Se mer informasjon om personvern i forbindelse med medlemsverving her

 

Før påmeldingen begynner:

  • Avgjør pris for arrangementet og om de som allerede er Sg LIVE-medlemmer skal få rabatt. Snakk med Sg LIVE sentralt hvis du er i tvil om dette punktet
  • Pass på at påmeldingen inkluderer punktene som kreves for at medlemskapet skal bli godkjent (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer)
  • Sørg for at påmeldingen inkluderer kontaktinformasjon til den som skal delta og bli medlem, ikke forelder/foresatt
  • Gjør klar en tekst som forklarer at kr. 100,- av det de betaler er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Forklar hva medlemskapet inkluderer og at det er uforpliktende. Fortell at medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender dem informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. La påmeldingen inneholde informasjon om muligheten for å ikke bli medlem, eller la det komme fram at man når som helst kan melde seg ut ved å sende en mail til post@sglive.no. Legg teksten ut på nettstedet for påmeldingen, og også andre steder der det gis informasjon om arrangement/påmelding.
  • Legg gjerne ved en link til no/medlem(aller helst en tilpasset side som gjelder det spesifikke arrangementet. For eksempel 24festival.no/medlemskap)

Etter at påmeldingen er avsluttet:

  • Hent ut informasjonen om de nye medlemmene og legg dette inn i malen for innmeldingsliste
  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt. 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Skann og send inn ferdig utfylte og signerte innmeldingslister til post@sglive.no
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

NB! Siden du nå har en digital versjon av innmeldingslista vil vi veldig gjerne ha den, i excel-versjon – i tillegg til den signerte og skannede lista. Det sparer oss for mye punching. Takk for hjelpen!

Når betaling foregår på nett med visa-kort, vil betalingen samtidig fungere som en bekreftelse av medlemskapet/signatur fra det enkelte medlem. Det kreves likevel lokallagsleders signatur på alle innmeldingslister.

6.5.4.Medlemsinnmeldning ved utsendt giro #

Denne metoden brukes hovedsakelig ved innmelding av større grupper eller i forbindelse med arrangementer der innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til arrangementet (for eksempel konfirmantarbeid). Metoden brukes når innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til annet opplegg og betaling skjer ved hjelp av giro sendt ut til medlemmet.

Innmelding på denne måten skal avklares med Sg LIVE sentralt i god tid i forkant. Det er viktig at informasjonen som gis til deltakere er klar før påmeldingen til arrangementet/opplegget åpner og før giroen sendes ut.

Husk at når lokallaget verver medlemmer eller samler inn medlemskontingent fra tidligere medlemmer er det viktig at dette skjer i samsvar med de grunnleggende kravene til innmelding av medlemmer via lokallag og andre betingelser for medlemskap

Husk også å behandle personopplysninger dere samler inn fra medlemmene varsomt og i tråd med gjeldende regelverk. Se mer informasjon om personvern i forbindelse med medlemsverving her

 

Før påmeldingen begynner:

  • Avgjør pris for arrangementet og husk at å inkludere medlemskontingenten. Snakk med Sg LIVE sentralt hvis du er i tvil om dette punktet
  • Pass på at påmeldingen til arrangementet/opplegget inkluderer punktene som kreves for at medlemskapet skal bli godkjent (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer)
  • Gjør klar en tekst som forklarer at kr. 100,- av det de betaler er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Forklar hva medlemskapet inkluderer og at det er uforpliktende. Fortell at medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender dem informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. La teksten inneholde informasjon om muligheten for å ikke bli medlem, eller la det komme fram at man når som helst kan melde seg ut ved å sende en mail til lokallagsleder/gruppeleder. Publiser teksten sammen med annen informasjon om arrangementet/opplegget, for eksempel på nettside, brev, brosjyre, påmeldingsside eller liknende. Vi har mal for brev til foresatte som kan benyttes, se ”Forslag til infobrev om medlemskap”.
  • Legg gjerne ved en link til sglive.no/medlem (aller helst en tilpasset side som gjelder det spesifikke arrangementet. For eksempel 24festival.no/medlemskap)
  • Avklar med Skjærgårds LIVE sentralt hvordan man skal gjennomføre betaling for de som eventuelt av spesielle årsaker ikke ønsker å bli medlem.

Før giro sendes ut:

  • Gjør klar tekst til fakturaen som inkluderer at kr. 100,- av betalingssummen er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Skriv denne teksten på selve fakturaen.
  • Husk at det må legges til rette for at man kan koble innbetaling til det enkelte medlemmet (KID-nummer el.).

Etter at påmeldingen er avsluttet:

  • Hent ut informasjonen om de nye medlemmene og legg dette inn i malen for innmeldingsliste
  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Skann og send inn ferdig utfylte og signerte innmeldingslister til post@sglive.no
  • Send inn excel-versjon av innmeldingslistene til post@sglive.noslik at vi kan importere disse inn i vår database. Dette sparer oss for mye punching og er avgjørende for at vi skal kunne ta imot store grupper. Takk for hjelpa!
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

Ved innmelding av store grupper ønsker vi at innmeldingslista skal inneholde også signatur fra medlemmene, selv om kravet kun er signatur fra lokallagsleder. Vi anbefaler at innmeldingslista inneholder signatur fra medlemmene, fordi dette gir lokallaget mye større trygghet ved en eventuell offentlig kontroll. Sg LIVE sentralt kan kreve at lokallaget samler inn signatur fra alle medlemmer dersom de anser informasjonen medlemmene har fått om innmelding i Skjærgårds LIVE for mangelfull.

6.5.4.1.Forslag til infobrev om medlemskap i Skjærgårds LIVE #

6.6.Mal innmeldingslister #

7.Arrangementer #

Skjærgårds LIVE ønsker å gi deg hjelp og støtte til å arrangere det du ønsker av konserter, happeninger og eventer, for barn- og unge, på ditt hjemsted. 

Ønsker du innspill til hva ditt lokallag skal arrangere? Se vår idébank for LIVE-kvelder.
Ønsker du tips til artister lokallaget kan arrangere konsert med? Se våre tips til artister. 

Når du skal planlegge og gjennomføre et lokalt arrangement er det en del ting som kan være lurt å huske på. Her vil vi gi deg noen tips.

 

Booke artist eller annet innhold

Noe av det første som er lurt å gjøre er å finne ut hva slags arrangement dere vil lage. Noen ganger har man lyst til å lage noe men vet ikke hva, og noen ganger har man kanskje fått et tips eller tilbud, for eks fra Sg LIVE sentralt.

Det er styret i lokallaget som bestemmer hva lokallaget skal gjøre, og de vil også være ansvarlig for arrangementet.

Hvis det ønsker artist eller liknende er det lurt å være tidlig ute da mange artister legger planer langt fram i tid. Dato, honorar og hvem som skal organisere og dekke reise er ting det er lurt å avtale tidlig i prosessen. Det kan lønne seg å legge reiseutgifter inn som en del av honoraret og la artisten ta ansvar for dette selv da dette gir mindre usikre momenter for dere.

Et annet tips kan være å se på muligheter for å booke artisten også til andre konserter like før/etter slik at dere kan dele på reiseutgifter og kanskje få et billigere honorar. Sg LIVE sentralt kan være behjelpelig med dette.

Når du gjør avtale med artist/musiker/seminarholder/e.l. om opptreden/engasjement bør dette presiseres i en kontrakt. Se her for mer informasjon og mal for kontrakt.

Hvis dere ønsker tips til artister, se sglive.no/tips-artitser.

Ønsker dere hjelp til å kontakte og/eller forhandle med artister; ta kontakt med post@sglive.no så kan vi hjelpe dere på veien.

 

Dato

Dato for arrangementet må avklares tidlig, ofte i forkant av booking av artist

 

Lokale

Book et lokale som passer til arrangementet. Husk at større ikke alltid er bedre, da det kan gi en litt skuffende følelse hvis det ikke kommer så mange som forventet. Sjekk ut muligheter for å få bruke et lokale gratis, det er en stor fordel for alle! Det kan også lønne seg å velge et lokale som allerede har teknisk utstyr.

 

Samarbeidspartnere

Det er nesten alltid positivt med samarbeid. For eks med kirka, ungdomsarbeidet, nabomenigheten, skoler osv. Samarbeidet kan være så godt som likeverdig og innebære at alle parter bidrar ca like mye, men samarbeid kan også bety at ulike aktører bidrar med å for eks henge opp plakater i sin menighet, eller arrangere fellestur med ungdomsarbeidet til arrangementet.

 

Medarbeidere

Til de aller fleste arrangementer trenger dere hjelp fra medarbeidere. Hvor mange medarbeidere og til hva slags oppgaver avhenger av arrangementets form, størrelse og innhold. 

Frivillige medarbeidere er en enorm ressurs for organisasjonen vår, lokallagene, og andre samarbeidspartnere, og vi anbefaler å benytte det potensialet og de ressursene som ligger i frivillige medarbeidere på en god måte.

Du kan lese mer om medarbeidere og tips til hvordan man kan ta vare på dem i kapittelet om medarbeidere

Vi anbefaler også å lese mer om Skjærgårds LIVE sin grunnleggende holdning om teologi og medarbeiderskap

 

Teknisk

Hva du trenger av teknisk utstyr avhenger av type arrangement, lokalet, forventet antall publikummere og artisten krav til kvalitet. Snakk med artisten hvis du lurer på hva de hva behov for, og være ærlig med dem i forkant dersom du ikke kan levere det de ønsker så de slipper overraskelser på konsertdagen. Hvem som er ansvarlig for å skaffe og betale for teknisk utstyr bør presiseres i kontrakten

Husk at teknisk utstyr innebærer både, lyd, lys og kanskje også projektor/lerret. I mange tilfeller gir det god stemning hvis man kan slukke taklyset, og da vil det være behov for noe scenelys/frontlys.

Husk også å skaffe teknisk kompetente medhjelpere som kan både skru lyd, stille inn lys og rigge opp og ned utstyret.

I noen tilfeller har artisten med dette selv, men det må avklares spesifikt.

Mange artister leverer også en teknisk rider med oversikt over hva du som arrangør må skaffe. Denne bør innfris så godt som mulig, og ta eventuelt kontakt i forkant og avklar dersom det er ønsker du ikke kan innfri. 

 

Økonomi

Det er viktig at lokallaget har kontroll på økonomien sin og tar ansvar for økonomien ved lokallagets arrangementer. Sett gjerne opp et budsjett og unngå for stor økonomisk risiko. Ta gjerne kontakt med Sg LIVE sentralt allerede før dere kontakter artist for å få råd og veiledning og innspill til hvor mye dere kan forvente å få av økonomisk støtte. 

Som Sg LIVE lokallag kan dere søke støtte til arrangementer fra Skjærgårds LIVE Frifond. Husk at det må være lokallaget som er økonomisk ansvarlig og hovedarrangør av arrangementet dere søker støtte til. Dere kan gjerne ha med samarbeidspartnere, men hvis dere søker støtte fra Sg LIVE Frifond må lokallaget være hovedarrangør.

Dere kan også søke støtte fra andre, men dere kan ikke bruke Frifond-midler fra flere organisasjoner til samme arrangement.

Skjærgårds LIVE Frifond gir vanligvis kr 5000,- i støtte til arrangementer hos lokallag. Det innvilges ofte mer støtte til arrangementer som gjør aktiv innsats for å verve medlemmer.

 

Medlemsverving

Medlemsverving lønner seg både for lokallaget og for Sg LIVE sentralt, og medlemsverving er ofte mest effektivt når det gjøres i forbindelse med arrangement. Vi anbefaler lokallag å verve medlemmer ved arrangementer så langt det er mulig og ønsker å prioritere søknader til arrangementer som verver eller gir fordel til medlemmer.

