Følg oss på Facebook!
Følg oss på Instagram!

Lokallagsguiden

Dette er en guide for deg som er engasjert i et lokallag eller ønsker å bli det.

Hensikten med lokallagsguiden er å:
– gi lokallaget en oversikt over hva som forventes av dem
– gi lokallaget hjelp og støtte til å drive lokal aktivitet

Lurer du på noe er det bare å ta kontakt med oss

1.Innledning #

Skjærgårds LIVE ønsker å gi deg hjelp og støtte til å arrangere det du ønsker av konserter, happeninger og eventer, for barn- og unge, på ditt hjemsted. Vi gi denne hjelpen gjennom nasjonale prosjekter, direkte til medlemmer, og ikke minst gjennom våre lokallag. Er du ikke engasjert i et lokallag allerede, er det alltid mulig å bli med i ett eksisterende lokallag eller starte et nytt!

Dette er en guide for deg som er engasjert i et lokallag eller ønsker å bli det.

Lurer du på noe er det bare å ta kontakt med oss

2.Starte lokallag #

Skjærgårds LIVE består av både medlemmer og lokallag. Lokallagene er lokale selvstendige organisasjonsledd, ofte tilknyttet en menighet, skole eller ungdomsmiljø. Skjærgårds LIVE’s lokallag arrangerer lokale konserter og kulturelle arrangementer av variert størrelse i sitt nærmiljø. Skjærgårds LIVE har lokallag over hele Norge, og hvis du vil være med å drive et lokallag kan du engasjere deg i et eksisterende lag eller starte ett nytt!

Det er mange gode grunner til å starte lokallag. Først og fremst at dere da får hjelp til å arrangere de musikk- og kulturarrangementene dere ønsker.

Hvis du er interessert i å starte lokallag: Kontakt Skjærgårds LIVE for å få hjelp til å komme i gang!

2.1.Hvordan starte lokallag - en enkel veiledning #

Et lokallag startes på et stiftelsesmøte.

I avsnittet nedenfor finner dere stiftelsespapirer til utfylling som dere leser igjennom og fyller ut på stiftelsesmøtet. Når stiftelsespapirene er signert, sender dere dem inn til Skjærgårds LIVE sentralt. Hvem som helst kan delta på stiftelsesmøtet. Det vanlige er at minimum de som har tenkt å sitte i styret deltar. Andre interesserte kan selvsagt også være med.

Dette er lurt å tenke gjennom før stiftelsesmøtet:

  • Hva skal lokallaget hete? (Anbefalt: «Skjærgårds LIVE + stedsnavn»)
  • Skal lokallaget bruke » Standard vedtekter for Skjærgårds LIVE lokallag» som sine vedtekter? (veldig sterkt anbefalt!)
  • Hvem skal sitte i styret? (minst 1 person, maks 8 med standard vedtekter)
    • Hvem skal være styreleder?
    • Nestleder? (dere MÅ ikke ha nestleder, men det kan være lurt)
    • Økonomiansvarlig? (kan være samme som styreleder)
  • Hvem skal disponere kontoen til lokallaget? (for eks styreleder og økonomiansvarlig)
    • Hvis dere har noen (for eksempel i en menighet) som skal betale regninger på vegne av lokallaget må denne personen også ha disposisjonsrett

Denne infoen trengs om styremedlemmene:

  • fullt navn
  • bostedsadresse, postnummer/-sted
  • mobilnummer
  • e-post
  • fødselsdato

Ta med stiftelsespapirene til møtet. Les dem høyt sammen og fyll ut.
Skann de signerte papirene og send dem til post@sglive.no

Gratulerer, lokallaget er opprettet!

Etter stiftelsesmøtet:

For at lokallaget skal være gyldig er det noen ting som må på plass innen 31. desember. Se kapittelet om gyldig lokallag og tilhørende underkapitler. Spør oss om du er i tvil om noe.

 

3.Gyldig lokallag #

Det finnes noen kriterier som må oppfylles for at et lokallag i Skjærgårds LIVE skal kunne regnes som et gyldig lokallag. Disse kriteriene følger regelverket fra staten, Fordelingsutvalget og Frifond.

Det er bare gyldige lokallag som kan verve medlemmer, få hjelp fra Sg LIVE sentralt og få støtte til arrangementer. Dersom lokallaget IKKE er gyldig, blir ikke lokallaget godkjent av staten og vi får ikke penger å dele ut.

3.1.Kriterier for gyldig lokallag #

Dette må oppfylles for at lokallaget skal være gyldig:

  • Lokallaget må være korrekt opprettet
    Hvis dere har fått stiftelsespapirene godkjent av Sg LIVE sentralt, er dette punktet i orden.
    Se kapittelet Hvordan starte lokallag
  • Lokallaget må ha et demokratisk valgt styre på minst 1 person
    Styret må ha en styreleder. Styret, med styreleder i spissen, er ansvarlig for lokallaget.
  • Lokallaget må ha minst 5 medlemmer under 26 år
    Medlemmene må ha betalt medlemskontingent for å være gyldige medlemmer.
  • Alle styremedlemmer må være medlem og betale medlemskontingent
    Her kan man melde seg inn: sglive.no/bli-medlem
  • Det må avholdes medlemsmøte der det velges nytt styre minst hvert andre år
    Se eget kapittel «Medlemsmøte» og «Valg av styre»
  • Årsrapport for foregående år må være innsendt
    Se eget kapittel «Årsrapport»
  • Lokallaget må ha selvstendig økonomi og ha et regnskap
    «Selvstendig økonomi» betyr at lokallaget har en egen bankkonto (dersom ikke annet er avtalt) og at det er lokallagets styre som bestemmer over lokallagets konto og økonomi.
    Se også eget kapittel: «Regnskap»

Minst ett arrangement pr år
For at et lokallag skal være en gyldig del av beregningsgrunnlaget når Skjærgårds LIVE sentralt søker støtte fra staten/Frifond må lokallaget ha minst ett arrangement pr kalenderår. Lokallag som av spesielle grunner ikke har arrangement i løpet av et år vil likevel kunne regnes som godkjent lokallag fra Sg LIVE sin side, men lokallaget vil ikke gi utslag når vi søker statlig støtte.

3.2.Styre #

Et lokallag må ha et demokratisk valgt styre på minst 1 person. 
Styret må ha en styreleder. 
Valg av styre skjer på stiftelsesmøtet eller medlemsmøtet, eventuelt kan styret supplere seg selv på et styremøte. Se her for mer informasjon om valg av styre.

Styret, med styreleder i spissen, er ansvarlig for lokallaget, inkludert lokallagets aktivitet og økonomi. 

Som styremedlem i et lokallag vil Skjærgårds LIVE, både lokallaget og sentralleddet, behandle styremedlemmets personopplysninger og bruke disse til å kontakte personen i forbindelse med vervet. 

Styremedlemmer i lokallag vil få tilgang til personopplysninger om medlemmer i lokallaget. Styremedlemmer har ikke anledning til å bruke denne informasjonen utover det som er avtalt eller utlevere opplysningene til andre. 

Styret anbefales å ha jevnlige møter der det skrives referat. Bruk gjerne Mal for styremøte i Skjærgårds LIVE som utgangspunkt for referatet. 

3.3.Medlemsmøte #

Medlemsmøte er et møte for alle lokallagets medlemmer. Det må gjennomføres minst annet hvert år (for å velge nytt styre). Vi anbefaler at det gjennomføres medlemsmøte hvert år

Styret har ansvar for planlegging og gjennomføring av medlemsmøtet.

Dette må gjøres i forkant:

Innkallingen må minimum inneholde informasjon om tid og sted og at alle lokallagets medlemmer er invitert.

Innkalling til møte skjer ved å gjøre MINST ETT av følgende punkter:

  • Ta kontakt med Sg LIVE for å legge ut innkallingen på sglive.no
  • Legg ut innkalling på lokallagets hjemmesider/facebookside
  • Send mail med innkalling til lokallagets medlemmer.

Ta kontakt med Sg LIVE sentralt hvis du trenger medlemsliste med kontaktinfo.

Gjennomfør møtet:

  • Det er ingen krav til hvor mange som er til stede på møtet så lenge innkallingen er sendt ut på riktig måte

Etter møtet:

3.3.1.Valg av styre i lokallag #

Valg av styre skjer på medlemsmøtet. Valg av styre må skje MINST hvert andre år. Spør oss hvis dere lurer på hvor lenge det er siden forrige valg.

Dette må gjøres i forkant:

  • Undersøk hvem som kan tenke seg å sitte i styret de neste to årene

Gjennomfør valget på medlemsmøtet:

  • Velg nytt styre
    • Styret må minst bestå av én person, styreleder
    • I tillegg til styreleder kan styret også ha nestleder og økonomiansvarlig
    • Vi anbefaler fire-fem medlemmer i styret. Standard vedtekter sier max. 8 styremedlemmer
    • Styret kan også ha varamedlemmer
    • Alle styremedlemmer må være/bli medlem av Sg LIVE og betale kontingent innen 2 uker etter at valget er gjennomført
  • Personer som i forkant har sagt seg villig til å sitte i styret, kan velges inn selv om de ikke er tilstede på møtet

Styret KAN supplere seg selv (dvs velge nye medlemmer mellom medlemsmøtene). Det gjøres på et styremøte og referat fra dette møtet sendes til Sg LIVE sentralt. Bruk gjerne Mal for styresmøte i Skjærgårds LIVE som utgangspunkt for referatet.

3.3.2.Forslag til tekst til innkalling #

”Skjærgårds LIVE [lokallag] kaller inn til medlemsmøte [dato], [tidspunkt], [sted].
Alle betalende medlemmer er invitert.”

Hvis dere vil kan dere legge ved sakliste for møtet. Mal for medlemsmøte i Skjærgårds LIVE kan brukes som utgangspunkt for både saksliste og referat.

4.Bankkonto #

For at et lokallag skal regnes som gyldig må lokallaget ha selvstendig økonomi.
Dette innebærer at:

  • lokallagets styre er de eneste som bestemmer over lokallagets økonomi
  • lokallaget fører regnskap med oversikt over inntekter og utgifter
  • lokallaget må ha en bankkonto

Den vanligste og letteste for lokallag i Skjærgårds LIVE er å få opprettet en egen bankkonto i Skjærgårds LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer. Skjærgårds LIVE sentralt vil da hjelpe dere med dette, og så sant det er geografisk mulig vil bankkontoen opprettes i Sparebanken Sør og dere får tilgang til kontoen via internett.