En vanlig løsning er billett kr 100,-, gratis for medlemmer, og at lokallaget verver medlemmer i døra som får både arrangement og medlemskap for kr 100,- til sammen.

Se HER for informasjon om hvordan å verve medlemmer.

 

Promotering

Noe av det viktigste for å få til en vellykket konsert/arrangement er promotering. Dette kan skje gjennom for eks plakat, annonse, sosiale medier og direkte kontakt med grupper.

Promomateriellet (plakat, annonse, Facebook-event osv) bør inneholde informasjon om:

  • By/sted
  • Lokale
  • Dato
  • Klokkeslett
  • Evt oppvarmingsartist, møte, kafé el
  • Billettpris og evt medlemsrabatt.

Bruk gjerne følgende standard formulering: «Inngang: kr 100,- / Gratis for Skjærgårds LIVE-medlemmer. Bli medlem for kr 100,- i døra eller på sglive.no».

Ønsker du hjelp til å lage plakat kan du ta kontakt med post@sglive.no så skal vi se hvordan vi kan hjelpe. Plakaten kan brukes digitalt og eventuelt også trykkes/printes i fysiske versjoner hvis ønskelig.

Annonser i lokalavis og liknende kan være aktuelt. Det er en relativt dyr form for promotering, men kanskje dere kan få dette sponset? Noen lokalaviser gir også mulighet for at dere kan registrere deres arrangement på avisens nettside gratis. Det kan også være en idé å sende en pressemelding til lokalavisene, og/eller å invitere dem både til å skrive om arrangementet i forkant og til å komme på besøk på arrangementet og skrive om dette. Annonse på Facebook og andre sosiale medier er også mulig, og kanskje mer aktuelt for en yngre målgruppe.

Sosiale medier er blitt en viktig plattform for promotering. Opprett en event på Facebook og inviter bredt. Del også eventen på andre sosiale medier, andre facebooksider, nettsider osv. Andre sosiale medier som for eks Snapchat kan også benyttes. Dersom lokallaget ikke har en egen facebookside allerede bør dette opprettes og det kan være lurt å gjøre en aktiv innsats for å få mange til å like denne siden. Da vil de få informasjon neste gang dere oppretter en event.

Vi i Skjærgårds LIVE har en egen arrangementskalender på våre nettsider sglive.no. Her vil vi gjerne legge ut informasjon om det som skjer i deres lokallag. Send oss en mail med informasjon om arrangementet, så legger vi det ut!

 

Det kanskje aller viktigste for markedsføring/promotering er direkte kontakt med målgruppen, gjerne gjennom grupper de allerede er en del av. Her er noen flere tips til hvordan du kan få deltakere/publikummere til ditt arrangement:

  • Ta kontakt med ungdomsledere eller sentrale ungdommer i miljøer, menigheter el som kan være interessert i deres arrangement og inviter dem til å komme sammen som gruppe. Mennesker er flokkdyr og undersøkelser viser at en av de viktigste grunnen til at ungdom kommer på arrangement er fordi vennene deres skal.
  • Dette kan det lønne seg å tenke på allerede før man bestemmer dato for arrangementet, slik at det ikke krasjer med annet opplegg for ungdommene i området. Eller enda bedre; kanskje konserten kan legges til den faste ukedagen for ungdomsklubben og at ungdomsklubben denne dagen kan bestå i at man går sammen på konsert?
  • Kanskje kan dere også gjøre en forpliktende avtale med menigheter/ungdomsmiljøer? For eks en avtale om at en menighet betaler en gitt sum for å støtte konserten og i retur får gi noen eller alle sine ungdommer gratisbillett. 
  • Et annet tips er å la de aktuelle ungdommene/publikummerne i området bli kjent med artisten på forhånd. Kanskje artisten kan få komme på besøk på den lokale ungdomsskolen/videregående skolen og gjøre 2 låter i kantina i midttimen og invitere til konserten? 
  • Finnes det folkehøgskoler/bibelskoler/internatskoler i nærheten kan det også være spennende å samarbeide med dem. For eks kan de arrangere fellesreise til konserten eller få besøk på dagtid.
  • Oppvarmingsartist kan også være en sikker vinner når det gjelder å trekke publikummere. Og lokale fungerer ofte best. Kanskje det lokale ungdomsbandet eller koret kan starte konserten med 2-4 sanger? På denne måten har du allerede skaffet en gruppe ivrige ungdommer som naturlig vil spre informasjon og trekke sine venner og kjente til konserten. 

 

Se kapittel om profilering og promotering for mer informasjon og hjelp til profilering av lokallaget.

 

Artisthåndtering

Det er lokallagets ansvar å legge til rette for artisten så godt som mulig. Snakk med dem i forkant for å avklare hva de ønsker og trenger. 

Mange artister leverer også en rider med ønsker om hva du som arrangør skal legge til rette for. Rideren kan inneholde både tekniske behov, men også andre ønsker som for eksempel mat, rom og annet utstyr. Husk at artisten forventer at du innfrir ønskene på rideren så sant du ikke gir beskjed om annet i forkant. Er det noe på rideren du ikke kan stille med må du kontakte artist eller manager og avklare dette i forkant. 

Her er noen ting som kan være lurt å huske på:

Reise – mange artister forventer at arrangør ordner reise hvis ikke annet er avklart. Husk derfor å avtale dette tidlig. Legg opp til reise som er mest mulig behagelig for artister, og husk at de trenger tid til lydsjekk. Reise bør bookes av eller i samarbeid med artist/manager så de kan godkjenne dette.

Overnatting – dette vil artistene ofte trenge dersom det er for langt å reise hjem eller videre samme kveld. Dette må avklares i forkant. Noen artister synes det er greit med privat overnatting, men noen trenger hotell. Husk at eget rom, oppredd seng og håndkle er minstekravet. Husk også at mange artister er slitne og kanskje trenger å være litt alene, mens andre ønsker å sitte å skravle til langt på natt..

Backstage/green room – de fleste artister setter pris på å få et eget rom der de kan samle tankene før og etter konserten, skifte og slappe av litt. Husk at dette skal være artistenes eget rom og at selv om de er hyggelige å prate med så trenger de trolig litt pause og ønsker at vi som arrangør ikke oppholder oss i backstagerommet.

Mat – spør gjerne artisten om ønsker i forkant, og særlig om allergier. De bør som oftest få servert en form for middag før konserten, men det kan være slitsomt å synge på stappfull mage så legge middagen litt før konserttidspunktet. Artister setter også stor pris på litt mat, snacks og drikke i backstagerommet. Noen ønsker også en vannflaske på scena, og evt et lite håndkle.

Merchandize – mange ønsker å selge CD’er og annet merch i etterkant av konserten. Dette bør vi som arrangør hjelpe med. Lån gjerne ut kortterminal hvis dere har og artisten ikke har det selv. Sett klart et bord på et lurt sted der alle går forbi eller oppholder seg etter konserten. Hjelp til med å selge og håndtere pengene. Et tips kan være å telle opp alle produkter både i forkant og etterkant av salget slik at dere vet hva som lå på bordet og det ikke skjer misforståelser.

Kontrakt – informasjon fra punktene over bør presiseres i en kontrakt med artisten

 

Promotering av Skjærgårds’ arrangementer

Skjærgårds LIVE har en samarbeidsavtale med Stiftelsen Skjærgårdsgospel som innebærer at vi skal støtte opp om hverandres arrangementer. Dette medfører at Skjærgårds LIVE sentralt ønsker at lokallagene promoterer arrangementene til Skjærgårdsgospel, hovedsakelig Skjærgårds Music and Mission Festival og kanskje også Russeteffet i Kragerø, på lokale konserter og arrangementer der det er aktuelt og naturlig. Det handler ofte om å vise en promofilm, henge opp plakater, dele arrangementer i sosiale medier eller liknende. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller ved henvendelse til post@sglive.no.

 

LIVE for alle

Gjennom satsningen “LIVE for alle” vil vi at ALLE barn og unge skal kunne delta på våre arrangementer, både lokalt og sentralt, uavhengig av situasjon, funksjonsnivå og økonomi. Vi ønsker å legge til rette for at alle som ønsker det skal kunne delta. Det gjør vi blant annet gjennom:

  • Festival for alle – Fondet vårt som gir økonomisk støtte til de som trenger det til deltakelse på leirer og festivaler i regi av Sg LIVE eller våre lokallag. Her kan både lokallag/menighet og deltakere/foreldre søke. 
  • UNIK – Konseptet vårt med flere ulike prosjekter og arrangementer tilpasset barn og unge med ulike funksjonsnedsettelser og/eller utviklingshemminger. 
  • ALLEMED – Vi deltar i og støtter opp om ALLEMED, en nasjonal dugnad og verktøy for å inkludere alle barn og unge i fritidsaktivitet. 

Les mer om LIVE for alle og våre ulike prosjekter og satsninger HER

7.1.Kontrakt med artist #

Når du gjør avtale med artist/musiker/seminarholder/e.l. om konsert/opptreden bør dette presiseres i en kontrakt. Kontrakten bør inneholde minimum informasjon kontaktopplysninger, detaljer for opptredenen og betaling. Kontrakten bør skrives så tidlig som mulig og signeres av representant for begge parter. 

Noen artister har egne maler for kontrakt som de ønsker å bruke. Dersom dette ikke er tilfelle bør lokallaget skrive forslag til kontrakt og sende til artisten.

Skjærgårs LIVE har laget to maler for hvordan kontrakt mellom lokallag og artist kan se ut. 

For mindre konserter og enkeltopptredener anbefaler vi å benytte kortversjonen av mal for kontrakt

For større konserter, festivaler, turneer eller liknende anbefaler vi vår fullstendige mal for kontrakt

7.2.Rapportering til TONO #

All offentlig framført musikk i er i Norge regulert av åndsverkloven. Den er ment å sikre rettighetene til komponister, tekstforfattere og andre rettighetshavere. I praksis forvaltes og reguleres dette gjennom TONO. Det betyr at alle som arrangerer konserter, spiller av musikk på radio og tv, eller bruker musikk på for eks gudstjenester må betale TONO-avgift for bruk av musikken. TONO fordeler igjen disse midlene ut til de som har laget musikken som blir benyttet. Dette gjør de med bakgrunn i opphavsretten og har som hensikt å sørge for at musikere og låtskrivere skal få betalt for de verkene de lager og på den måten kan fortsette å lage nye verk.

Det fins tre typer arrangementer:

  • Undervisning
  • Musikkandakt
  • Konsert

Rutinene for rapportering er forskjellig avhengig av type arrangement.

Hvis du er i tvil om hva slags type arrangement du har, kan du sjekke dette flytskjemaet:

 

RUTINER FOR RAPPORTERING

 

1. Undervisning

Hvis det er en lukket gruppe som får opplæring og det ikke tas inngangspenger regnes det som undervisning. Eksempler er konfirmasjonsundervisning og skolebesøk (folkehøgskole, bibelskole, offentlig/privat skole). Et åpent arrangement på en skole er ikke undervisning. Det er heller ikke undervisning om det tar inngangspenger.

Musikk brukt i undervisning skal ikke rapporteres til TONO.

 

2. Musikkandakt

Hvis det er et åpent arrangement med både musikk og forkynnelse, som ikke har inngangspenger, regnes det som musikkandakt. Kollekt og medlemskontingent regnes ikke som inngangspenger.

Musikkandakt skal rapporteres til TONO, men du trenger ikke betale for det.

Fyll ut skjema for rapportering av musikkandakt. Send inn til TONO, enten selv eller la menigheten sende inn. Du kan laste ned skjemaet her: TONO skjema – Rapporteringsskjema for musikkandakt

TONO-skjemaet legger opp til at dette skjer i en menighet. Det enkleste er også å sende inn via menigheten (Forutsatt, altså, at arrangementet faktisk foregår i en menighet…) Du kan også sende skjemaet inn til TONO selv. Da skriver du bare stedet for arrangementet der det står «kirke» og undertegner selv der det står «organist». (Dette har vi avklart med TONO)

 

3. Konsert

All bruk av musikk som ikke er musikkandakt eller undervisning er konsert. Hvis det tas inngangspenger er det uansett konsert. Kollekt regnes ikke som inngangspenger.

Konsert rapportert inn via menighet

Hvis konserten skjer i samarbeid med en menighet, bør du spørre en av de ansatte om menigheten har rammeavtale med TONO. I så fall kan du eller en ansatt i menigheten fylle ut rapport for konserten og la menigheten sende denne inn til TONO. Den rapporten er superenkel å fylle ut og det koster verken lokallaget eller menigheten noe ekstra. Skjemaet menigheten bruker kan du laste ned her: TONO skjema – Rapporteringsskjema for konserter i menigheten

Konsert du skal søke tillatelse og rapportere inn selv

Hvis du skal arrangere konsert og IKKE samarbeider med en menighet som har rammeavtale med TONO må du gjøre litt mer jobb og betale TONO-avgift. Det første du må gjøre er å søke TONO om tillatelse. Dette gjøres primært i forkant av konserten.

Du søker om tillatelse her: www.tono.no/kunder/konsert-event

Etter arrangementet vil TONO kontakte deg og spørre etter antall publikummere og billettinntekter. Husk at medlemskontingent som betales i døra på vei inn til konsert IKKE regnes som billettinntekter. Kollekt er heller ikke billettinntekter. Dette skal dere altså ikke oppgi til TONO. Dersom du vet antall publikummere og billettinntekter når du søker tillatelse kan du oppgi dette med en gang. Når du har sendt inn opplysningene vil du få en regning for TONO-avgift for arrangementet.

For at låtskriveren skal få betalt må artisten i tillegg sende inn musikkrapport til TONO. Det gjør artisten selv via egen innlogging hos TONO eller de kan fylle ut skjema for rapport som du finner her: www.tono.no/faq-items/konsertrapport. Lokallaget kan gjerne hjelpe til med å sende inn skjemaet for artisten, til marked@tono.no.

 

VEDLEGG

TONO skjema – Rapporteringsskjema for musikkandakt

TONO skjema – Rapporteringsskjema for konserter/live-arrangementer i menigheten

 

HVOR MYE MÅ JEG REGNE MED Å BETALE I TONOAVGIFT?

Hvis du lurer på hvor mye du må regne med å betale i TONO-avgift kan du benytte kalkulatoren du finner her: forms.tono.no/konsert/index.php

Slik beregnes avgiften ved konserter:

Inngangspenger
Kr 1 – 6750:                            kr 657,- (minimumssatsen)
Kr 6750 – 18249                     10 % av billettinntektene
Kr 18 249 – 54 855                  1825,- + 8 % av billettinntekter over 18250,-
                                   (og så synker prosentsatsen etter hvert som billettinntektene stiger)

Antall deltakere/publikum
De første 100                         kr. 657,- (minimumssatsen)
Hver person over 100            Kr 3,-

TONO beregner alltid den summen som blir høyest.

 

DIREKTESENDING AV MUSIKK PÅ NETT

Hvis lokallaget skal arrangere en direktesendt konsert eller gudstjeneste på nett må man rapportere og betale for dette. TONO har laget en guide for hvordan man skal rapportere musikkbruken til TONO og bidra til at de som har skrevet musikken får rettmessig betalt.

Du finner TONO sin guide for direktesending av musikk på nett her.

UNNTAK: TONO har med bakgrunn i Covid-19-situasjonen gitt fritak for ordinær lisensiering av gudstjenester og musikkandakter på nett fra 1. januar 2021 til 1. juni 2021. Det betyr at man ikke trenger å betale for dette i perioden, MEN HUSK at man fortsatt må rapportere inn musikkbruken til TONO. 

8.Profilering og promotering #

Lokallag i Skjærgårds LIVE kan selv bestemme hvordan de ønsker å profilere sitt lokallag så sant det ikke strider mot vedtekter eller gjeldende praksis.

Sentralleddet i Skjærgårds LIVE ønsker å hjelpe lokallagene med profilering både ved å produsere noe materiell og ved å gi råd og veiledning for hvordan markedsføre lokallaget og deres arrangementer.

Her er noen av de formene for profilering som vi anbefaler for våre lokallag:

 

Nettside

På Skjærgårds LIVE sin nettside, sglive.no, finnes en oversikt over alle lokallagene. Her finnes kort informasjon om lokallaget, hvor det holder til og kontaktinformasjon til styreleder/kontaktperson. Informasjonen legges ut av sentralleddet i Sg LIVE når lokallaget er etablert. Dersom lokallaget ønsker at det skal legges ut mer informasjon her er det bare å ta kontakt med post@sglive.no.

Vi har også en egen arrangementskalendersglive.no der vi kan legge ut informasjon om det som skjer i deres lokallag. Send oss en mail med informasjon om arrangementet, så legger vi det ut!

 

Egen nettside

Noen lokallag har også egen nettside eller en side tilknyttet menighet, skole eller bedehus. Her kan dere legge ut informasjon om lokallaget og informasjon om kommende aktiviteter og arrangementer. 

 

Sosiale medier

Vi anbefaler lokallag å opprette egen profil på sosiale medier for lokallaget. Vi kan særlig anbefale Facebook, men også Snapchat, Instragram og liknende kan være aktuelt. Skjærgårds LIVE sentralt kan gi råd om oppsett og bruk av slike sider, og også produsere logo/bilde til disse. Ta kontakt med post@sglive.no for veiledning.

Vi anbefaler også at lokallaget oppretter event på Facebook og/eller liknende sosiale medier når de skal arrangere konserter, festival eller liknende. Det kan da være lurt å benytte lokallagets Facebook-side som arrangør.

 

Logo

Skjærgårds LIVE sentralt designer egen lokallag for alle lokallag i tråd med gjeldende logo for sentralleddet. Logoen leveres i sort, hvit og eventuelt sesongens farger, og lokallaget får tilgang til denne i vektorisert bildefil og kan selv benytte den til egen profilering.

Ønsker du å laste ned logo for Skjærgårds LIVE (sentralt) kan du finne denne på sglive.no/promomateriell.

 

Trykksaker

Dersom lokallag ønsker å bestille opp egne trykksaker som klær, effekter, kontorartikler osv kan Sg LIVE sentralt bidra noe med produksjon av logo og trykkfil til dette dersom de har kapasitet. Sentralleddet kan også spørre om forslag til type trykksaker og leverandør.

 

Promotering av lokallagets arrangementer

Når lokallaget skal ha arrangement er promotering er stort og viktig del av forarbeidet. Dette viser seg ofte å være vanskeligere enn man tror, så vi anbefaler at man begynner tidlig, lager en god plan og legger ned mye arbeid i dette. Se mer informasjon og tips til promotering av lokale konserter og arrangementer i kapittelet om arrangementer.

 

Promotering av Skjærgårds LIVE

I tillegg til å promotere lokallaget og dets egne arrangementer ønsker vi at lokallagene hjelper oss å promotere Skjærgårds LIVE som organisasjon. Dette vil ofte skje av seg selv gjennom promotering av lokallaget, men det kan likevel være verdt å tenke på. Promotering av Skjærgårds LIVE handler hovedsakelig om å informere medlemmer og deltakere om muligheter og fordeler ved medlemskap, å engasjere seg i lokallag, å starte nye lokallag og om muligheter for deltakelse på sentrale arrangementer. For eksempel kan man vise promofilmen for Skjærgårds LIVE under lokallagets arrangementer. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller fås ved henvendelse til post@sglive.no.

 

Promotering av Skjærgårds’ festivaler

Skjærgårds LIVE har en samarbeidsavtale med Stiftelsen Skjærgårdsgospel som innebærer at vi skal støtte opp om hverandres arrangementer. Dette medfører at Skjærgårds LIVE sentralt ønsker at lokallagene promoterer arrangementene til Skjærgårdsgospel, hovedsakelig Skjærgårds Music and Mission Festival og kanskje også Russeteffet i Kragerø, på lokale konserter og arrangementer der det er aktuelt og naturlig. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller fås ved henvendelse til post@sglive.no.

9.Regnskap #

Det eneste kravet til et lokallags økonomi er at lokallaget måha selvstendig økonomi. Dette innebærer at:

  • lokallagets styre er de eneste som bestemmer over lokallagets økonomi
  • lokallaget fører regnskap med oversikt over inntekter og utgifter
  • lokallaget må ha en bankkonto

 

Lokallaget velger selv hvordan de vil holde kontroll over sin egen selvstendige økonomi, men her er noen tips og råd som kan være nyttige:

Å ha kontroll over selvstendig økonomi innebærer at lokallaget må kunne gjøre rede for lokallagets inntekter og utgifter, og gjøre rede for pengene som går inn og ut av bankkontoen deres.

Ved slutten av året må dere også kunne si hvor mye penger lokallaget har igjen.

Ta vare på alle kvitteringer, fakturaer og andre utgiftsbilag for styremøter og arrangementer dere lager. Før inntekter og utgifter inn i et regnskap, enten i en regnskapsbok eller et excel-ark. Skjærgårds LIVE sentralt har mal for et slikt excel-regnskap som dere kan bruke hvis dere vil, se punkt 6.1.1. Ved slutten av året gjør dere opp regnskapet og får en utenforstående til å revidere/godkjenne regnskapet.

Dere kan deretter lage et regnskapssammendrag og sende det til Skjærgårds LIVE for godkjenning.

Dersom dere har felles kontonummer med for eks en menighet, kreves det at dere leverer regnskapssammendrag/årsregnskap for lokallaget sammen med årsmeldingen. (En slik løsning med felles kontonummer skal ALLTID avklares med Sg LIVE sentralt før den opprettes.)

 

Frifond

Det må kommet tydelig frem i regnskapet hvor mye lokallaget har fått i støtte fra Sg LIVE Frifond (dvs støtte til arrangement/aktivitet fra Sg LIVE sentralt). Det må også komme frem i regnskapet at dere har brukt opp støtten, dvs at dere må ha minst like mye utgifter som dere har fått i støtte.

 

Medlemskontingent

Det må komme tydelig frem i regnskapet hvor mye lokallaget har samlet inn av medlemskontingent til Skjærgårds LIVE. Det må også komme frem at medlemskontingenten er videreført til Sg LIVE sentralt.

 

Kvitteringer

Spar på alle kvitteringer. Tips: Ta bilde av kvitteringene fortløpende og send dem til økonomiansvarlig i lokallaget. Da har dere en kopi i tilfelle papirkvitteringen forsvinner.

Kvitteringene brukes som bilag i regnskapet til lokallaget.

 

Nettbank

Når dere bruker nettbank til å betale regninger eller liknende er kvittering/transaksjonsbilag fra nettbanken godt nok som bilag i regnskapet.

Når dere bruker nettbank kan kontoutskrift og/eller årsrapport være godt nok som årsregnskap dersom den inneholder alle utgifter og inntekter i løpet av året.

 

Private utlegg

Hvis du har brukt egne penger/eget bankkort og skal ha penger tilbake fra lokallaget etterpå: Fyll ut et utgiftsbilag/utleggskjema (se punkt 6.1.2) og stift/lim kvitteringene fast i skjemaet. Utgiftsbilaget brukes som bilag i regnskapet til lokallaget.