Bankkontoen kan IKKE opprettes i en privatpersons navn. Dersom lokallaget er registrert i Brønnøysundregistrene kan dere opprette konto i lokallagets organisasjonsnummer. Det er også mulig å opprette egen bankkonto for lokallaget i menighetens/skolens organisasjonsnummer, men dette stiller høyere krav til rapportering og regnskap, og skal ALLTID avklares med Sg LIVE sentralt før kontoen opprettes.

4.1.Bankkonto i Sparebanken Sør #

Denne oppskriften gjelder den vanligste og enkleste formen for oppretting av konto, nemlig bankkonto i Sparebanken Sør, i Sg LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer.

4.1.1.Hvordan opprette bankkonto i Sparebanken Sør #

  • Vedta at det skal opprettes bankkonto, at den skal opprettes i Sparebanken Sør, og hvem som skal disponere kontoen på stiftelsesmøtet eller annet styremøte i lokallaget. Det er vanlig at styreleder og/eller økonomiansvarlig i lokallaget disponerer kontoen. Unntak kan forekomme, men må godkjennes av Sg LIVE sentralt.
  • La dette komme tydelig fram i stiftelsesdokumenter eller i referat fra styremøte eller medlemsmøte i lokallaget.
  • Send referatet til Skjærgårds LIVE sentralt og be om at det opprettes konto for lokallaget. Skjærgårds LIVE sentralt vil så kontakte banken og opprette kontoen for dere.

4.1.2.Hvordan få tilgang til bankkonto i Sparebanken Sør #

Den/de som skal disponere kontoen må være valgt til økonomiansvarlig eller disponent av lokallagets styre eller medlemsmøte.

Du som skal disponere kontoen må først første for å ha BankID fra din private bank. Denne skal være registrert på deg som person, og IKKE knyttet til en bedrift eller organisasjon/lokallag el. Dersom du ikke har BankID allerede må du kontakte din private bank for å få opprettet dette. Du kan også kontakte dem dersom du er usikker på om du har BankID eller ikke. 

For å kunne disponere lokallagets konto via Sparebanken Sør sin nettbedriftløsning må du være kunde/bruker hos Sparebanken Sør. Dersom du allerede er kunde i denne banken kan du hoppe direkte til siste punkt i lista.


 

  • Klikk på «Bli kunde» 


 

  • Velg «bli basiskunde»


 

  • Deretter får du mulighet til å velge metode for å identifisere deg, og her velger du BankID (her må du benytte vanlig BankID, ikke BankID på mobil).


 

  • Følg så instruksjonene videre. På denne måten signerer du en avtale der du som privatperson blir registrert som basiskunde/bruker hos Sparebanken Sør. Det vil ikke bli opprettet noen konto for deg privat, det betyr kun at du blir registrert i systemet deres slik at du kan få tilgang til lokallagets konto via nett.

 

  • Kontakt Skjærgårds LIVE sentralt og fortell at du nå er basiskunde og oppgi ditt fulle navn og personnummer. Personnummer er en sensitiv opplysning som ikke bør sendes i vanlig e-post, men sendes som passordbeskyttet vedlegg eller oppgis over telefon. 

Skjærgårds LIVE sentralt vil nå gi deg (dvs ditt personnummer) tilgang til å disponere lokallagets konto.

4.1.3.Hvordan bruke bankkonto i Sparebanken Sør #

 

  • Klikk på «nettbedrift» (IKKE nettbank) 

 

  • Velg enten «Med BankID» (pil 1) eller «BankID på mobil» (pil 2)  

Her kan du velge hvilken type BankID du ønsker å logge inn med. Begge fungerer godt, men BankID på mobil er litt lettere for da trenger du ikke noe annet enn mobilen for å logge deg på, dvs ingen kodebrikke el. Hvis du ikke har BankID på mobil ennå, men ønsker dette, må du kontakte din private bank for å opprette dette.

Gjennomfør påloggingen og du er nå inne i nettbanken. 

 

  • Dersom du disponerer andre kontoer i Sparebanken Sør vil du etter innlogging først bli bedt om å velge avtale, og da velger du «Skjærgårds LIVE». Når du er logget inn vil du se en side som ligner på denne, med ditt navn 

 

  • For å finne info om lokallagets konto klikker du på «meny» (pil 1). Videre klikker du på «kontooversikt» (pil 2). Deretter vil du få opp kontoen til lokallaget, evt andre konti du disponerer i Sparebanken Sør. Klikk på kontonummeret til lokallaget for å finne transaksjonsoversikt/kontoutskrift for kontoen og andre funksjoner

 

  • Du finner også mye annen informasjon og andre funksjoner ved å klikke på de ulike mulighetene i menyen (pil 1). En funksjon du kanskje fort vil få bruk for er å kunne gjøre utbetalinger fra kontoen. Da klikker du på «Betal én» (pil 2). Dersom du registrerer betalinger uten å godkjenne disse med en gang må du etterpå trykke «til godkjenning» (pil 3) og godkjenne betalingen for at den skal bli betalt. Du kan se oversikt over betalinger som er godkjent og ligger til forfall i forfallsregisteret (pil 4). Ønsker du å se kontoutskrifter, meldinger om betalinger, og annen post fra banken trykker du på bankbilag (pil 5).

 

  • For å gjøre utbetalinger fra kontoen klikker du på «Betal én» i menyen. Du kan også velger «betal til flere» og derfra gjøre flere utbetalinger samtidig, eller du kan velge «betale utland» for å betale inn til en utenlandsk konto. Husk å sjekke at du har valgt riktig ”Fra konto” i nedtrekksmenyen (pil 1). Dersom du skal oppgi KID-nummer for betalingen må du velge KID som betalingstype (pil 2). For å legge betalingen til forfall må du klikke ”registrer og godkjenn” (pil 3). Dersom du trykker ”registrer” i stedet, vil betalingen kun bli lagt i lista over registrerte betalinger, men ikke bli gjennomført før den blir godkjent. Det lønner seg derfor å klikke ”registrer og godkjenn” med en gang. Når du har klikket her vil du måtte verifisere deg med å BankID en gang til for at betalingen skal bli godkjent.

 

4.2.Opprette bankkonto i annen bank #

Det er mulig å opprette bankkonto i en annen bank enn Sparebanken Sør dersom det er nødvendig. Dette skal alltid godkjennes av Skjærgårds LIVE sentralt.

  • Ta kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, på post@sglive.no
    • Oppgi navn og fødselsdato på de som skal disponere kontoen
    • Sg LIVE sentralt sender dere gyldig versjon av firmaattest for Skjærgårds LIVE og et brev dere kan ta med i banken som gir dere mandat til å opprette konto i Sg LIVE sentralt sitt organisasjonsnummer
  • Ta med til banken
    • Brev fra Skjærgårds LIVE sentralt
    • Firmaattest
    • Stiftelsesdokumentet for lokallaget
    • Den/de som skal disponere kontoen må møte personlig og vise fram pass
  • Oppgi i banken
    • Navn på kontoen: samme som lokallagets navn
    • Adresse
      • co/ navnet på den som skal bruke/disponere kontoen
      • Denne personens adresse
    • At dere ønsker nettbank
  • Signer papirene og be banken sende dem til Sg LIVE sentralt for signering
    Vi sender papirene tilbake til banken når alt er i orden.

Når kontoen er opprettet vil dere få beskjed fra banken og dere vil få informasjon om hvordan dere kan bruke kontoen.

4.3.Endre eller legge til disponent av konto #

Dersom dere skal endre disponent og ikke har Sparebanken Sør som bank, anbefaler vi at dere samtidig også bytter bank til Sparebanken Sør. Det vil gjøre det lettere å administrere kontoen og endre disponenter i fremtiden. Se avsnittet om å bytte bank for nærmere instruksjon. 

Endring av disponent for lokallagets bankkonto krever vedtak fra medlemsmøte eller styremøte.

  • Hold styremøte og bestem hvem som skal være økonomiansvarlig for lokallaget og hvem som skal disponere kontoen heretter
  • Skriv referat fra møtet, se Mal for styremøte eller Mal for medlemsmøte
  • La lokallagsleder signere referatet
  • Send referatet til post@sglive.no

Dersom lokallaget har bankkonto i Sparebanken Sør utføres deretter punktene under avsnittet Hvordan få tilgang til konto i Sparebanken Sør

Når det er gjort, tar du kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, så hjelper vi deg videre med å fjerne tidligere disponenter for bankkontoen og legge til nye.

 

4.4.Bytte bank #

Dersom dere skal bytte bank for lokallaget anbefaler vi at dere bytter til Sparebanken Sør. Det vil gjøre det lettere å administrere kontoen og endre disponenter i fremtiden.

Bytte av bank for lokallagets bankkonto krever vedtak fra medlemsmøte eller styremøte.

  • Hold styremøte og bestem hvilken bank lokallaget skal ha konto i
  • Skriv referat fra møtet, se Mal for styremøte eller Mal for medlemsmøte
  • La lokallagsleder signere referatet
  • Send referatet til post@sglive.no

Når det er gjort, tar du kontakt med Skjærgårds LIVE sentralt, så hjelper vi deg videre.

5.Søk støtte #

5.1.Søk Sg LIVE om økonomisk støtte til arrangement fra Sg LIVE Frifond #

Det skal være lett å søke – og få – penger til arrangementer. 

Lokallag kan søke om aktivitetstilskudd til arrangementer i lokallaget fra Skjærgårds LIVE Frifond. Støtten Sg LIVE utbetaler kommer fra støtteordningen Frifond Organisasjon og Skjærgårds LIVE får hvert år utbetalt en sum midler til fordeling på våre lokallag. For at vi skal kunne utbetale støtte videre til lokallagene er det noen ting som må være på plass, ellers har vi ikke lov.

  • Lokallaget må stå som hovedarrangør og økonomisk ansvarlig for arrangementet det søkes støtte til
  • Frifond-støtten (og evt. medlemskontingent) MÅ gå via lokallagets konto/regnskap
  • Lokallaget må ha oppfylt kravene til lokallag. Se kapittel om gyldig lokallag
  • Lokallaget må ha levert rapporter og brukt opp pengene fra tidligere søknader/arrangementer

Kontakt oss hvis du lurer du på om dette er i orden. 