 

Honorar

Det enkleste er at den som skal ha honorar sender faktura (regning) til dere.

Hvis det ikke er mulig, kan den som skal ha honorar fylle ut og signere et honorarskjema (se punkt 6.1.3). Faktura eller honorarskjema brukes som bilag i regnskapet.

 

Reiseregning/kjøregodtgjørelse

Dette ønsker du å unngå. Det er komplisert og knotete, og vi anbefaler derfor at dere avtaler honorar inkludert reiseutgifter med artisten. Hvis en artist eller lignende ønsker å skrive reiseregning kan du spørre Sg LIVE sentralt om å få tilsendt en mal. (Det har med skatt å gjøre og det kan være litt penger å spare på dette for artisten). Reiseregningen brukes som bilag i regnskapet.

 

Kontanter

Inntekter på konsert, gaver, salg av CD/t-skjorter osv. skal telles av to personer. Beløpet noteres på et ark sammen med informasjon om hva dette er og når det ble samlet inn. Begge de to som teller skal signere på arket. Legg arket og pengene i en konvolutt. Ta med konvolutten til banken og få pengene inn på konto. Arket med signatur brukes som bilag til regnskapet, sammen med kvittering fra banken.

 

Faktura (utgående)

Hvis lokallaget skal sende faktura til noen, anbefaler vi at dere bruker standard mal for faktura. Fyll inn det som står med rød tekst og endre deretter hele teksten til sort. Fakturaen dere sender ut brukes som bilag til regnskapet (og de som mottar den kan bruke den i sitt regnskap!)

9.1.Forslag til regnskapsoppsett for Sg LIVE lokallag #

9.2.Utgiftsbilag mal Sg LIVE lokallag #

9.3.Honorarskjema mal Sg LIVE lokallag #

9.4.Faktura mal Sg LIVE lokallag #

9.5.Forsikring #

Skjærgårds LIVE har kollektiv ulykkesforsikring hos forsikringsselskapet KNIF. Forsikringen omfatter deltakere og frivillige medarbeidere på arrangementer i regi av Skjærgårds LIVE og lokallagene. Forsikringen gjelder ikke deltakere på 24Hours festivaler som er forsikret gjennom Stiftelsen Skjærgårdsgospel.

Lokallag trenger ikke tegne egen forsikring.

Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om forsikring.

10.Hypersys - medlems- og lokallagssystem for Skjærgårds LIVE #

Hypersys er databasesystemet vi bruker for å holde oversikt over lokallagene og medlemmene våre. Alle medlemmer vil kunne logge seg inn i Hypersys, og vil få tilgang til innsyn og endring tilpasset deres medlemskap/verv.

Lokallagsledere og andre kontaktpersoner for lokallag kan se og redigere informasjon om sitt lokallag og sine medlemmer i Hypersys. Det jobbes også med at søknader om Frifond-støtte og innlevering av årsrapport skal skje elektronisk via Hypersys.

Husk at for at våre lokallag og medlemslister skal være gyldige for statlig støtte osv, er det veldig viktig at vi holder god orden og oversikt i Hypersys og at alt føres etter regelverket. Ta derfor kontakt med oss for å få hjelp FØR du gjør endringer dersom du er usikker på noe.   

 

Innlogging:

Alle medlemmer i Skjærgårds LIVE ligger i medlemslista vår i Hypersys og har dermed også en bruker/profil i systemet (MinSide).

Slik logger du deg inn:
Åpne nettleseren din og gå til sglive.hypersys.no (uten www foran)
Dersom du har vært innlogget før kan du logge inn med din e-postadresse/medlemsnummer og passord.
Dersom du logger inn for første gang må du aktivere brukeren din, se punkt 1 – 7 nedenfor:

  1. Klikk «glemt passord»
  2. Skriv inn din e-postadresse og klikk «send nytt passord»
    E-postadressen du skriver inn her må være den samme som du er registrert med i vår medlemsliste. Hvis du ønsker at vi skal endre denne før du logger inn må du sende en mail til oss; post@sglive.no.
  3. Når du har klikket «send nytt passord» vil du få tilsendt en e-post med informasjon om hvordan du kan opprette/endre passord
  4. Dersom din e-postadresse er registrert på flere brukere/medlemmer (for eks dine barn/ektefelle), vil du få flere e-poster, én for hvert medlem registrert med din e-postadresse. Velg da den e-posten som har DITT navn øverst i e-posten
  5. Klikk på linken for å opprette nytt passord
  6. Skriv inn ønsket passord, og klikk «endre passord» 
  7. Klikk på «logg inn» og skriv inn din e-postadresse eller medlemsnummer, og det nyopprettede passordet. Dersom det var registrert flere medlemmer på din e-postadresse og du fikk flere e-poster tilsendt MÅ du benytte medlemsnummer (ikke e-post) ved innlogging. Medlemsnummeret ditt finner du i e-posten du fikk tilsendt. 

 

10.1.Hypersys for medlemmer #

 

Se eller endre dine kontaktopplysninger

Vi ønsker at dine kontaktopplysninger skal være oppdatert til en hver tid slik at vi kan nå ut til deg med informasjon og tilbud.

  1. Klikk på den store Sg LIVE-logoen øverst til venstre. Dette tar deg alltid tilbake til din profil.
  2. I den store boksen til venstre på siden, med overskriften ”navnet ditt” finner du dine registrerte opplysninger. Disse kan du enkelt endre ved å klikke på det du vil endre. Eksempel: Klikk på adressen din, skriv inn ny bostedsadresse, og klikk på den blå knappen med hake for å lagre.

 

Se opplysninger om ditt medlemskap

Her kan du se når du ble medlem og om du har betalt kontingent for i år. Du vil også kunne laste ned faktura for medlemskontingent som du kan betale i nettbank.

  1. Gå til boksen til høyre på siden, med overskriften ”medlemskap”. Her vil du få se lokallagene du er eller har vært medlem i. Dersom du her ser en grønn prikk ved siden av et medlemskap med årstallet for inneværende år betyr dette at du har betalt kontingent for i år. Rød prikk indikerer ubetalt medlemskap. Du er mulig å betale kontingent for samme kalenderår i flere lokallag. 
  2. Klikk på +tegnet til venstre i boksen, til venstre for navnet på lokallaget(-ene). Da vil du få opp en liste over alle årene du har vært medlem i dette lokallaget og hvilke år du har betalt kontingent. Dersom får opp flere +tegn betyr det at du har vært medlem i flere ulike lokallag, og du vil kunne klikke på +tegnene og se hvilke år du har vært medlem i de ulike lokallagene. Dersom du ikke ser noe +tegn men i stedet kun -tegn er dette fordi oversikten over dine medlemskap i lokallaget allerede er synlig. 
  3. Dersom du ikke har betalt kontingent for i år vil du i lista også få mulighet til å klikke på ”vis faktura (pdf)”. Da vil det lastes ned en faktura i PDF med informasjon om hvordan du kan betale din medlemskontingent i nettbanken din.
  4. Dersom du sitter i styret i et lokallag må du betale medlemskontingent i det lokallaget du sitter i styret for. Dette er påkrevd for at lokallaget skal være gyldig. Dersom du skal delta på et arrangement der det for eks gis medlemsfordeler til medlemmer i kun ett spesifikt lokallag må du sørge for å ha betalt kontingent til minimum dette lokallaget for å få fordelene. 

 

 

10.2.Hypersys for lokallagsledere / lokallagets kontaktperson #

 

Endre informasjon om lokallaget

Husk at det må gjøres et vedtak i styret eller på medlemsmøtet for at du skal ha lov til å endre informasjon om lokallaget.

  1. Gå til ”Vår organisasjon” i menylinjen øverst på siden, og klikk på ”organisasjonsprofil” i menyen som kommer til syne.
  2. Du er nå inne på lokallagets profil/side og kan her se og endre informasjon om lokallaget så sant du har fått tilgang til dette.
  3. Her kan du også se informasjon om styret i lokallaget og når det ble opprettet, og du kan klikke på de enkelte styremedlemmene og komme videre til deres profil der du for eks kan se om de har betalt kontingent.
  4. Gå til ”Vår organisasjon” i menylinjen og klikk på ”verv” og du vil kunne se alle som har verv eller roller knyttet til ditt lokallag.
  5. Dersom du har verv/tilgang til flere lokallag kan du velge hvilket lokallag du nå vil se/administrere ved å klikke på lokallagsnavnet helt til venstre i menylinjen øverst på siden. Du vil da få opp en liste over de lokallagene du har tilgang til og kan derfra velge hvilket lokallag du vil administrere.

 

Medlemslister og medlemsinformasjon

Som lokallagsleder/kontaktperson kan du hente ut informasjon om dine medlemmer og medlemsliste over lokallaget.

Dersom du vil se informasjon om enkelte medlemmer kan du søke opp navn eller deler av navn i søkefeltet øverst til høyre på siden. Du vil da få innsyn i det enkelte medlemmets kontaktopplysninger og medlemskap på samme måte som beskrevet under overskriften ”For medlemmer” ovenfor.

Husk at du som lokallagsleder/kontaktperson har tilgang til å se og behandle personopplysninger for medlemmene i lokallaget. Det er viktig at dette gjøres varsomt og i tråd med gjeldende regelverk. Se mer informasjon om i kapitellet om medlemsverving og i kapittelet om personvern

 

Dersom du ønsker å se eller laste ned liste over alle medlemmer i lokallaget gjør du følgende:

  1. Gå til ”Medlemskap” i menylinjen og klikk på ”medlemsliste (ny)”.
  2. Her får du opp en liste over alle medlemmer i ditt lokallag, både de som har betalt kontingent for i år og dermed er gyldige medlemmer (grønn prikk i venstre kolonne), og de som ikke har betalt for i år (rød prikk i venstre kolonne).
  3. Hvis du ønsker liste over KUN de som har betalt/gyldig medlemskap kan du velge betalingsstatus “Betalt” i rullgardinmenyen over kolonnen til venstre. 
  4. Over lista står årstallet for inneværende år (standard), men dette kan lett endres ved å klikke på årstallet dersom du i stedet ønsker å se medlemsliste for et annet år.
  5. Nederst på siden, under lista, kan du velge hvor mange linjer som skal vises på siden og du kan bla deg videre til neste side dersom lista inneholder flere medlemmer enn det som har plass i den valgte visningen.
  6. For å vise mer/mindre informasjon om medlemmene kan du velge hvilke kolonner du vil skal være synlig ved å klikke på ”Velg kolonner og filtre” til høyre over lista. Her kan du klikke deg inn på de ulike kategoriene av informasjon og huke av for hvilken informasjon som skal vises i medlemslista. Du kan også legge på ulike filtre og på den måten la medlemslista vise kun et spesifikt utvalg medlemmer.
  7. I venstre kolonne finnes en avkryssingsboks, både for hver linje og helt øverst. Avkrysningsboksen helt øverst gjør at alle medlemmene i lista markeres, også de som ikke er synlig på den valgt siden dersom det er flere medlemmer enn det er plass til på siden. Når én eller flere av avkryssingsboksene til venstre er krysset av får du opp muligheter for ulike aksjoner. Disse blir synlig på en linje over lista. Du kan blant annet sende e-post til alle avkryssede medlemmer, eller du kan eksportere de avkryssede linjene i lista til en excel-fil som lastes ned til din maskin.
    1. Husk å aktivere filteret «kontaktbar: Ja» før utsending av e-post eller liknende slik at du kun sender informasjon til de som ønsker dette.
    2. Husk at lister over medlemmer kun skal lastes ned til din maskin når det er nødvendig, at den kun skal inneholde den informasjonen du har behov for, at lista ikke skal deles med noen, og at lista skal slettes etter bruk. Dette er av hensyn til medlemmenes personvern.