 

Slik gjør du det:

  • Søknad: Send inn skriftlig søknad om tilskudd før arrangementet finner sted. Bruk mal for søknad om støtte Sg LIVE Frifond
  • Tilsagnsbrev: Etter å ha mottatt søknad vil Sg LIVE sende svar på søknaden i form av et tilsagnsbrev til lokallaget
  • Akseptskjema: Tilsagnsbrevet inneholder et akseptskjema som må fylles ut og returneres til Sg LIVE sentralt
  • Tilskuddet blir utbetalt
  • Rapport: Etter gjennomført arrangement må lokallaget sende inn skriftlig rapport til Sg LIVE sentralt. Bruk mal for rapport for bruk av støtte SgLIVE Frifond

Søknad blir ikke innvilget før lokallaget har oppfylt tidligere krav (Hvis det mangler rapport fra tidligere arrangementer, styremedlemmene har ikke betalt kontingent, lokallaget er ikke gyldig el.)

Ønsker du å se oversikt over tidligere fordeling av Frifond-midler til lokallagene i organisasjonen kan du finne det HER eller ta kontakt med post@sglive.no.

 

5.1.1.Retningslinjer for Sg LIVE Frifond #

5.2.Søke andre om økonomisk støtte til arrangement #

Når dere skal lage en konsert eller aktivitet er det mulig å søke støtte også fra andre steder enn fra Skjærgårds LIVE Frifond. Det vanlige er at man må søke om støtten FØR arrangementet finner sted.

Vår erfaring er at det er lurt å ha følgende klart når du skal skrive søknader:

  • Skriv en kort tekst om hva dere vil gjøre
  • Lag et (enkelt) budsjett. Før opp ALLE inntekter og kostnader til arrangementet, også leie av lokaler og utstyr som menigheten eller andre eier
  • Finn fram relevant info om lokallaget (kontonummer, kontaktinfo osv.)

Mange søknader er elektroniske på nett og du sparer en del tid hvis du har funnet fram informasjon om lokallaget på forhånd.

 

Her kan du søke:

  • Kommunen
    Det er ofte egne skjema og søknadsfrister, men servicekontoret kan hjelpe dere med det. Ofte får dere en underskuddsgaranti der kommunen dekker underskuddet inntil en viss sum.
  • Sponsorer
    Spør lokale bedrifter om sponsortilskudd til spesielle aktiviteter eller prosjekter. Når dere er et registrert lokallag med egen konto, er det en sikkerhet for at pengene de gir, brukes rett. Husk å takke og gi rapport i ettertid, slik at dere kan spørre igjen en annen gang.
  • Banker
    Alle Sparebanker i Norge deler ut deler av overskuddet til frivillige allmennyttige formål. Dette er ikke det samme som sponsing, og dere kan gjerne søke om sponsormidler samtidig som dere søker om tilskudd fra sparebankens tilskuddsordning.

I tillegg til at sparebankene sentralt deler ut penger har mange lokale (spare)banker penger å dele ut til lokale arrangement. Snakk med dem på forhånd, så vet du hva du hvor mye du kan søke om.

 

For flere tips om tilskudd; følg med på www.sglive.no.

6.Verve medlemmer #

6.1.Hvorfor verve medlemmer #

Antall medlemmer er den viktigste kilden til støtte. Derfor er rekruttering av medlemmer viktig for at vi skal kunne holde høyt aktivitetsnivå i Skjærgårds LIVE.

Sg LIVE premierer lokallag som aktivt verver medlemmer. Ved noen arrangementer gjøres det avtale om at lokallaget skal få vervestøtte på en avtalt sum for hvert medlem de verver lokalt. Lokalt rekruttert medlem vil si at nye eller tidligere medlemmer betaler medlemskontingenten til lokallaget. På andre arrangementer gjøres det avtale om en fast tildelt sum, under forutsetning av at det rekrutteres medlemmer. Lokallaget kan også verve medlemmer utenom arrangementer.

6.2.Grunnleggende krav til innmelding av medlemmer via lokallag #

Kravene til innmelding av medlemmer er satt av staten og kan ikke fravikes. Hvis innmelding av medlemmene ikke gjøres riktig, kan vi ikke godkjenne medlemmene og vi får heller ingen støtte fra staten.

Dette er kravene:

  • Medlemmer må melde seg inn selv og betale medlemskontingent selv
  • Medlemmer må få informasjon om medlemskapet og hvordan de kan melde seg ut (informasjon finnes på sglive.no/medlem)
  • Det skal sendes inn innmeldingslister med korrekt info om medlemmene (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer).
  • Innmeldingslistene skal fylles ut og signeres av lokallagsleder
  • Ved innmelding av barn skal foresatte bli informert.
  • Siden medlemskapet er frivillig og man ved innmelding ikke forplikter seg på å betale noe mer i fremtiden, trenger ikke foreldre informeres ved innmelding av ungdom under 18 år, så sant de ikke pålegges å betale noe mer enn det de i utgangspunktet var innstilt på å betale for konserten/arrangementet.
  • Medlemskontingenten skal gå via lokallagets konto

Ved lokal innmelding er det ikke noe krav at medlemmene skal signere selv. Det holder at lokallagsleder (eller to styremedlemmer) signerer innmeldingslista og på den måten bekrefter at alle på lista har betalt kr. 100,- og melder seg inn i Skjærgårds LIVE.

6.3.Andre betingelser #

Medlemskontingenten er pr. 1 jan 2018 kr. 100,-. Medlemskontingenten gjelder for det kalenderåret den blir betalt. De som melder seg inn som nytt medlem fom. 1. juli blir medlem i inneværende og påfølgende år. Prisen er den samme.

Medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. Skjærgårds LIVE vil ikke dele personopplysningene med andre. For mer informasjon om medlemskapet, se sglive.no/medlem.

Når lokallag verver medlemmer skal medlemslistene sendes til Skjærgårds LIVE sentralt så snart som mulig. Sg LIVE sentralt vil deretter fakturere lokallaget for medlemskontingenten.

Lokallaget vil ikke få tildelt arrangementsstøtte før gyldige lister er levert og kontingenten er innbetalt til sentralleddet.

Medlemmer kan alternativt meldes inn digitalt i Sg LIVE sentralt eller i lokallag ved å fylle ut innmeldingsskjema for hvert enkelt medlem på sglive.no/bli-medlem og betale medlemskontingent direkte til sentralleddet.

6.4.Instruks til lokallag: Hvordan verve medlemmer til Sg LIVE #

De grunnleggende kravene til medlemsinnmelding er de samme. Forskjellig innmeldings- og betalingsform gjør at vi har utarbeidet tre forskjellige instrukser for verving av medlemmer i lokallag.

Husk å alltid avklare hvilken metode dere skal følge med Skjærgårds LIVE sentralt før arrangementet.

6.4.1.Medlemsinnmelding på konsert/arrangement #

Denne instruksen brukes ved betaling (kort eller kontakt) ”i døra” på konsert, arrangementer el.. Dette er den vanligste måten lokallag verver medlemmer på.

 

Før konserten:

  • Lokallagsstyret bestemmer billettpris for medlemmer og for ikke-medlemmer Ofte ser dette slik ut:
    • GRATIS for medlemmer som har betalt kontingent for i år
    • Medlemskap (inkl. gratis konsert): kr 100,-
    • Billett for ikke-medlemmer: kr 100,-
  • Informer om billettpris og medlemsverving ved promotering av arrangementer, på plakat, Facebook osv.
    • Bruk gjerne følgende standard formulering: «Inngang: kr 100,- / Gratis for Skjærgårds LIVE-medlemmer. Bli medlem for kr 100,- i døra eller på sglive.no».
  • Printe ut innmeldingslister til utfylling (husk at det er helt greit å levere inn mange halvfulle lister)
  • Finne frem medlemsliste som viser hvem som allerede er medlem i år dersom det skal gis fordeler til allerede medlemmer. Denne får du ved å kontakte post@sglive.nosom vil gi deg tilgang til å logge inn i vår medlemsdatabase Hypersys. Vi ønsker at dere har listene over allerede medlemmer elektronisk på PC/Mac/iPad, og ikke printer ut lister. Dette gjør det lettere for dere å søke opp medlemmer, og det tar hensyn til medlemmenes personvern.
  • Skaffe vekslepenger og eventuelt låne bankterminal for innsamling av billettinntekter/medlemskontingent
  • Skaffe mange penner

 

Hvordan vite hvem som skal få rabatt:

Bare de som har betalt kontingent for i år (= er gyldig medlem) kan få medlemsrabatt/gratis inngang. Medlemslista forteller hvem som er gyldig medlem i år.

De som ikke er gyldig medlem (= har aldri vært medlem ELLER har ikke betalt medlemskontingenten for i år) har to valg:

  • Bli medlem/fornye medlemskapet
  • Kjøpe billett til fullpris

 

Hvordan verve:

Når et lokallag har fått støtte fra Skjærgårds LIVE Frifond til et arrangement forventes det at lokallaget gjør en god innsats for å verve medlemmer til lokallaget.

Dette kan du fortelle og bruke som argument for å verve medlemmer:

  • Det koster ikke noe ekstra å bli medlem
  • Du får masse fordeler som rabatt på konserter og Skjærgårds
  • Du støtter lokallaget vårt
  • Du forplikter deg ikke til å delta eller betale noe mer

 

Hvordan bli medlem:

For å bli nytt medlem eller fornye tidligere medlemskap må man:

  • Fylle ut info om seg selv på innmeldingslista (mobil/e-post er valgfritt, resten fylles ut).
  • Betale kr 100,- i kontingent
  • Sette et kryss på ”fornye” hvis de tror/vetat de har vært medlem før

 

Etter konserten:

  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt. 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Scann inn og send ferdig utfylte og signerte innmeldingslister som PDF til post@sglive.no
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

NB! Hvis du har en Excel/Word-versjon av innmeldingslista vil vi veldig gjerne ha den – i tillegg til den signerte og skannede lista. Det sparer oss for mye punching. Takk for hjelpa!

6.4.2.Medlemsinnmelding på nett #

Denne metoden brukes stort sett i forbindelse med større arrangementer, der innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til et arrangement (for eksempel 24 Hours Festival eller ungdomsfestivaler). Metoden brukes når påmelding og betaling, til arrangement og innmelding i Skjærgårds LIVE, skjer via nettsted (for eksempel www.checkin.no). 

Innmelding på denne måten skal avklares med Sg LIVE sentralt i god tid i forkant. Det er viktig at informasjonen som gis til deltakere er klar før påmeldingen til arrangementet åpner.

Før påmeldingen begynner:

  • Avgjør pris for arrangementet og om de som allerede er Sg LIVE-medlemmer skal få rabatt. Snakk med Sg LIVE sentralt hvis du er i tvil om dette punktet
  • Pass på at påmeldingen inkluderer punktene som kreves for at medlemskapet skal bli godkjent (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer)
  • Sørg for at påmeldingen inkluderer kontaktinformasjon til den som skal delta og bli medlem, ikke forelder/foresatt
  • Gjør klar en tekst som forklarer at kr. 100,- av det de betaler er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Forklar hva medlemskapet inkluderer og at det er uforpliktende. Fortell at medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender dem informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. La påmeldingen inneholde informasjon om muligheten for å ikke bli medlem, eller la det komme fram at man når som helst kan melde seg ut ved å sende en mail til post@sglive.no. Legg teksten ut på nettstedet for påmeldingen, og også andre steder der det gis informasjon om arrangement/påmelding.
  • Legg gjerne ved en link til no/medlem(aller helst en tilpasset side som gjelder det spesifikke arrangementet. For eksempel 24festival.no/medlemskap)

Etter at påmeldingen er avsluttet:

  • Hent ut informasjonen om de nye medlemmene og legg dette inn i malen for innmeldingsliste
  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt. 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Skann og send inn ferdig utfylte og signerte innmeldingslister til post@sglive.no
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

NB! Siden du nå har en digital versjon av innmeldingslista vil vi veldig gjerne ha den, i excel-versjon – i tillegg til den signerte og skannede lista. Det sparer oss for mye punching. Takk for hjelpen!

Når betaling foregår på nett med visa-kort, vil betalingen samtidig fungere som en bekreftelse av medlemskapet/signatur fra det enkelte medlem. Det kreves likevel lokallagsleders signatur på alle innmeldingslister.

6.4.3.Medlemsinnmeldning ved utsendt giro #

Denne metoden brukes hovedsakelig ved innmelding av større grupper eller i forbindelse med arrangementer der innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til arrangementet (for eksempel konfirmantarbeid). Metoden brukes når innmelding i Skjærgårds LIVE skjer samtidig med påmelding til annet opplegg og betaling skjer ved hjelp av giro sendt ut til medlemmet.

Innmelding på denne måten skal avklares med Sg LIVE sentralt i god tid i forkant. Det er viktig at informasjonen som gis til deltakere er klar før påmeldingen til arrangementet/opplegget åpner og før giroen sendes ut.

Før påmeldingen begynner:

  • Avgjør pris for arrangementet og husk at å inkludere medlemskontingenten. Snakk med Sg LIVE sentralt hvis du er i tvil om dette punktet
  • Pass på at påmeldingen til arrangementet/opplegget inkluderer punktene som kreves for at medlemskapet skal bli godkjent (MINIMUM: Fullt navn, fødselsår, bostedsadresse, postnummer)
  • Gjør klar en tekst som forklarer at kr. 100,- av det de betaler er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Forklar hva medlemskapet inkluderer og at det er uforpliktende. Fortell at medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer medlemmets oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender dem informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. La teksten inneholde informasjon om muligheten for å ikke bli medlem, eller la det komme fram at man når som helst kan melde seg ut ved å sende en mail til lokallagsleder/gruppeleder. Publiser teksten sammen med annen informasjon om arrangementet/opplegget, for eksempel på nettside, brev, brosjyre, påmeldingsside eller liknende. Vi har mal for brev til foresatte som kan benyttes, se ”5.2.4 Forslag til infobrev om medlemskap”.
  • Legg gjerne ved en link til sglive.no/medlem (aller helst en tilpasset side som gjelder det spesifikke arrangementet. For eksempel 24festival.no/medlemskap)
  • Avklar med Skjærgårds LIVE sentralt hvordan man skal gjennomføre betaling for de som eventuelt av spesielle årsaker ikke ønsker å bli medlem.

Før giro sendes ut:

  • Gjør klar tekst til fakturaen som inkluderer at kr. 100,- av betalingssummen er medlemskontingent i Skjærgårds LIVE og hvilke(t) år kontingenten gjelder. Skriv denne teksten på selve fakturaen.
  • Husk at det må legges til rette for at man kan koble innbetaling til det enkelte medlemmet (KID-nummer el.).

Etter at påmeldingen er avsluttet:

  • Hent ut informasjonen om de nye medlemmene og legg dette inn i malen for innmeldingsliste
  • Klargjør innmeldingslistene:
    • Fyll ut boksen øverst til høyre på ALLE sider
    • Fyll inn sidetall og totalt antall sider på ALLE sider
    • Lokallagsleder signerer nederst på ALLE sider (evt 2 av styrets medlemmer)

Vær nøye med å gjøre alle disse tre punktene før du går videre.

  • Skann og send inn ferdig utfylte og signerte innmeldingslister til post@sglive.no
  • Send inn excel-versjon av innmeldingslistene til post@sglive.noslik at vi kan importere disse inn i vår database. Dette sparer oss for mye punching og er avgjørende for at vi skal kunne ta imot store grupper. Takk for hjelpa!
  • Sett pengene som ble samlet inn som medlemskontingent inn på lokallagets bankkonto
  • Sg LIVE sentralt registrerer medlemmene og sender faktura til lokallaget, kr 100,- pr medlem
  • Betal fakturaen

Ved innmelding av store grupper ønsker vi at innmeldingslista skal inneholde også signatur fra medlemmene, selv om kravet kun er signatur fra lokallagsleder. Vi anbefaler at innmeldingslista inneholder signatur fra medlemmene, fordi dette gir lokallaget mye større trygghet ved en eventuell offentlig kontroll. Sg LIVE sentralt kan kreve at lokallaget samler inn signatur fra alle medlemmer dersom de anser informasjonen medlemmene har fått om innmelding i Skjærgårds LIVE for mangelfull.

6.4.3.1.Forslag til infobrev om medlemskap i Skjærgårds LIVE #

6.5.Mal innmeldingslister #

7.Arrangementer #

Skjærgårds LIVE ønsker å gi deg hjelp og støtte til å arrangere det du ønsker av konserter, happeninger og eventer, for barn- og unge, på ditt hjemsted.

Når du skal planlegge og gjennomføre et lokalt arrangement er det en del ting som kan være lurt å huske på. Her vil vi gi deg noen tips.

 

Booke artist eller annet innhold

Noe av det første som er lurt å gjøre er å finne ut hva slags arrangement dere vil lage. Noen ganger har man lyst til å lage noe men vet ikke hva, og noen ganger har man kanskje fått et tips eller tilbud, for eks fra Sg LIVE sentralt.

Det er styret i lokallaget som bestemmer hva lokallaget skal gjøre, og de vil også være ansvarlig for arrangementet.

Hvis det ønsker artist eller liknende er det lurt å være tidlig ute da mange artister legger planer langt fram i tid. Dato, honorar og hvem som skal organisere og dekke reise er ting det er lurt å avtale tidlig i prosessen. Det kan lønne seg å legge reiseutgifter inn som en del av honoraret og la artisten ta ansvar for dette selv da dette gir mindre usikre momenter for dere.

Et annet tips kan være å se på muligheter for å booke artisten også til andre konserter like før/etter slik at dere kan dele på reiseutgifter og kanskje få et billigere honorar. Sg LIVE sentralt kan være behjelpelig med dette.

Hvis dere ønsker tips til artister, se sglive.no/tips-artitser.

Ønsker dere hjelp til å kontakte og/eller forhandle med artister; ta kontakt med post@sglive.no så kan vi hjelpe dere på veien.

 

Dato

Dato for arrangementet må avklares tidlig, ofte i forkant av booking av artist

 

Lokale

Book et lokale som passer til arrangementet. Husk at større ikke alltid er bedre, da det kan gi en litt skuffende følelse hvis det ikke kommer så mange som forventet. Sjekk ut muligheter for å få bruke et lokale gratis, det er en stor fordel for alle! Det kan også lønne seg å velge et lokale som allerede har teknisk utstyr.

 

Samarbeidspartnere

Det er nesten alltid positivt med samarbeid. For eks med kirka, ungdomsarbeidet, nabomenigheten, skoler osv. Samarbeidet kan være så godt som likeverdig og innebære at alle parter bidrar ca like mye, men samarbeid kan også bety at ulike aktører bidrar med å for eks henge opp plakater i sin menighet, eller arrangere fellestur med ungdomsarbeidet til arrangementet.

 

Teknisk

Hva du trenger av teknisk utstyr avhenger av type arrangement, lokalet, forventet antall publikummere og artisten krav til kvalitet. Snakk med artisten hvis du lurer på hva de hva behov for, og være ærlig med dem i forkant dersom du ikke kan levere det de ønsker så de slipper overraskelser på konsertdagen.

Husk at teknisk utstyr innebærer både, lyd, lys og kanskje også projektor/lerret. I mange tilfeller gir det god stemning hvis man kan slukke taklyset, og da vil det være behov for noe scenelys/frontlys.

Husk også å skaffe teknisk kompetente medhjelpere som kan både skru lyd, stille inn lys og rigge opp og ned utstyret.

I noen tilfeller har artisten med dette selv, men det må avklares spesifikt.

 

Økonomi

Det er viktig at lokallaget har kontroll på økonomien sin og tar ansvar for økonomien ved lokallagets arrangementer. Sett gjerne opp et budsjett og unngå for stor økonomisk risiko.  Ta gjerne kontakt med Sg LIVE sentralt allerede før dere kontakter artist for å få råd og veiledning og innspill til hvor mye dere kan forvente å få av økonomisk støtte. 

Som Sg LIVE lokallag kan dere søke støtte til arrangementer fra Skjærgårds LIVE Frifond. Husk at det må være lokallaget som er økonomisk ansvarlig og hovedarrangør av arrangementet dere søker støtte til. Dere kan gjerne ha med samarbeidspartnere, men hvis dere søker støtte fra Sg LIVE Frifond må lokallaget være hovedarrangør.

Dere kan også søke støtte fra andre, men dere kan ikke bruke Frifond-midler fra flere organisasjoner til samme arrangement.

Skjærgårds LIVE Frifond gir vanligvis kr 5000,- i støtte til arrangementer hos lokallag. Det innvilges ofte mer støtte til arrangementer som gjør aktiv innsats for å verve medlemmer.

 

Medlemsverving

Medlemsverving lønner seg både for lokallaget og for Sg LIVE sentralt, og medlemsverving er ofte mest effektivt når det gjøres i forbindelse med arrangement. Vi anbefaler lokallag å verve medlemmer ved arrangementer så langt det er mulig og ønsker å prioritere søknader til arrangementer som verver eller gir fordel til medlemmer.

En vanlig løsning er billett kr 100,-, gratis for medlemmer, og at lokallaget verver medlemmer i døra som får både arrangement og medlemskap for kr 100,- til sammen.