Du må også benytte Hypersys for å sende inn årsrapport. Se mer informasjon om årsrapport her.

 

11.Årsrapport #

Alle lokallag i Skjærgårds LIVE må levere årsrapport etter hvert kalenderår.

Årsrapport leveres elektronisk gjennom vårt medlemssystem Hypersys.

 

HVEM SKAL LEVERE ÅRSRAPPORT?

Alle lokallag MÅ levere årsrapport. Dette er et krav både i våre vedtekter og hos de statlige tilskuddsordningene vi får støtte fra. Lokallag som ikke leverer årsrapport vil ikke bli regnet som gyldig, kan ikke søke om økonomisk tilskudd, og kan også få krav om å betale tilbake allerede utbetalt tilskudd. Det er lokallagets styreleder eller kontaktperson som skal fylle ut og levere rapporten. Rapporten må signeres av lokallagets styreleder eller to styremedlemmer.

 

NÅR SKAL VI LEVERE ÅRSRAPPORT?

Årsrapporten skal leveres innen 1. mars hvert år. Det skal da leveres rapporter for forrige kalenderår, med tall og informasjon fra året som nylig er avsluttet. 

 

HVORDAN LEVERE ÅRSRAPPORT? 

Før du leverer årsrapport må du sørge for at eventuelle referater fra valg av styre i lokallaget og eventuelle innmeldingslister med medlemmer i lokallaget er sendt inn til Skjærgårds LIVE sentralt. Du må også sørge for at du har innloggingsinformasjon (bruker og passord) til medlemssystemet vårt, Hypersys. Klikk her for mer informasjon.

Når du er klar til å levere årsrapport går du til sglive.hypersys.no og logger deg inn. Når du er innlogget:

  • Finn “Årsrapport” i menylinjen øverst og klikk på denne.
  • Velg deretter rapporten merket med årstallet du skal levere rapport for (forrige kalenderår).
  • Fyll ut årsrapportskjemaet, og merk at informasjonen som oppgis skal være den som var gjeldende pr 31. desember.
  • Klikk “Send inn” og du blir deretter tatt videre til siden for elektronisk signering.

Når rapporten er levert må den også signeres av enten lokallagets styreleder pr 31. desember eller 2 av lokallagets styremedlemmer pr 31. desember. Dersom en annen i lokallaget (for eks kontaktperson eller tidligere styreleder) allerede har fylt ut rapporten vil du bli tatt direkte til siden for signering. For å signere må du først verifisere deg ved å klikke på “SMS” nederst på siden for signering, følge instruksjonene for verifisering, og deretter signere rapporten.

I årsrapporten vil lokallaget få mulighet til å oppgi samlede utgifter for året rapporten gjelder. Dette er valgfritt, men dersom lokallaget ønsker moms-kompensasjon gjennom Sg LIVE må utgiftene oppgis i rapporten. For at det skal søkes moms-kompensasjon forutsettes det også at lokallaget er registrert i Brønnøysundregistrene innen 1. september i kalenderåret etter året det rapporteres for, og det forutsettes at det IKKE søkes moms-kompensasjon for lokallagets utgifter gjennom andre instanser (for eks menighet, skole eller andre organisasjoner). Når forutsetninger er innfridd og lokallaget har krysset av for at de ønsker moms-kompensasjon i årsrapporten vil Skjærgårds LIVE sentralt søke om kompensasjon på vegne av lokallaget. Mottatt moms-kompensasjonen vil overføres til lokallagets bankkonto før nyttår, til fritt bruk.

 

Skjema for årsrapport blir gjort tilgjengelig innen 1. februar.
Frist for levering og signering av årsrapport er 1. mars. 

 

Det er en veldig enkel rapport som skal være unnagjort kjapt og greit med noen få tastetrykk! 

Ta kontakt med oss på post@sglive.no hvis du har spørsmål. 

12.Medarbeidere #

Frivillige medarbeidere er en enorm ressurs for organisasjonen vår, lokallagene, og andre samarbeidspartnere. Både sentralt og lokalt ønsker vi å benytte det potensialet og de ressursene som ligger i frivillige medarbeidere på en god måte.

Uansett arrangement, og uansett hvem og i hvilken alder de frivillige medarbeiderne er, er det viktig å ta godt vare på dem! Ungdommens kirkemøte 2020 har laget en liste med tips for ung frivillighet. Denne synes vi inneholder mange gode innspill, og anbefaler lokallag å benytte seg av disse:

Her er UKM 2020s (konkrete) tips for ung frivillighet:

  • Vær mer frimodig! Spør flere og nye mennesker om å bidra.
  • Utfordre minst to unge eller en liten gruppe til å ta frivillige oppgaver, istedenfor enkeltpersoner.
  • Gi unge trygge rom og tillitt til å prøve (og feile og prøve igjen). Det skaper mestringsfølelse og /eller eierskap.
  • Gi unge mulighet til å oppleve at de er del av et større felleskap, gjennom markeringer, deltakelse på leir, arrangement på tvers av menigheter og organisasjoner, seminar, Trosopplæringskonferansen med mer.
  • Arranger egne arrangement hvor frivillige kan møtes og bare være deltakere.
  • Bygg fellesskap og nettverk ved å dra på lederleir.
  • Del ut diplom/attest for frivillig innsats, gjerne ved en markering.
  • Finn tidspunkter for møter og samlinger som passer for unge.
  • Feire ungdomsgudstjenester, for og av unge.
  • Om menigheten ikke har et tilbud etter konfirmasjonstiden, prioriter dette!
  • Jobb med relasjonsbygging mellom frivillige, ansatte og potensielle frivillige.
  • Kommuniser at alle oppgaver er like viktige og del av et hellig ansvar, også de i bakgrunnen (for eksempel å rydde).
  • En tilgjengelig og synlig ansatt bør ha overordnet ansvar for unge frivillige. Samtidig må de andre ansatte også engasjeres i ung frivillighet.
  • Tilby unge frivillige kurs om hvordan demokratiet i kirken er oppbygd og hvordan unge frivillige kan påvirke. Dette er med på å styrke demokratiet vi har i kirken.
  • Lær av menigheter og organisasjoner som har god ung frivillighet både i og utenfor Den norske kirke.
  • Skryt av og be for de unge frivillige!

12.1.Grunnleggende holdning om teologi og medarbeiderskap #

«Skjærgårds LIVE er en mangfoldig organisasjon som er opptatt av at det som samler oss er større enn det som skiller oss. Vi står sammen i troen på Jesus Kristus korsfestet og oppstått, og har fem verdier vi styrer etter: samlende, utrustende, Jesus-fokusert, kreativ og inspirerende. Dette er vi stolte av, og dette er verdier vi forventer at våre medarbeidere følger».

Dette er Skjærgårds LIVE sin grunnleggende holdning i spørsmål om teologi. Den er førende for hva vi tenker om medarbeiderskap.

KLIKK HER for å lese mer om hva vi tenker om medarbeiderskap i Skjærgårds LIVE og lokallagene våre.

13.Personvern #

Skjærgårds LIVE er opptatt av personvern og av å ta best mulig hensyn til deg som deler av dine personopplysninger med oss. 

Medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer dine oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender deg informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. Skjærgårds LIVE vil ikke dele dine personopplysninger med andre. 

13.1.Rutiner og retningslinjer for personvern i lokallag #

Også lokallagene i Skjærgårds LIVE oppbevarer og behandler en rekke personopplysninger for våre medlemmer og deltakere på arrangementer. Det er derfor viktig at også lokallagene følger rutiner og retningslinjer som sørger for at disse opplysningene blir behandlet på rett måte.

Hovedregelen er at lokallagets oppbevaring og behandling av medlemmenes personopplysninger skal skje i medlemssystemet Hypersys.

13.1.1.Personvern og medlemmer, medlemslister og innsyn #

VERVE OG INFORMERE MEDLEMMER

Rutiner for medlemsverving og håndtering av personvernopplysninger man samler inn er beskrevet i kapittelet om å verve medlemmer.

  

INNMELDINGSLISTER

Det er viktig å oppbevare innmeldingslapper/papirlister/digitale lister over medlemmer på en sikker måte og ikke dele de med noen utenfor lokallaget/sentralleddet i Sg LIVE.

Når dere har vervet medlemmer skal lister over disse sende til Sg LIVE sentralt. Sg LIVE sentralt vil legge informasjonen inn i den sikre medlemsdatabasen Hypersys, og lokallaget vil så kunne få tilgang til informasjon om medlemmene via Hypersys. Sg LIVE sentralt tar på denne måten ansvar for å oppbevare det dere trenger av informasjon om deres medlemmer for dere, slik at dere slipper å gjøre dette selv!

Etter at innmeldingslister/-lapper er sendt inn til Sg LIVE sentralt anbefaler vi at lokallaget sletter alle lapper og lister med personopplysninger til medlemmer, både papirlister og digitale lister. Dersom dere skal oppbevare listene videre må dere ha en god grunn til det, og de må oppbevares på en sikker og oversiktlig måte. Eksempler på mulige måter å oppbevare lister er låst arkivskap eller sikre, digitale plattformer med passord. En annen løsning kan være å anonymisere listene (beholde for eks kun antall, fødselsår, fylke). Lister som ikke er anonymisert må slettes eller anonymiseres etter 5 år.

 

HYPERSYS

Vi har et digitalt medlemsregister, Hypersys, som alle medlemmer og personer med verv i lokallag kan få tilgang til. Gjennom tildeling av verv og tilgangskontroll kan vi gi spesifikk tilgang til opplysninger om medlemmer i deres lokallag, til de som trenger det.

Som standard har alle styremedlemmer og kontaktpersoner for lokallag ved innlogging innsyn i opplysninger om lokallagets medlemmer så sant ikke annet er avtalt.

Lokallaget skal så langt det er mulig unngå å laste ned eller oppbevare lister over medlemmer noe annet sted enn i Hypersys, verken på papir eller digitalt. Ved arrangementer eller liknende der lokallaget har behov for innsyn i en oversikt over sine medlemmer skal dette gjøres ved innlogging i Hypersys, uten nedlasting.

Du skal ikke dele din Hypersys-bruker med andre. Spør oss heller om å gi flere personer/medarbeidere egen tilgang til Hypersys for en kortere eller lengre periode. Dersom du logger inn i Hypersys og deretter lar andre medarbeidere få innsyn, for eksempel ved medlemsverving på arrangement, er det fortsatt ditt ansvar at personopplysningene blir behandlet på riktig måte og at medarbeiderne følger rutiner og retningslinjer for personvern i lokallag.   

For mer informasjon om innlogging i Hypersys, se kapittel om Hypersys.

 

TILGANG TIL LOKALLAGETS MEDLEMSLISTER

Å være styremedlem i styret i et lokallag i Skjærgårds LIVE innebærer at man får tilgang til personopplysninger om lokallagets medlemmer.

Ved å takke ja til dette vervet bekrefter du at du:

  • Benytter opplysninger kun til avtalt formål og til å oppfylle avtale om medlemskap i tråd med gjeldende personvernerklæring og rutiner
  • Ikke deler opplysningene med andre
  • Ikke laster ned eller lagrer personopplysninger utenfor Hypersys uten at det er grunnlag for dette

Det er styreleders ansvar å sørge for at alle nyvalgte styremedlemmer informeres om dette. Informasjon finnes i mal for referat fra møte med valg av styre, og styreleder signerer på vegne av hele styret ved signering av referat.

 

UTVIDET TILGANG

I tillegg til styremedlemmer kan også andre personer få tilgang til medlemslister ved behov. Dette gjelder voksenledere, kontaktpersoner, observatører, frivillige medarbeidere og liknende. Lokallagsledere/kontaktpersoner kan i enkelte tilfeller få utvidet, tidsavgrenset tilgang til medlemslister utover eget lokallag i forbindelse med spesielle arrangementer.