Se HER for informasjon om hvordan å verve medlemmer.

 

Promotering

Noe av det viktigste for å få til en vellykket konsert/arrangement er promotering. Dette kan skje gjennom for eks plakat, annonse, sosiale medier og direkte kontakt med grupper.

Promomaterialet (plakat, annonse, Facebook-event osv) bør inneholde informasjon om:

  • By/sted
  • Lokale
  • Dato
  • Klokkeslett
  • Evt oppvarmingsartist, møte, kafé el
  • Billettpris og evt medlemsrabatt.

Bruk gjerne følgende standard formulering: «Inngang: kr 100,- / Gratis for Skjærgårds LIVE-medlemmer. Bli medlem for kr 100,- i døra eller på sglive.no».

Ønsker du hjelp til å lage plakat kan du ta kontakt med post@sglive.noså skal vi se hvordan vi kan hjelpe. Plakaten kan brukes digitalt og eventuelt også trykkes/printes i fysiske versjoner hvis ønskelig.

Annonser i avis og liknende er en relativt dyr form for promotering, men kanskje dere kan få dette sponset? Annonse på Facebook og andre sosiale medier er også mulig, og kanskje mer aktuelt for en yngre målgruppe.

Sosiale medier er blitt en viktig plattform for promotering. Opprett en event på Facebook og inviter bredt. Del også eventen på andre sosiale medier, andre facebooksider, nettsider osv. Andre sosiale medier som for eks Snapchat kan også benyttes. Dersom lokallaget ikke har en egen facebookside allerede bør dette opprettes og det kan være lurt å gjøre en aktiv innsats for å få mange til å like denne siden. Da vil de få informasjon neste gang dere oppretter en event.

Kanskje viktigst for markedsføring er direkte kontakt med målgruppen, gjerne gjennom grupper de allerede er en del av. Ta kontakt med ungdomsledere eller sentrale ungdommer i miljøer som kan være interessert i deres arrangement og inviter dem til å komme sammen som gruppe. Mennesker er flokkdyr og undersøkelser viser at en av de viktigste grunnen til at ungdom kommer på arrangement er fordi vennene deres skal.

Se kapittel om profilering og promotering for mer informasjon og hjelp.

 

Artisthåndtering

Det er lokallagets ansvar å legge til rette for artisten så godt som mulig. Snakk gjerne med dem i forkant for å avklare hva de ønsker og trenger. Her er noen ting som kan være lurt å huske på.

Reise – mange artister forventer at arrangør ordner reise hvis ikke annet er avklart. Husk derfor å avtale dette tidlig. Legg opp til reise som er mest mulig behagelig for artister, og husk at de trenger tid til lydsjekk. Reise bør bookes av eller i samarbeid med artist/manager så de kan godkjenne dette.

Overnatting – dette vil artistene ofte trenge dersom det er for langt å reise hjem eller videre samme kveld. Dette må avklares i forkant. Noen artister synes det er greit med privat overnatting, men noen trenger hotell. Husk at eget rom, oppredd seng og håndkle er minstekravet. Husk også at mange artister er slitne og kanskje trenger å være litt alene, mens andre ønsker å sitte å skravle til langt på natt..

Backstage/green room – de fleste artister setter pris på å få et eget rom der de kan samle tankene før og etter konserten, skifte og slappe av litt. Husk at dette skal være artistenes eget rom og at selv om de er hyggelige å prate med så trenger de trolig litt pause og ønsker at vi som arrangør ikke oppholder oss i backstagerommet.

Mat – spør gjerne artisten om ønsker i forkant, og særlig om allergier. De bør som oftest få servert en form for middag før konserten, men det kan være slitsomt å synge på stappfull mage så legge middagen litt før konserttidspunktet. Artister setter også stor pris på litt mat, snacks og drikke i backstagerommet. Noen ønsker også en vannflaske på scena, og evt et lite håndkle.

Merchandize – mange ønsker å selge CD’er og annet merch i etterkant av konserten. Dette bør vi som arrangør hjelpe med. Lån gjerne ut kortterminal hvis dere har og artisten ikke har det selv. Sett klart et bord på et lurt sted der alle går forbi eller oppholder seg etter konserten. Hjelp til med å selge og håndtere pengene. Et tips kan være å telle opp alle produkter både i forkant og etterkant av salget slik at dere vet hva som lå på bordet og det ikke skjer misforståelser.

 

Promotering av Skjærgårds’ arrangementer

Skjærgårds LIVE har en samarbeidsavtale med Stiftelsen Skjærgårdsgospel som innebærer at vi skal støtte opp om hverandres arrangementer. Dette medfører at Skjærgårds LIVE sentralt ønsker at lokallagene promoterer arrangementene til Skjærgårdsgospel, hovedsakelig Skjærgårds Music and Mission Festival og kanskje også Russeteffet i Kragerø, på lokale konserter og arrangementer der det er aktuelt og naturlig. Det handler ofte om å vise en promofilm, henge opp plakater, dele arrangementer i sosiale medier eller liknende. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller ved henvendelse til post@sglive.no.

 

8.Profilering og promotering #

Lokallag i Skjærgårds LIVE kan selv bestemme hvordan de ønsker å profilere sitt lokallag så sant det ikke strider mot vedtekter eller gjeldende praksis.

Sentralleddet i Skjærgårds LIVE ønsker å hjelpe lokallagene med profilering både ved å produsere noe materiell og ved å gi råd og veiledning for hvordan markedsføre lokallaget og deres arrangementer.

Her er noen av de formene for profilering som vi anbefaler for våre lokallag:

 

Nettside

På Skjærgårds LIVE sin nettside, sglive.no, finnes en oversikt over alle lokallagene. Her finnes kort informasjon om lokallaget, hvor det holder til og kontaktinformasjon til styreleder/kontaktperson. Informasjonen legges ut av sentralleddet i Sg LIVE når lokallaget er etablert. Dersom lokallaget ønsker at det skal legges ut mer informasjon her er det bare å ta kontakt med post@sglive.no.

 

Sosiale medier

Vi anbefaler lokallag å opprette egen profil på sosiale medier for lokallaget. Vi kan særlig anbefale Facebook, men også Snapchat, Instragram og liknende kan være aktuelt. Skjærgårds LIVE sentralt kan gi råd om oppsett og bruk av slike sider, og også produsere logo/bilde til disse. Ta kontakt med post@sglive.no for veiledning.

Vi anbefaler også at lokallaget oppretter event på Facebook og/eller liknende sosiale medier når de skal arrangere konserter, festival eller liknende. Det kan da være lurt å benytte lokallagets Facebook-side som arrangør.

 

Logo

Skjærgårds LIVE sentralt designer egen lokallag for alle lokallag i tråd med gjeldende logo for sentralleddet. Logoen leveres i sort, hvit og eventuelt sesongens farger, og lokallaget får tilgang til denne i vektorisert bildefil og kan selv benytte denne til egen profilering.  

 

Trykksaker

Dersom lokallag ønsker å bestille opp egne trykksaker som klær, effekter, kontorartikler osv kan Sg LIVE sentralt bidra noe med produksjon av logo og trykkfil til dette dersom de har kapasitet. Sentralleddet kan også spørre om forslag til type trykksaker og leverandør.

 

Promotering av Skjærgårds LIVE

I tillegg til å promotere lokallaget og dets egne arrangementer ønsker vi at lokallagene hjelper oss å promotere Skjærgårds LIVE som organisasjon. Dette vil ofte skje av seg selv gjennom promotering av lokallaget, men det kan likevel være verdt å tenke på. Promotering av Skjærgårds LIVE handler hovedsakelig om å informere medlemmer og deltakere om muligheter og fordeler ved medlemskap, å engasjere seg i lokallag, å starte nye lokallag og om muligheter for deltakelse på sentrale arrangementer. For eksempel kan man vise promofilmen for Skjærgårds LIVE under lokallagets arrangementer. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller fås ved henvendelse til post@sglive.no.

 

Promotering av Skjærgårds’ arrangementer

Skjærgårds LIVE har en samarbeidsavtale med Stiftelsen Skjærgårdsgospel som innebærer at vi skal støtte opp om hverandres arrangementer. Dette medfører at Skjærgårds LIVE sentralt ønsker at lokallagene promoterer arrangementene til Skjærgårdsgospel, hovedsakelig Skjærgårds Music and Mission Festival og kanskje også Russeteffet i Kragerø, på lokale konserter og arrangementer der det er aktuelt og naturlig. Materiell for slik promotering kan lastes ned fra sglive.no/promomateriell eller fås ved henvendelse til post@sglive.no.

9.Regnskap #

Det eneste kravet til et lokallags økonomi er at lokallaget måha selvstendig økonomi. Dette innebærer at:

  • lokallagets styre er de eneste som bestemmer over lokallagets økonomi
  • lokallaget fører regnskap med oversikt over inntekter og utgifter
  • lokallaget må ha en bankkonto

 

Lokallaget velger selv hvordan de vil holde kontroll over sin egen selvstendige økonomi, men her er noen tips og råd som kan være nyttige:

Å ha kontroll over selvstendig økonomi innebærer at lokallaget må kunne gjøre rede for lokallagets inntekter og utgifter, og gjøre rede for pengene som går inn og ut av bankkontoen deres.

Ved slutten av året må dere også kunne si hvor mye penger lokallaget har igjen.

Ta vare på alle kvitteringer, fakturaer og andre utgiftsbilag for styremøter og arrangementer dere lager. Før inntekter og utgifter inn i et regnskap, enten i en regnskapsbok eller et excel-ark. Skjærgårds LIVE (sentralt) har mal for et slikt excel-regnskap som dere kan bruke hvis dere vil, se punkt 6.1.1. Ved slutten av året gjør dere opp regnskapet og får en utenforstående til å revidere/godkjenne regnskapet.

Dere kan deretter lage et regnskapssammendrag og sende det til Skjærgårds LIVE for godkjenning.

Dersom dere har felles kontonummer med for eks en menighet, kreves det at dere leverer regnskapssammendrag/årsregnskap for lokallaget sammen med årsmeldingen. (En slik løsning med felles kontonummer skal ALLTID avklares med Sg LIVE sentralt før den opprettes.)

 

Frifond

Det må kommet tydelig frem i regnskapet hvor mye lokallaget har fått i støtte fra Sg LIVE Frifond (dvs støtte til arrangement/aktivitet fra Sg LIVE sentralt). Det må også komme frem i regnskapet at dere har brukt opp støtten, dvs at dere må ha minst like mye utgifter som dere har fått i støtte.