Utvidet tilgang gis av daglig leder/medlemsansvarlig i Sg LIVE sentralt. Forutsetning for dette er at personen som får tilgang bekrefter at han/hun benytter opplysninger kun til avtalt formål, ikke deler dem med andre og ikke laster ned/printer ut opplysninger uten ved behov.

 

PERSONOPPLYSNINGER UTENFOR HYPERSYS

I spesielle tilfeller kan lokallaget ha behov for å laste ned og/eller oppbevare og behandle lister med medlemmers eller deltakeres personopplysninger på papir eller digitalt, utenfor Hypersys/Checkin/liknende systemer. Det kan for eksempel være på arrangementer uten internettdekning, på leirer/festivaler, ved midlertidig behandlinger eller overlevering til Sg LIVE sentralt, eller i forbindelse med verving. I slike tilfeller kan lokallaget behandle disse listene på papir/digitalt, men man må da ta følgende forhåndsregler:

  • Opplysningene skal oppbevares/behandles utenfor Hypersys så kort tid som mulig
  • Når opplysningene ikke lenger er i bruk skal de slettes
  • Opplysningene skal ikke deles med andre
  • Opplysningene skal ikke brukes til annet enn avtalt formål
  • Last ned/oppbevar et minimum av opplysninger (For eks: ikke last ned adresse og fødselsdato hvis du kun skal bruke navn og mobilnummer.)
  • Oppbevar listene på et trygt sted
  • Hvis du oppbevarer lister digitalt på data eller liknende må tilgangen være passordbeskyttet
  • Vær særlig forsiktig med sensitive opplysninger (som allergier, medisiner), og anonymiser om mulig

 

OPPDATERING OG SLETTING

Oppdatering og endring av personopplysninger skal registreres i Hypersys da dette er vår alltid oppdaterte medlemsdatabase. Eventuelt i Checkin for deltakere på arrangement. Dersom lokallaget mottar informasjon om endring av medlemskap, endringer av kontaktinformasjon, utmelding, eller ønske om å ikke motta informasjon skal dette rapporteres inn til Sg LIVE sentralt så snart som mulig. Sentralleddet vil oppdatere dette i Hypersys.

Dersom Sg LIVE sentralt får beskjed om endring/utmelding/avmelding vil dette bli oppdatert i Hypersys.

Medlemmer/deltakere har rett til å bli slettet hvis de ber om det. Hvis lokallaget mottar ønske om sletting skal lokallaget slette personen fra sine lokale lister, og rapportere inn ønsket til Sg LIVE sentralt. Sentralleddet i organisasjonen vil markere personen som utmeldt i Hypersys, markere personen som ikke-kontaktbar, og slette personen fra andre lister enn Hypersys i tråd med vår personvernerklæring.

Skjærgårds LIVE er likevel pålagt å oppbevare personopplysninger om medlemmer som er med i rapportering til offentlige tilskuddsordninger. Det betyr at Sg LIVE vil oppbevare personopplysninger om støtteberettigede medlemmer i 5 år etter siste gyldige medlemskapsår. 5 år etter sist betalte medlemskap vil medlemmer som har bedt om å bli slettet og/eller er markert som utmeldt i Hypersys bli anonymisert. Dette skjer ved at all informasjon som kan identifisere personen blir slettet (navn, adresse osv.). Informasjon om kommune, kjønn og fødselsår blir beholdt av hensyn til statistikk.

Det er viktig at personer som har gitt beskjed om endring, utmelding, avmelding eller sletting blir tatt på alvor og at deres ønske overholdes og gjennomføres i tråd med regelverk og personvernerklæring. Det er derfor viktig at lokallaget alltid rapporterer inn slike beskjeder til sentralleddet umiddelbart og at lokallaget alltid benytter Hypersys (og eventuelt Checkin eller liknende) ved behandlinger av medlemmer/deltakere eller utsendelse av informasjon. På denne måten sikres det at medlemslistene/medlemsinformasjonen som benyttes er oppdatert.

13.1.2.Utsending av informasjon til medlemmer #

Lokallaget kan sende medlemsrelatert informasjon til sine medlemmer, for eksempel informasjon om medlemsmøter og arrangementer i lokallaget. Dette skal hovedsakelig sendes i e-post sendt fra Hypersys. I særlige tilfeller kan informasjon sendes på e-post utenfor Hypersys. Dersom e-posten sendes til flere samtidig; husk å sette e-postadressene i blindkopifeltet (BCC).

I Hypersys finnes det mulighet for at medlemmer/personer kan markeres som «ikke-kontaktbare». Det er et eget filter i medlemslista for dette. Medlemmer som er markert med «nei» i feltet for «kontaktbar» er personer som har kontaktet Sg LIVE med ønske om å reservere seg fra å motta informasjon, eller har meldt seg ut og dermed ikke skal motta informasjon. Det er viktig at dette ønsket overholdes og at det ikke sendes noen form for informasjon til de dette gjelder. 

13.1.3.Deltakere på festival/arrangement #

Dersom dere tar imot påmelding til festival/arrangement skal personopplysninger i deltakerlister behandles med samme varsomhet som beskrevet for medlemslister.

  • Opplysninger om deltakere skal så langt det lar seg gjøre samles inn og oppbevares i digital påmeldingsplattform, for eksempel Checkin.no.
  • Dere skal samle inn kun informasjonen dere trenger, ikke mer.
  • Lister over deltakere skal ikke lastes ned/printes ut hvis det ikke er nødvendig.
  • Opplysningene skal kun benyttes til å administrere arrangementet, sende deltakerne informasjon om arrangementet, og ta hensyn til deltakernes behov.
  • Lister over deltakere skal oppbevares trygt og ikke deles med noen.
  • Styremedlemmer i lokallaget og eventuelle kontaktpersoner kan få tilgang til deltakerlister, men de må kun bruke disse til avtalt formål og ikke dele dem med andre.
  • Lister skal slettes eller anonymiseres etter bruk

Deltakere på arrangement skal kun få tilsendt informasjon om det arrangementet de er påmeldt til, ikke til for eks liknende arrangementer. Dersom lokallaget ønsker å sende ut annen informasjon må det samles inn eget samtykke til dette. Dette kan gjøres for eksempel ved å legge opp et tilleggsvalg ved påmelding der deltakere selv kan velge å aktivt huke av og gi samtykke til å få informasjonen de ønsker. Spør oss gjerne om hjelp til å formulere tekst til et slikt tilleggsvalg for samtykke.

Lokallag kan likevel sende informasjon til sine medlemmer om aktivitet i lokallaget. Derfor er det i praksis kun de som er på arrangement uten å bli medlem som ikke kan få tilsendt informasjon om andre arrangementer i lokallaget.   

13.1.4.Informasjonssikkerhet og utlevering #

INFORMASJONSSIKKERHET

Personopplysninger skal oppbevares trygt. Det betyr at dere må sørge for å ha gode rutiner for følgende:

  • Bruk av passord (lange passord som ikke deles med andre og byttes jevnlig)
  • Bruk av e-post (personopplysninger skal sendes som lenke eller passordbeskyttet vedlegg, sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post)
  • Bruk av mobil (ha passord på åpning av skjerm og ved oppstart av telefonen)
  • PC/Mac (logg ut når du ikke arbeider på maskinen, sensitive opplysninger skal ikke lagres på PC/Mac, minnepinne eller mobil)
  • Fysisk sikkerhet (pass godt på elektronisk utstyr, sensitive opplysninger skal låses inn)

 

UTLEVERING

I følge de nye reglene kan medlemmer/deltakere kreve å få utlevert informasjonen dere oppbevarer om dem. Det er viktig at slik informasjon KUN gis til de som faktisk eier informasjonen, og at lokallaget har rutiner for å sjekke at personen som spør etter informasjon faktisk er den som eier informasjonen og er den han/hun utgir seg for å være. Det kan for eksempel gjøres ved å kreve fremvisning av ID, eller ved at vedkommende blir bedt om å ringe et styremedlem og gi informasjon som bare rette person vil kunne vite (for eksempel når og hvor vedkommende meldte seg inn i lokallaget). Ved tvil skal sentralleddet kontaktes.

13.1.5.Bilder og film #

Styreleder er ansvarlig for bilder og film (heretter: ‘bilder’) og personvern i lokallaget. Ansvaret kan delegeres.

 

GRUNNLEGGENDE

Bilder og film som tas under arrangementer i lokallaget skal være forenelige med Skjærgårds LIVE sine verdier. Det skal ikke tas bilder av mennesker i sårbare situasjoner, bilder som kan være upassende eller bilder som viser mye hud. Vær svært tilbakeholden med å ta bilder av utøvelse av tro (for eksempel bønn, lystenning, lovsang). Alle bilder som publiseres skal være familievennlige. Det vil si, ingen bilder som er vulgære, uanstendige, spottende, ulovlige, fornærmende eller støtende, eller har annet innhold som ikke er passende for vår organisasjon.

 

HVEM OG HVA TAR VI BILDER AV

Som hovedregel skal det tas bilder hvor aktiviteten er hovedinnholdet, ikke personene på bildet.

Bildene som blir tatt skal:

  • Være av aktuell og allmenn interesse
  • Eller være av forsamlinger, folk eller hendelser av allmenn interesse
  • Eller ha et hovedinnhold som er tydelig viktigere enn personen på bildet

Personene på bildet skal i minst mulig grad være mulig å identifisere. Bildene skal være harmløse og ikke kunne føles krenkende for de som er avbildet.

Når bildene følger disse reglene trenger man ikke innhente eget samtykke. Det anbefales likevel å alltid spørre alle på bildet før det tas/publiseres – så langt det lar seg gjøre. Det er en hyggelig gest og reduserer sjansen for å trå feil. Dersom det skal publiseres bilder av personer som ikke faller inn under punktene over skal det innhentes spesifikt samtykke. Se eget punkt om dette.

Medarbeidere og artister/formidlere på arrangementer opptrer i kraft av et verv eller oppdrag og spesifikt samtykke er ikke er nødvendig. Det skal ikke tas bilder av artister på fritiden uten samtykke.

Oppfordre gjerne enkeltdeltakere til å ta egne bilder av seg selv og publisere disse på sosiale medier med spesifikke hashtagger og liknende.

 

SAMTYKKE

Det skal innhentes samtykke før man publiserer bilder av personer (portrettbilder). For arrangementer anbefales det at det innhentes samtykke i forbindelse med påmelding. For barn under 13 år skal samtykke hentes fra foresatte. Spør uansett også barnet før du tar bilder.

Når du ber om samtykke bør du presisere

  • Hva du skal ta bilde av
  • Hvor bildene skal publiseres
  • Hvordan bildet skal lagres (og hvem som har tilgang til dem)
  • At de kan trekke tilbake samtykket sitt når som helst

Samtykke kan gis muntlig, men det er en fordel at man også får det skriftlig. Vi anbefaler skriftlig samtykke i alle sammenhenger. Skriftlig samtykke kan innhentes ved påmelding til arrangement eller innmelding i lokallaget.

Forslag til formulering av samtykke (Stryk det som ikke passer):

            Jeg samtykker til at det kan tas bilder av meg/mitt barn under [navn på aktiviteten] /under aktiviteter i [navn på lokallag] sin regi. Bildene må lagres på sikkert sted og kan brukes på lokallagets nettsider/Facebook-sider/[navn på andre sosiale medier] og i trykksaker relatert til arrangementet/lokallaget. Jeg kan trekke tilbake dette samtykket ved å kontakte lokallaget.