 

Medlemskontingent

Det må komme tydelig frem i regnskapet hvor mye lokallaget har samlet inn av medlemskontingent til Skjærgårds LIVE. Det må også komme frem at medlemskontingenten er videreført til Sg LIVE sentralt.

 

Kvitteringer

Spar på alle kvitteringer. Tips: Ta bilde av kvitteringene fortløpende og send dem til økonomiansvarlig i lokallaget. Da har dere en kopi i tilfelle papirkvitteringen forsvinner.

Kvitteringene brukes som bilag i regnskapet til lokallaget.

 

Nettbank

Når dere bruker nettbank til å betale regninger eller liknende er kvittering/transaksjonsbilag fra nettbanken godt nok som bilag i regnskapet.

Når dere bruker nettbank kan kontoutskrift og/eller årsrapport være godt nok som årsregnskap dersom den inneholder alle utgifter og inntekter i løpet av året.

 

Private utlegg

Hvis du har brukt egne penger/eget bankkort og skal ha penger tilbake fra lokallaget etterpå: Fyll ut et utgiftsbilag/utleggskjema (se punkt 6.1.2) og stift/lim kvitteringene fast i skjemaet. Utgiftsbilaget brukes som bilag i regnskapet til lokallaget.

 

Honorar

Det enkleste er at den som skal ha honorar sender faktura (regning) til dere.

Hvis det ikke er mulig, kan den som skal ha honorar fylle ut og signere et honorarskjema (se punkt 6.1.3). Faktura eller honorarskjema brukes som bilag i regnskapet.

 

Reiseregning/kjøregodtgjørelse

Dette ønsker du å unngå. Det er komplisert og knotete, og vi anbefaler derfor at dere avtaler honorar inkludert reiseutgifter med artisten. Hvis en artist eller lignende ønsker å skrive reiseregning kan du spørre Sg LIVE sentralt om å få tilsendt en mal. (Det har med skatt å gjøre og det kan være litt penger å spare på dette for artisten). Reiseregningen brukes som bilag i regnskapet.

 

Kontanter

Inntekter på konsert, gaver, salg av CD/t-skjorter osv. skal telles av to personer. Beløpet noteres på et ark sammen med informasjon om hva dette er og når det ble samlet inn. Begge de to som teller skal signere på arket. Legg arket og pengene i en konvolutt. Ta med konvolutten til banken og få pengene inn på konto. Arket med signatur brukes som bilag til regnskapet, sammen med kvittering fra banken.

 

Faktura (utgående)

Hvis lokallaget skal sende faktura til noen, anbefaler vi at dere bruker standard mal for faktura. Fyll inn det som står med rød tekst og endre deretter hele teksten til sort. Fakturaen dere sender ut brukes som bilag til regnskapet (og de som mottar den kan bruke den i sitt regnskap!)

9.1.Forslag til regnskapsoppsett for Sg LIVE lokallag #

9.2.Utgiftsbilag mal Sg LIVE lokallag #

9.3.Honorarskjema mal Sg LIVE lokallag #

9.4.Faktura mal Sg LIVE lokallag #

9.5.Forsikring #

Skjærgårds LIVE har kollektiv ulykkesforsikring hos forsikringsselskapet KNIF. Forsikringen omfatter deltakere og frivillige medarbeidere på arrangementer i regi av Skjærgårds LIVE og lokallagene. Forsikringen gjelder ikke deltakere på 24Hours festivaler som er forsikret gjennom Stiftelsen Skjærgårdsgospel.

Lokallag trenger ikke tegne egen forsikring.

Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om forsikring.

10.Hypersys - medlems- og lokallagssystem for Skjærgårds LIVE #

Hypersys er databasesystemet vi bruker for å holde oversikt over lokallagene og medlemmene våre. Alle medlemmer vil kunne logge seg inn i Hypersys, og vil få tilgang til innsyn og endring tilpasset deres medlemskap/verv.

Lokallagsledere og andre kontaktpersoner for lokallag kan se og redigere informasjon om sitt lokallag og sine medlemmer i Hypersys. Det jobbes også med at søknader om Frifond-støtte og innlevering av årsrapport skal skje elektronisk via Hypersys.

Husk at for at våre lokallag og medlemslister skal være gyldige for statlig støtte osv, er det veldig viktig at vi holder god orden og oversikt i Hypersys og at alt føres etter regelverket. Ta derfor kontakt med oss for å få hjelp FØR du gjør endringer dersom du er usikker på noe.   

 

Innlogging:

Alle medlemmer i Skjærgårds LIVE ligger i medlemslista vår i Hypersys og har dermed også en bruker i systemet.

  1. Åpne nettleseren din og gå til sglive.hypersys.no. (uten www foran)
  2. Første gang du logger inn må du aktivere brukeren din ved å klikke ”glemt passord”
  3. Skriv så inn din e-postadresse og klikk «send nytt passord»

E-postadressen du skriver inn her må være den samme som du er registrert med i vår medlemsliste. Hvis du ønsker at vi skal endre denne før du logger inn må du sende en mail til oss; post@sglive.no.

  1. Når du har klikket «send nytt passord» vil du få tilsendt en e-post med informasjon om hvordan du kan opprette/endre passord
  2. Dersom din e-postadresse er registrert på flere brukere/medlemmer (for eks dine barn/ektefelle), vil du få flere e-poster, én for hvert medlem registrert med din e-postadresse. Velg da den e-posten som har DITT navn øverst i e-posten
  3. Klikk på linken for å opprette nytt passord
  4. Skriv inn ønsket passord, og klikk «endre passord» 
  5. Klikk på «logg inn» og skriv inn din e-postadresse eller medlemsnummer, og det nyopprettede passordet. Dersom det var registrert flere medlemmer på din e-postadresse og du fikk flere e-poster tilsendt MÅ du benytte medlemsnummer (ikke e-post) ved innlogging. Medlemsnummeret ditt finner du i e-posten du fikk tilsendt. 

 

10.1.For medlemmer #

 

Se og endre dine kontaktopplysninger

Vi ønsker at dine kontaktopplysninger skal være oppdatert til en hver tid slik at vi kan nå ut til deg med informasjon og tilbud.

  1. Klikk på den store Sg LIVE-logoen øverst til venstre. Dette tar deg alltid tilbake til din profil.
  2. I den store boksen til venstre på siden, med overskriften ”navnet ditt” finner du dine registrerte opplysninger. Disse kan du enkelt endre ved å klikke på det du vil endre. Eksempel: Klikk på adressen din, skriv inn ny bostedsadresse, og klikk på den blå knappen med hake for å lagre.

 

Se opplysninger om ditt medlemskap

Her kan du se når du ble medlem og om du har betalt kontingent for i år. Du vil også kunne laste ned faktura for medlemskontingent som du kan betale i nettbank.

  1. Gå til boksen til høyre på siden, med overskriften ”medlemskap”. Dersom du her ser en grønn prikk ved siden av et medlemskap med årstallet for inneværende år betyr dette at du har betalt kontingent for i år. Rød prikk indikerer ubetalt medlemskap.
  2. Klikk på +tegnet til venstre i boksen og du vil få opp en liste over alle årene du har vært medlem og hvilke år du har betalt kontingent. Dersom får opp flere +tegn betyr det at du har vært medlem i flere ulike lokallag, og medlemskapsårene dine vil være gruppert under lokallagene du har vært medlem i.
  3. Dersom du ikke har betalt kontingent for i år vil du i lista også få mulighet til å klikke på ”vis faktura (pdf)”. Da vil det lastes ned en faktura i PDF med informasjon om hvordan du kan betale din medlemskontingent i nettbanken din.

 

 

10.2.For lokallagsledere / lokallagets kontaktperson #

 

Endre informasjon om lokallaget

Husk at det må gjøres et vedtak i styret eller på medlemsmøtet for at du skal ha lov til å endre informasjon om lokallaget.

  1. Gå til ”Vår organisasjon” i menylinjen øverst på siden, og klikk på ”organisasjonsprofil” i menyen som kommer til syne.
  2. Du er nå inne på lokallagets profil/side og kan her se og endre informasjon om lokallaget så sant du har fått tilgang til dette.
  3. Her kan du også se informasjon om styret i lokallaget og når det ble opprettet, og du kan klikke på de enkelte styremedlemmene og komme videre til deres profil der du for eks kan se om de har betalt kontingent.
  4. Gå til ”Vår organisasjon” i menylinjen og klikk på ”verv” og du vil kunne se alle som har verv eller roller knyttet til ditt lokallag.
  5. Dersom du har verv/tilgang til flere lokallag kan du velge hvilket lokallag du nå vil se/administrere ved å klikke på lokallagsnavnet helt til venstre i menylinjen øverst på siden. Du vil da få opp en liste over de lokallagene du har tilgang til og kan derfra velge hvilket lokallag du vil administrere.

 

Medlemslister og medlemsinformasjon

Som lokallagsleder kan du hente ut informasjon om dine medlemmer og laste ned medlemsliste over lokallaget.

Dersom du vil se informasjon om enkelte medlemmer kan du søke opp navn eller deler av navn i søkefeltet øverst til høyre på siden. Du vil da få innsyn i det enkelte medlemmets kontaktopplysninger og medlemskap på samme måte som beskrevet under overskriften ”For medlemmer” ovenfor.

Dersom du ønsker å se eller laste ned liste over alle medlemmer i lokallaget gjør du følgende:

  1. Gå til ”Medlemskap” i menylinjen og klikk på ”medlemsliste”. Her får du opp en liste over alle medlemmer i ditt lokallag, både som har betalt kontingent for i år og dermed er gyldige medlemmer (grønn prikk i venstre kolonne), og de som ikke har betalt for i år (rød prikk i venstre kolonne).
  2. Over lista står som standard inneværende år, men dette kan lett endres ved å klikke på årstallet dersom du ønsker å se medlemsliste for et annet år.
  3. Nederst på siden, under lista, kan du velge hvor mange linjer som skal vises på siden og du kan bla deg videre til neste side dersom lista inneholder flere medlemmer enn det som har plass i den valgte visningen.
  4. For å vise mer/mindre informasjon om medlemmene kan du velge hvilke kolonner du vil skal være synlig ved å klikke på ”valg” til høyre over lista. Her kan du huke av for hvilken informasjon som skal vises ved å velge flere/færre kolonner.
  5. Du kan også velge å vise kun et utvalg av medlemmene ved å klikke på ”valg” og velge ulike filtre. Filteret ”betalingsstatus” kan for eksempel være nyttig da dette gir deg muligheten til å velge ”betalt” og slik få en liste over kun de medlemmene som har betalt kontingent og dermed har gyldig medlemskap for i år.
  6. I venstre kolonne finnes en avkryssingsboks, både for hver linje og helt øverst. Avkrysningsboksen helt øverst gjør at alle medlemmene i lista markeres, også de som ikke er synlig på den valgt siden dersom det er flere medlemmer enn det er plass til på siden. Når én eller flere av avkryssingsboksene til venstre er krysset av får du opp muligheter for ulike aksjoner. Disse blir synlig på en linje over lista. Du kan blant annet sende e-post til alle avkryssede medlemmer, eller du kan eksportere de avkryssede linjene i lista til en excel-fil som lastes ned til din maskin.
    1. Husk å aktivere filteret «kontaktbar» før utsending av e-post eller liknende slik at du kun sender informasjon til de som ønsker dette.
    2. Husk at lister over medlemmer kun skal lastes ned til din maskin når det er nødvendig, at den kun skal inneholde den informasjonen du har behov for, at lista ikke skal deles med noen, og at lista skal slettes etter bruk. Dette er av hensyn til medlemmers personvern.