 

PUBLISERING OG BRUK AV BILDER

Publisering skjer på nettside og sosiale medier. Det kan også brukes på trykt materiell som for eks flyers. Bilder kan også legges ved i rapporter til det offentlige.

For bilder av personer (portrettbilder): Begrens publiseringen til de kanaler du har avtalt.

Publiser bilder i en slik kvalitet at de ikke senere kan manipuleres og misbrukes av andre.

 

OPPBEVARING, SPORING OG SLETTING

Lagre så få bilder som mulig. Bilder av personer (portrettbilder) skal være passordbeskyttet. De skal fortrinnsvis samles på ett sted slik at det er oversiktlig og mulig å hente fram igjen.

For bilder av personer (portrettbilder) skal det føres en oversikt over bildene, med informasjon om

  • når de er tatt
  • hvem som er på dem
  • Hvor de er publisert

Da er det mulig å slette bilder senere dersom samtykket trekkes tilbake. Lagre bildene slik at bare de som skal ha tilgang til dem har mulighet til det.

Personer kan når som helst be om at bilder av dem skal bli slettet. Det kan de gjøre enten ved å vise til et konkret bilde, eller ved å be om at lokallaget finner fram alle bilder av denne personen i oversikten og sletter disse. Bildene skal da slettes både fra arkivet og fra plattformene der de er publisert. Når det gjelder bilder av folkemengder, vil vi slette bilder så langt det praktisk lar seg gjøre å identifisere personen som ber om sletting.

 

FOR MER INFO

https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/skole-barn-unge/bilder-av-barn-pa-nett/

13.1.6.Avvik #

Dersom du mistenker eller vet om at personopplysninger er mistet, blitt tilgjengelig for utenforstående eller behandlet i strid med Sg LIVE’s personvernerklæring skal dette meldes til Skjærgårds LIVE sentralt så snart som mulig og innen 72 timer. Du finner kontaktinformasjon til staben/sentralleddet i Sg LIVE her. Skjærgårds LIVE sentralt har rutiner for avvikshåndtering og vil hjelpe dere å behandle og registrere dette på en riktig måte.

13.1.7.Opplæring i og gjennomgang av rutiner #

Lokallagsleder/kontaktperson må sette seg inn i rutiner og retningslinjer for personvern og sørge for å informere de i lokallaget som trenger det.

Det er lokallagsleders ansvar å sørge for at lokallaget til en hver tid følger disse rutiner og retningslinjer så sant ikke annet er avtalt. Ansvaret kan delegeres. Vi anbefaler at lokallaget går igjennom disse én gang i året. Dersom lokallaget på noe tidspunkt oppbevarer personopplysninger som ikke er i tråd med gjeldende rutiner og retningslinjer skal disse slettes.

Det er lokallagsleders ansvar å sørge for at nye styremedlemmer, kontaktpersoner og medarbeidere som behandler personopplysninger er kjent med rutiner og retningslinjer for personvern i lokallaget.

Det er lokallagsleders ansvar å gå igjennom det lokallaget oppbevarer av tidligere lister og personopplysninger og slette eller anonymisere det som det ikke lenger er grunnlag for å beholde.

For mer informasjon om personvern i Skjærgårds LIVE, se vår personvernerklæring: sglive.no/personvern

13.2.Personvernerklæring Skjærgårds LIVE #

14.Interne rutiner #

14.1.Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold #

Skjærgårds LIVE har utarbeidet en rutine for varsling av kritikkverdige forhold i organisasjonen. Denne gjelder hele organisasjonen, både sentralleddet og lokallagene. Ønsker du informasjonen om rutinen eller om hvordan varslinger blir behandlet i vår organisasjon kan du ta kontakt med sentralleddet i Skjærgårds LIVE

Kjenner du til kritikkverdige forhold i Skjærgårds LIVE? Ta kontakt, så kan vi gjøre noe med det!

15.Internasjonal aktivitet #

Deltakere som har representert sentralleddet i Skjærgårds LIVE eller et av våre lokallag på internasjonal aktivitet utenfor Norge skal levere bekreftelse på reisen/aktiviteten til Sg LIVE sentralt. Bruk malen «Bekreftelse internasjonal aktivitet SgLIVE MAL». Deltakelsen skal være koordinert av og avtalt med sentralleddet i Skjærgårds LIVE i forkant.

Deltakerne kan søke støtte til aktiviteten fra Skjærgårds LIVE sentralt. Forutsetninger for støtte er at deltakelsen kan inngå i sentralleddets søknad til Fordelingsutvalget om støtte til internasjonal aktivitet, at deltakeren er medlem i Sg LIVE og at deltakelsen ikke er støttet av Skjærgårds LIVE på andre måter. Kort søknad sendes til post@sglive.no.

Sg LIVE sentralt vil kunne innvilge støtte til deltakere tilsvarende 50% av minste forventede beløp sentralleddet mottar fra Fordelingsutvalget i støtte for denne aktiviteten. Pr 2019 tilsvarer dette kr 1500,- for aktivitet utenfor Europa og kr 500,- for aktivitet i Europa.

Søknad og rapport må sendes innen 1. mnd. etter gjennomført aktivitet.

 

16.Presentasjon av Skjærgårds LIVE #

Vedlagt følger noen dokumenter som forteller hvem Skjærgårds LIVE er.

16.1.Om Skjærgårds LIVE #

«Skjærgårds LIVE vil hjelpe ungdom å arrangere konserter, festivaler og andre arrangementer, med Jesus i sentrum, over hele landet»

 

Skjærgårds LIVE er en kristen ungdomsorganisasjon som ønsker å jobbe for lokale Skjærgårds LIVE-arrangementer i hele landet, hele året. Med Skjærgårds LIVE-arrangementer menes, konserter, seminarer, festivaler, kurs, aktiviteter og lignende.

Vi ønsker å være et nettverk og en organisasjon på tvers av kirketilhørighet og konfesjon.
Vi vil være en praktisk og økonomisk ressurs for lokale Skjærgårds LIVE lokallag og medlemmer.
Vi vil med vårt nettverk koordinere og samle Skjærgårds LIVE-medlemmer til felles innsats for lokale arrangementer.

Ved å bli medlem i Skjærgårds LIVE er du med å bidra til:

– at vi gjennom nettverket kan få en økt bevissthet rundt viktigheten av lokale kristne arrangementer.
– at vi kan koordinere landsdekkende turneer og lignende som gjør at flere kan stå sammen om lokale arrangementer.
– at vi kan bygge opp en ressursbank for hvordan vi gjennomfører ulike arrangementer.
– at det kan genereres statlig støtte til lokale Skjærgårds LIVE-arrangementer.

Mange av dere har allerede erfaring i å arrangere konserter og lignende i deres nærmiljø. Andre har et ønske om å gjøre dette, men har manglet nødvendig kompetanse og ressurser. Vi utfordrer dere til å bli med i Skjærgårds LIVE slik at vi kan støtte hverandre i et felles ønske og mål om å se flere kristne arrangementer på lokalt plan.

—-

Skjærgårds LIVE ble stiftet sommeren 2008. Allerede før sommeren var over hadde organisasjonen ca 2000 medlemmer og det var startet 9 lokallag i 6 fylker.

Vi har et nært samarbeid med Stiftelsen Skjærgårdsgospel. Gjennom dette samarbeidet vil Skjærgårds LIVE bli en bidragsyter inn i blant annet Skjærgårds Music & Mission Festival. Vi erfarer allerede at Skjærgårds LIVE både sentralt og lokalt nyter godt av Skjærgårdsgospel sin over 30 års erfaring med arrangementer av ulike slag.

—-

Det øverste bestemmende organ i Skjærgårds LIVE er Landsmøtet, tidligere kalt generalforsamling. Landsmøtet velger Landsstyret. Landsstyret har hovedansvaret for organisasjonen. Landsstyrets oppgave er å tilrettelegge og hjelpe lokallag og lokallagsmedlemmer med å arrangere lokale arrangementer. Den viktigste jobben skjer i lokallagene, og lokallagene ledes av styret som blir valgt av lokallagets medlemmer. Man kan være medlem av Skjærgårds LIVE uten å være aktiv i et lokallag, men det er en stor fordel og engasjere seg i et lokallag hvis man ønsker å få best mulig hjelp til arrangementer.

Oslo, september 2016

16.2.Kort om Skjærgårds LIVE #

Skjærgårds LIVE er en nasjonal ungdomsorganisasjon av enkeltpersoner som frivillig og selvstendig har meldt seg inn ved å betale medlemskontingent. Siden stiftelsen 1. juli 2008 har mer enn 3000 medlemmer sluttet seg til Skjærgårds LIVE som en av de hurtigst voksende ungdomsorganisasjonene i Norge. Skjærgårds LIVE er en selvstendig ungdomsorganisasjon som samarbeider med Stiftelsen Skjærgårdsgospel i Kragerø for å utvikle lokale musikk- og kulturtilbud som formidler evangeliet til barn og unge.

Alle betalende medlemmer i Skjærgårds LIVE kan medvirke aktivt i organisasjonen ved å ta ansvar for lokale aktiviteter eller delta på landsmøte og i styrearbeid.

 

16.3.Kort om lokallag #

Lokallag i Skjærgårds LIVE er lokale, selvstendige organisasjonsledd, ofte tilknyttet en menighet, skole eller ungdomsmiljø. Skjærgårds LIVE’s lokallag finnes over hele landet og driver gjennom hele året lokale musikk- og kultur arrangementer for barn- og unge i sitt nærmiljø. Disse lokale Skjærgårds LIVE-arrangementene varierer i både størrelse og innhold, og kan ha være for eksempel konserter, seminarer, happeninger, eventer, festivaler, kurs, aktiviteter og lignende.

Lokallagene anerkjenner de til enhver tid gjeldende vedtekter for Skjærgårds LIVE som rammer for sin virksomhet, og har som formål å skape lokale musikk- og kulturaktiviteter knyttet til formål og virksomhet i Skjærgårds LIVE.

Skjærgårds LIVE har lokallag over hele Norge, og hvis du vil være med å drive et lokallag kan du engasjere deg i et eksisterende lag eller starte ett nytt!

Oversikt over eksisterende lokallag finner du HER.

Informasjon og materiell for å starte et nytt lokallag finner du HER

Du kan finne mer informasjon om Skjærgårds LIVE lokallag HER

 

Som lokallag i Skjærgårds LIVE har man tilgang på hjelp, ressurser og økonomisk tilskudd gjennom sentralleddet i Skjærgårds LIVE.
Her er de viktigste ressursene for våre lokallag:

 

Ta kontakt med staben sentralt i Skjærgårds LIVE hvis det er noe du lurer på eller vi kan hjelpe deg med!

16.4.Vedtekter for organisasjonen Skjærgårds LIVE #

Vedtatt på stiftelsesmøtet på Risøya den 1. juli 2008.
Endringer vedtatt av Landsmøtet i Oslo den 19. mars 2011.  

 

  1. BASIS

1.1 Skjærgårds LIVE er en selvstendig, frivillig organisasjon som består av enkeltpersoner som tilslutter seg foreningen ved aktiv innmelding og opprettholder sitt medlemskap i tråd med foreningens vedtekter.

1.2 Skjærgårds LIVE er åpen for alle som vil bidra til foreningens formål.

1.3 Skjærgårds LIVE bygger på et kristent menneskesyn og verdigrunnlag og et evangelisk trosgrunnlag med Bibelen som eneste rettesnor for liv og lære.

 

  1. FORMÅL

2.1 Skjærgårds LIVE skal fremme kristent liv blant ungdom gjennom sang, musikk, kunstneriske uttrykk, aktivt fritidsliv og fellesskapsbyggende tiltak.