Du må også benytte Hypersys for å sende inn årsrapport. Se mer informasjon om årsrapport her.

 

11.Årsrapport #

Alle lokallag i Skjærgårds LIVE må levere årsrapport etter hvert kalenderår.

Årsrapport leveres elektronisk gjennom vårt medlemssystem Hypersys.

 

HVEM SKAL LEVERE ÅRSRAPPORT?

Alle lokallag MÅ levere årsrapport da dette er et krav både i våre vedtekter og hos de statlige tilskuddsordningene vi får støtte fra. Lokallag som ikke leverer årsrapport vil ikke bli regnet som gyldig, kan ikke søke om økonomisk tilskudd, og kan også få krav om å betale tilbake allerede utbetalt tilskudd. Det er lokallagets styreleder eller kontaktperson som skal fylle ut og levere rapporten. Rapporten må signeres av lokallagets styreleder eller to styremedlemmer.

 

HVORDAN LEVERE ÅRSRAPPORT? 
Logg deg først inn på sglive.hypersys.no. Når du er innlogget vil du finne «Årsrapport» i menylinjen øverst. Klikk ”Årsrapport”, og så på rapporten merket årstallet du skal levere rapport for, og du blir tatt videre til skjemaet for årsrapport. Fyll ut årsrapportskjemaet, og merk at informasjonen som oppgis skal være den som var gjeldende pr 31. desember. 

Rapporten leveres elektronisk via Hypersys. Etter du har fylt ut og levert blir du tatt videre til siden for elektronisk signering av rapporten. Dersom en annen i lokallaget (for eks tidligere styreleder/kontaktperson) allerede har fylt ut rapporten vil du bli tatt direkte til siden for signering. Du må først verifisere deg ved å klikke på «SMS» nederst på siden for signering, følge instruksene for verifisering og så signere. Det er lokallagets styreleder pr 31. desember eller 2 av lokallagets styremedlemmer pr 31. desember som skal signere. 

I årsrapporten kan lokallaget oppgi samlede driftsutgifter for året rapporten gjelder. Dette er valgfritt. Dersom lokallaget oppgir utgifter i årsrapporten vil Sg LIVE sentralt søke om mva-kompensasjon på vegne av lokallag, og kompensasjonen vil overføres til lokallaget etter utbetaling på høsten, til fritt bruk.

Skjema for årsrapport blir gjort tilgjengelig innen 1. februar.
Frist for levering og signering av årsrapport er 15. mars. 

Det er en veldig enkel rapport som skal være unnagjort kjapt og greit med noen få tastetrykk! 

Ta kontakt med oss på post@sglive.no hvis du har spørsmål. 

12.Personvern #

Skjærgårds LIVE er opptatt av personvern og av å ta best mulig hensyn til deg som deler av dine personopplysninger med oss. 

Medlemskapet innebærer at Skjærgårds LIVE oppbevarer dine oppgitte personopplysninger i sitt medlemsregister og sender deg informasjon om medlemskapet og medlemsfordeler. Skjærgårds LIVE vil ikke dele dine personopplysninger med andre. 

Vi jobber for tiden med å oppdatere våre rutiner for personvern og vår personvernerklæring. 

12.1.Personvernerklæring Skjærgårds LIVE #

13.Internasjonalt #

14.Formelt og bakgrunn #

Vedlagt følger noen dokumenter som forteller hvem Skjærgårds LIVE er.

14.1.Litt om Skjærgårds LIVE #

«Skjærgårds LIVE vil hjelpe ungdom å arrangere konserter, festivaler og andre arrangementer, med Jesus i sentrum, over hele landet»

 

Skjærgårds LIVE er en kristen ungdomsorganisasjon som ønsker å jobbe for lokale Skjærgårds LIVE-arrangementer i hele landet, hele året. Med Skjærgårds LIVE-arrangementer menes, konserter, seminarer, festivaler, kurs, aktiviteter og lignende.

Vi ønsker å være et nettverk og en organisasjon på tvers av kirketilhørighet og konfesjon.
Vi vil være en praktisk og økonomisk ressurs for lokale Skjærgårds LIVE lokallag og medlemmer.
Vi vil med vårt nettverk koordinere og samle Skjærgårds LIVE-medlemmer til felles innsats for lokale arrangementer.

Ved å bli medlem i Skjærgårds LIVE er du med å bidra til:

– at vi gjennom nettverket kan få en økt bevissthet rundt viktigheten av lokale kristne arrangementer.
– at vi kan koordinere landsdekkende turneer og lignende som gjør at flere kan stå sammen om lokale arrangementer.
– at vi kan bygge opp en ressursbank for hvordan vi gjennomfører ulike arrangementer.
– at det kan genereres statlig støtte til lokale Skjærgårds LIVE-arrangementer.

Mange av dere har allerede erfaring i å arrangere konserter og lignende i deres nærmiljø. Andre har et ønske om å gjøre dette, men har manglet nødvendig kompetanse og ressurser. Vi utfordrer dere til å bli med i Skjærgårds LIVE slik at vi kan støtte hverandre i et felles ønske og mål om å se flere kristne arrangementer på lokalt plan.

 

—-

 

Skjærgårs LIVE ble stiftet sommeren 2008. Allerede før sommeren var over hadde organisasjonen ca 2000 medlemmer og det var startet 9 lokallag i 6 fylker.

Vi har et nært samarbeid med Stiftelsen Skjærgårdsgospel. Gjennom dette samarbeidet vil Skjærgårds LIVE bli en bidragsyter inn i blant annet Skjærgårds Music & Mission Festival. Vi erfarer allerede at Skjærgårds LIVE både sentralt og lokalt nyter godt av Skjærgårdsgospel sin over 30 års erfaring med arrangementer av ulike slag.

 

—-

 

Det øverste bestemmende organ i Skjærgårds LIVE er Landsmøtet, tidligere kalt generalforsamling. Landsmøtet velger Landsstyret. Landsstyret har hovedansvaret for organisasjonen. Landsstyrets oppgave er å tilrettelegge og hjelpe lokallag og lokallagsmedlemmer med å arrangere lokale arrangementer. Den viktigste jobben skjer i lokallagene, og lokallagene ledes av styret som blir valgt av lokallagets medlemmer. Man kan være medlem av Skjærgårds LIVE uten å være aktiv i et lokallag, men det er en stor fordel og engasjere seg i et lokallag hvis man ønsker å få best mulig hjelp til arrangementer.

 

 

 

Oslo, september 2016

14.2.Om Skjærgårds LIVE #

Skjærgårds LIVE er en nasjonal ungdomsorganisasjon av enkeltpersoner som frivillig og selvstendig har meldt seg inn ved å betale medlemskontingent. Siden stiftelsen 1. juli 2008 har mer enn 3000 medlemmer sluttet seg til Skjærgårds LIVE som en av de hurtigst voksende ungdomsorganisasjonene i Norge. Skjærgårds LIVE er en selvstendig ungdomsorganisasjon som samarbeider med Stiftelsen Skjærgårdsgospel i Kragerø for å utvikle lokale musikk- og kulturtilbud som formidler evangeliet til barn og unge.

Alle betalende medlemmer i Skjærgårds LIVE kan medvirke aktivt i organisasjonen ved å ta ansvar for lokale aktiviteter eller delta på landsmøte og i styrearbeid.

 

14.3.Vedtekter for organisasjonen Skjærgårds LIVE #

Vedtatt på stiftelsesmøtet på Risøya den 1. juli 2008.
Endringer vedtatt av Landsmøtet i Oslo den 19. mars 2011.  

 

  1. BASIS

1.1 Skjærgårds LIVE er en selvstendig, frivillig organisasjon som består av enkeltpersoner som tilslutter seg foreningen ved aktiv innmelding og opprettholder sitt medlemskap i tråd med foreningens vedtekter.

1.2 Skjærgårds LIVE er åpen for alle som vil bidra til foreningens formål.

1.3 Skjærgårds LIVE bygger på et kristent menneskesyn og verdigrunnlag og et evangelisk trosgrunnlag med Bibelen som eneste rettesnor for liv og lære.

 

  1. FORMÅL

2.1 Skjærgårds LIVE skal fremme kristent liv blant ungdom gjennom sang, musikk, kunstneriske uttrykk, aktivt fritidsliv og fellesskapsbyggende tiltak.

2.2 Skjærgårds LIVE skal gi kristne ungdommer positive muligheter til å styrke sitt kristne liv og formidle det til andre.

2.3 Skjærgårds LIVE skal gi ungdom mulighet til å møte det kristne budskapet i en form som de forstår og kjenner seg tiltrukket av.

2.4 Skjærgårds LIVE skal fremme rusfrie kultur- og ungdomsmiljø og arbeide holdningsskapende og forebyggende for å redusere forbruk og skader av rusmidler. Alle Skjærgårds LIVE-aktiviteter skal være rusfrie arenaer.

2.5 Skjærgårds LIVE vil fremme åndsliv, kreativitet, skaperevne, respekt og trosfrihet, og har en allmennyttig og kulturell samfunnsfunksjon.

2.6 Skjærgårds LIVE er en ikke-kommersiell organisasjon.

 

  1. VIRKSOMHET

3.1 Skjærgårds LIVE har som en hovedoppgave å legge til rette for aktiviteter som fremmer organisasjonens formål.

3.2 Skjærgårds LIVE skal aktivt støtte opp om og samarbeide med Stiftelsen Skjærgårdsgospel.

3.3 Skjærgårds LIVE skal videre skaffe ressurser til aktiviteter og prosjekter som fremmer organisasjonens formål.

3.4 Skjærgårds LIVE har ved stiftelsen hovedsete i Kragerø kommune (Norge) med frihet til å flytte hovedsete til annen kommune i Norge.

 

  1. ORGANISERING

4.1 Medlemskap

4.1.1 Medlemskap i Skjærgårds LIVE er åpent for alle uavhengig av alder, kjønn, etnisitet eller trosbekjennelse, og forutsetter tilslutning til foreningens basis og formål gjennom innbetalt kontingent i henhold til vedtektene og vedtak i generalforsamlingen.

4.1.2 Medlemmer opptas ved tilslutning til foreningens basis og formål gjennom innbetaling av kontingent.

4.1.3 Oppsigelse av medlemskap skjer ved skriftlig melding til landsstyret eller ved unnlatelse å innbetale kontingent.

4.1.4 Ingen medlemmer har rett til å få tilbake innbetalt kontingent, formue eller forvaltningsmidler fra foreningen.

4.1.5 Medlemskontingentens størrelse fastsettes av landsstyret etter fullmakt fra landsmøtet.

4.1.6 Sentralstyret kan vedta kontingentfritak eller redusert kontingentsats for enkeltpersoner eller grupper av enkeltpersoner.

4.2 Lokale og regionale organisasjonsledd.

4.2.1 Ved innmelding knyttes hvert medlem til det lokallag som er nærmest bostedsadresse dersom ikke annet opplyses spesielt. Tilslutning til lokallag kan også skje ved direkte innmelding i ett eller flere lokallag.

4.2.2 For å være medlem av et lokallag, må man ha gyldig medlemskap i Skjærgårds LIVE sentralt. Ved medlemskap i flere lokallag, må det betales sentral minimumskontingent for hvert gyldige medlemskap. Det kan ikke tegnes flere medlemskap for én person i samme lokallag.

4.2.3 Lokallag av Skjærgårds LIVE regnes som lokale selvstendige organisasjonsledd i den kommunen de har sin hovedvirksomhet og/eller adresse.

4.2.4 Lokallag av Skjærgårds LIVE anerkjenner sentrale vedtekter for Skjærgårds LIVE og vedtar standardiserte vedtekter for lokallag evt. får sine særlover godkjent av sentralstyret i Skjærgårds LIVE.

4.2.5 Lokallag kan kreve lokal kontingent som betingelse for medlemsfordeler og rettigheter i lokallaget.

4.2.6 Lokallag har selvstendig økonomi og sender årlig rapport til Skjærgårds LIVE sentralledd i tråd med gjeldene retningslinjer.

4.2.7 Ved oppløsning av lokallag, skal de lokale vedtekter fastsette fordeling av verdier.

4.2.8 Landsstyret kan opprette regionale ledd i Skjærgårds LIVE dersom de ser det som tjenelig for organisasjonen. Ved opprettelse av regionale ledd vil lokallag i en region eller et fylke automatisk tilhøre det regionale ledd av Skjærgårds LIVE som er mest nærliggende.

4.3 Landsmøtet

4.3.1 Landsmøtet er Skjærgårds LIVE sin høyeste besluttende myndighet, og består av registrerte betalende medlemmer.
Landsmøtet er beslutningsdyktig med de representanter som har møtt ved åpning av forhandlingene.

4.3.2 Innkalling:
a) Landsmøtet innkalles av landsstyret minst én gang hvert andre kalenderår med minst seks ukers varsel. Innkallingen gjøres allment kjent på organisasjonens hjemmesider.
b) Med innkallingen skal følge virksomhetsrapport med revidert regnskap samt orientering om øvrige saker med forslag til vedtak.
c) Alle medlemmer kan foreslå for styret å innkalle til ekstraordinært landsmøte. Dersom mer enn 30 % av de betalende medlemmene krever det, skal styret innkalle til generalforsamling innen 8 uker fra kravet er mottatt av styreleder.

4.3.3 Oppgaver:
a) Velge landsmøtets ordstyrer, sekretær, protokoll-underskriver(e) og tellekorps, samt godkjenne innkalling og forretningsorden.
b) Behandle og godkjenne virksomhetsrapport og revidert regnskap.
c) Behandle og vedta virksomhetsplan for kommende periode.
d) Velge styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og revisor
e) Behandle saker som landsstyret fremmer for landsmøtet.
Saker som ønskes behandlet, sendes styret som fremmer saken for landsmøtet med forslag til vedtak.
f) Landsmøtet gir styret fullmakt til å egengodkjenne årsmelding og revidert årsregnskap mellom hvert landsmøte og presentere dette for medlemmene og landsmøtet.

4.3.4 Stemmerett: Alle medlemmer som har bekreftet sitt medlemskap for inneværende år innen åpningen av landsmøtet, har møte-, tale- og stemmerett.

4.4 Landsstyret:
Skjærgårds LIVE ledes av et landsstyre valgt av landsmøtet.
Landsstyret er organisasjonens øverste valgte myndighet, og fungerende myndighet mellom landsmøtene.

4.4.1 Landsstyrets sammensetning:
a) Landsstyret består av 4 valgte styremedlemmer, inkludert styreleder, alle valgt for en styreperiode på inntil 2 år, eller til neste landsmøte. Alle styremedlemmer kan gjenvelges for flere perioder.
Valgkomiteen skal jobbe for at 50% av styremedlemmene ved hvert valg blir sittende over til neste styreperiode for å tilstrebe kontinuitet. I tillegg utnevner Stiftelsen Skjærgårdsgospel et ordinært styremedlem med personlig varamedlem. Stiftelsens styrerepresentant kan ikke med sin stemme utgjøre blokkerende mindretall. Stiftelsens styrerepresentant er heller ikke inhabil i saker som vedrører Stiftelsen Skjærgårdsgospel eller samarbeid med Stiftelsen.
b) Styreleder velges i eget valg for hele styreperioden. For øvrig konstituerer landsstyret seg selv med nestleder, sekretær og økonomiansvarlig.
c) Det velges 2 varamedlemmer for hele styreperioden.
d) Ved permanent frafall fra landsstyret, kan landsstyret supplere seg selv i styreperioden. e) Landsstyret nedsetter, etter innspill fra lokallagsstyrenes ledere. en valgkomité på 3 personer i forkant av landsmøtet som skal foreslå kandidater til landsstyret for landsmøtet.

4.4.2 Landsstyrets oppgaver:
a) Innkalle til, forberede og følge opp vedtak fra landsmøtet.
b) Lede organisasjonens virksomhet i tråd med landsmøtets vedtak og evt. ansette medarbeidere.
c) Godkjenne eller avvise søknad om medlemskap.
d) Representere foreningen overfor myndigheter og andre enheter.

4.4.3 Landsstyret er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer inkl. varamedlemmer deltar i styremøtet med tale- og stemmemulighet.

4.4.4 Landsstyret søker konsensus ved avgjørelser. Alle styresaker avgjøres ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet, har styreleder dobbeltstemme.

4.5 Arbeidsutvalg

4.5.1 Landsstyret kan nedsette et arbeidsutvalg bestående av styreleder og minst 2 styremedlemmer/varamedlemmer, samt ressurspersoner ved behov.

4.5.2 Arbeidsutvalget (AU) kan fatte vedtak på vegne av landsstyret når minst 2 valgte styremedlemmer deltar i møtet med tale- og stemmerett.

4.5.3 Landsstyret kan overprøve AUs vedtak ved å kreve saken behandlet på nytt i ordinært styremøte.

4.6 Komiteer, utvalg og representasjoner

4.6.1 Landsstyret kan opprette underkomiteer/utvalg for å ivareta organisasjonens formål i tråd med vedtatte planer. Disse rapporterer til landsstyret.

4.6.2 Styreleder eller den landsstyret utnevner, representerer Skjærgårds LIVE overfor private og offentlige aktører.

4.6.3 Styreleder eller nestleder samt evt. daglig leder har hver for seg selvstendig signaturrett for organisasjonen og kan binde organisasjonen ved rettshandlinger.

4.7 Administrasjon

4.7.1 Skjærgårds LIVE kan opprette et sekretariat med ansvar for virksomheten overfor medlemmer, lokallag og nasjonale og internasjonale kontakter.

4.7.2 Sekretariatet kan ledes av daglig leder.

4.7.3 Landsstyret kan inngå avtaler om kjøp av sekretariat-tjenester eller foreta egne ansettelser.

 

  1. PROTOKOLLER

5.1 Det skal føres protokoll fra Landsmøtet, styremøter og AU-møter med saksnummer og vedtak.

5.2 Protokoll fra Landsmøtet signeres av Landsmøtets sekretær og visesekretær og godkjennes av to av landsmøtets valgte representanter. Den gjøres deretter tilgjengelig for medlemmene.

5.3 Protokoller fra Styremøter og AU-møter signeres av møtets sekretær og godkjennes av landsstyret etter gjeldende rutine. Godkjenning protokolleres i påfølgende protokoll.
Styreprotokollene oppbevares og arkiveres av landsstyret eller sekretariatet.

 

  1. ØKONOMI

6.1 Virksomheten i Skjærgårds LIVE finansieres primært ved medlemskontingent, gaver og sponsormidler, samt inntekter fra aktiviteter.

6.2 Landsstyret og/eller sekretariatet har ansvar for å kartlegge og gjøre bruk av andre private og offentlige tilskuddsordninger og finansieringsordninger.

 

  1. VEDTEKSENDRING

7.1 Forslag til endringer av vedtekter sendes landsstyret minst 2 måneder før Landsmøtet, behandles av landsstyret og sendes medlemmene senest 1 måned i forveien.

7.2 Endringer av vedtekter kan gjøres av Landsmøtet med 2/3 flertall.

 

  1. OPPLØSNING

8.1 Oppløsning av Skjærgårds LIVE kan vedtas av Landsmøtet med 2/3 flertall, etter at landsstyret har vedtatt å innkalle til oppløsende Landsmøte.

8.2 Gjenværende midler, verdier og eiendeler fordeles først av landsstyret i tråd med foreningens formål, som melder dette til oppløsende Landsmøte som en del av avsluttende revidert regnskap.

 

Vedtatt av Stiftelsesmøtet på Risøya den 1. juli 2008.

Endringer vedtatt av Landsmøtet i Oslo den 19. mars 2011.

14.4.Skjærgårds LIVE´s visjonsdokument #

Suggest Edit