2.2 Skjærgårds LIVE skal gi kristne ungdommer positive muligheter til å styrke sitt kristne liv og formidle det til andre.

2.3 Skjærgårds LIVE skal gi ungdom mulighet til å møte det kristne budskapet i en form som de forstår og kjenner seg tiltrukket av.

2.4 Skjærgårds LIVE skal fremme rusfrie kultur- og ungdomsmiljø og arbeide holdningsskapende og forebyggende for å redusere forbruk og skader av rusmidler. Alle Skjærgårds LIVE-aktiviteter skal være rusfrie arenaer.

2.5 Skjærgårds LIVE vil fremme åndsliv, kreativitet, skaperevne, respekt og trosfrihet, og har en allmennyttig og kulturell samfunnsfunksjon.

2.6 Skjærgårds LIVE er en ikke-kommersiell organisasjon.

 

  1. VIRKSOMHET

3.1 Skjærgårds LIVE har som en hovedoppgave å legge til rette for aktiviteter som fremmer organisasjonens formål.

3.2 Skjærgårds LIVE skal aktivt støtte opp om og samarbeide med Stiftelsen Skjærgårdsgospel.

3.3 Skjærgårds LIVE skal videre skaffe ressurser til aktiviteter og prosjekter som fremmer organisasjonens formål.

3.4 Skjærgårds LIVE har ved stiftelsen hovedsete i Kragerø kommune (Norge) med frihet til å flytte hovedsete til annen kommune i Norge.

 

  1. ORGANISERING

4.1 Medlemskap

4.1.1 Medlemskap i Skjærgårds LIVE er åpent for alle uavhengig av alder, kjønn, etnisitet eller trosbekjennelse, og forutsetter tilslutning til foreningens basis og formål gjennom innbetalt kontingent i henhold til vedtektene og vedtak i generalforsamlingen.

4.1.2 Medlemmer opptas ved tilslutning til foreningens basis og formål gjennom innbetaling av kontingent.

4.1.3 Oppsigelse av medlemskap skjer ved skriftlig melding til landsstyret eller ved unnlatelse å innbetale kontingent.

4.1.4 Ingen medlemmer har rett til å få tilbake innbetalt kontingent, formue eller forvaltningsmidler fra foreningen.

4.1.5 Medlemskontingentens størrelse fastsettes av landsstyret etter fullmakt fra landsmøtet.

4.1.6 Sentralstyret kan vedta kontingentfritak eller redusert kontingentsats for enkeltpersoner eller grupper av enkeltpersoner.

4.2 Lokale og regionale organisasjonsledd.

4.2.1 Ved innmelding knyttes hvert medlem til det lokallag som er nærmest bostedsadresse dersom ikke annet opplyses spesielt. Tilslutning til lokallag kan også skje ved direkte innmelding i ett eller flere lokallag.

4.2.2 For å være medlem av et lokallag, må man ha gyldig medlemskap i Skjærgårds LIVE sentralt. Ved medlemskap i flere lokallag, må det betales sentral minimumskontingent for hvert gyldige medlemskap. Det kan ikke tegnes flere medlemskap for én person i samme lokallag.

4.2.3 Lokallag av Skjærgårds LIVE regnes som lokale selvstendige organisasjonsledd i den kommunen de har sin hovedvirksomhet og/eller adresse.

4.2.4 Lokallag av Skjærgårds LIVE anerkjenner sentrale vedtekter for Skjærgårds LIVE og vedtar standardiserte vedtekter for lokallag evt. får sine særlover godkjent av sentralstyret i Skjærgårds LIVE.

4.2.5 Lokallag kan kreve lokal kontingent som betingelse for medlemsfordeler og rettigheter i lokallaget.

4.2.6 Lokallag har selvstendig økonomi og sender årlig rapport til Skjærgårds LIVE sentralledd i tråd med gjeldene retningslinjer.

4.2.7 Ved oppløsning av lokallag, skal de lokale vedtekter fastsette fordeling av verdier.

4.2.8 Landsstyret kan opprette regionale ledd i Skjærgårds LIVE dersom de ser det som tjenelig for organisasjonen. Ved opprettelse av regionale ledd vil lokallag i en region eller et fylke automatisk tilhøre det regionale ledd av Skjærgårds LIVE som er mest nærliggende.

4.3 Landsmøtet

4.3.1 Landsmøtet er Skjærgårds LIVE sin høyeste besluttende myndighet, og består av registrerte betalende medlemmer.
Landsmøtet er beslutningsdyktig med de representanter som har møtt ved åpning av forhandlingene.

4.3.2 Innkalling:
a) Landsmøtet innkalles av landsstyret minst én gang hvert andre kalenderår med minst seks ukers varsel. Innkallingen gjøres allment kjent på organisasjonens hjemmesider.
b) Med innkallingen skal følge virksomhetsrapport med revidert regnskap samt orientering om øvrige saker med forslag til vedtak.
c) Alle medlemmer kan foreslå for styret å innkalle til ekstraordinært landsmøte. Dersom mer enn 30 % av de betalende medlemmene krever det, skal styret innkalle til generalforsamling innen 8 uker fra kravet er mottatt av styreleder.

4.3.3 Oppgaver:
a) Velge landsmøtets ordstyrer, sekretær, protokoll-underskriver(e) og tellekorps, samt godkjenne innkalling og forretningsorden.
b) Behandle og godkjenne virksomhetsrapport og revidert regnskap.
c) Behandle og vedta virksomhetsplan for kommende periode.
d) Velge styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og revisor
e) Behandle saker som landsstyret fremmer for landsmøtet.
Saker som ønskes behandlet, sendes styret som fremmer saken for landsmøtet med forslag til vedtak.
f) Landsmøtet gir styret fullmakt til å egengodkjenne årsmelding og revidert årsregnskap mellom hvert landsmøte og presentere dette for medlemmene og landsmøtet.

4.3.4 Stemmerett: Alle medlemmer som har bekreftet sitt medlemskap for inneværende år innen åpningen av landsmøtet, har møte-, tale- og stemmerett.

4.4 Landsstyret:
Skjærgårds LIVE ledes av et landsstyre valgt av landsmøtet.
Landsstyret er organisasjonens øverste valgte myndighet, og fungerende myndighet mellom landsmøtene.

4.4.1 Landsstyrets sammensetning:
a) Landsstyret består av 4 valgte styremedlemmer, inkludert styreleder, alle valgt for en styreperiode på inntil 2 år, eller til neste landsmøte. Alle styremedlemmer kan gjenvelges for flere perioder.
Valgkomiteen skal jobbe for at 50% av styremedlemmene ved hvert valg blir sittende over til neste styreperiode for å tilstrebe kontinuitet. I tillegg utnevner Stiftelsen Skjærgårdsgospel et ordinært styremedlem med personlig varamedlem. Stiftelsens styrerepresentant kan ikke med sin stemme utgjøre blokkerende mindretall. Stiftelsens styrerepresentant er heller ikke inhabil i saker som vedrører Stiftelsen Skjærgårdsgospel eller samarbeid med Stiftelsen.
b) Styreleder velges i eget valg for hele styreperioden. For øvrig konstituerer landsstyret seg selv med nestleder, sekretær og økonomiansvarlig.
c) Det velges 2 varamedlemmer for hele styreperioden.
d) Ved permanent frafall fra landsstyret, kan landsstyret supplere seg selv i styreperioden. e) Landsstyret nedsetter, etter innspill fra lokallagsstyrenes ledere. en valgkomité på 3 personer i forkant av landsmøtet som skal foreslå kandidater til landsstyret for landsmøtet.

4.4.2 Landsstyrets oppgaver:
a) Innkalle til, forberede og følge opp vedtak fra landsmøtet.
b) Lede organisasjonens virksomhet i tråd med landsmøtets vedtak og evt. ansette medarbeidere.
c) Godkjenne eller avvise søknad om medlemskap.
d) Representere foreningen overfor myndigheter og andre enheter.

4.4.3 Landsstyret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer inkl. varamedlemmer deltar i styremøtet med tale- og stemmemulighet.

4.4.4 Landsstyret søker konsensus ved avgjørelser. Alle styresaker avgjøres ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet, har styreleder dobbeltstemme.

4.5 Arbeidsutvalg

4.5.1 Landsstyret kan nedsette et arbeidsutvalg bestående av styreleder og minst 2 styremedlemmer/varamedlemmer, samt ressurspersoner ved behov.

4.5.2 Arbeidsutvalget (AU) kan fatte vedtak på vegne av landsstyret når minst 2 valgte styremedlemmer deltar i møtet med tale- og stemmerett.

4.5.3 Landsstyret kan overprøve AUs vedtak ved å kreve saken behandlet på nytt i ordinært styremøte.

4.6 Komiteer, utvalg og representasjoner

4.6.1 Landsstyret kan opprette underkomiteer/utvalg for å ivareta organisasjonens formål i tråd med vedtatte planer. Disse rapporterer til landsstyret.

4.6.2 Styreleder eller den landsstyret utnevner, representerer Skjærgårds LIVE overfor private og offentlige aktører.

4.6.3 Styreleder eller nestleder samt evt. daglig leder har hver for seg selvstendig signaturrett for organisasjonen og kan binde organisasjonen ved rettshandlinger.

4.7 Administrasjon

4.7.1 Skjærgårds LIVE kan opprette et sekretariat med ansvar for virksomheten overfor medlemmer, lokallag og nasjonale og internasjonale kontakter.

4.7.2 Sekretariatet kan ledes av daglig leder.

4.7.3 Landsstyret kan inngå avtaler om kjøp av sekretariat-tjenester eller foreta egne ansettelser.

 

  1. PROTOKOLLER

5.1 Det skal føres protokoll fra Landsmøtet, styremøter og AU-møter med saksnummer og vedtak.

5.2 Protokoll fra Landsmøtet signeres av Landsmøtets sekretær og visesekretær og godkjennes av to av landsmøtets valgte representanter. Den gjøres deretter tilgjengelig for medlemmene.

5.3 Protokoller fra Styremøter og AU-møter signeres av møtets sekretær og godkjennes av landsstyret etter gjeldende rutine. Godkjenning protokolleres i påfølgende protokoll.
Styreprotokollene oppbevares og arkiveres av landsstyret eller sekretariatet.

 

  1. ØKONOMI

6.1 Virksomheten i Skjærgårds LIVE finansieres primært ved medlemskontingent, gaver og sponsormidler, samt inntekter fra aktiviteter.

6.2 Landsstyret og/eller sekretariatet har ansvar for å kartlegge og gjøre bruk av andre private og offentlige tilskuddsordninger og finansieringsordninger.

 

  1. VEDTEKSENDRING

7.1 Forslag til endringer av vedtekter sendes landsstyret minst 2 måneder før Landsmøtet, behandles av landsstyret og sendes medlemmene senest 1 måned i forveien.

7.2 Endringer av vedtekter kan gjøres av Landsmøtet med 2/3 flertall.

 

  1. OPPLØSNING

8.1 Oppløsning av Skjærgårds LIVE kan vedtas av Landsmøtet med 2/3 flertall, etter at landsstyret har vedtatt å innkalle til oppløsende Landsmøte.

8.2 Gjenværende midler, verdier og eiendeler fordeles først av landsstyret i tråd med foreningens formål, som melder dette til oppløsende Landsmøte som en del av avsluttende revidert regnskap.

 

Vedtatt av Stiftelsesmøtet på Risøya den 1. juli 2008.

Endringer vedtatt av Landsmøtet i Oslo den 19. mars 2011.

16.5.Skjærgårds LIVE´s visjonsdokument #

Visjon og verdier for Skjærgårds LIVE finnes i vårt visjonsdokument. 
Det kan du laste ned HER

Suggest Edit